Prognozowanie zamówień

Prognozowanie popytu polega na oszacowaniu liczby zamówień, które firma może otrzymać w ciągu najbliższych kilku tygodni lub miesięcy. Powinno ono uwzględniać wszelkie promocje lub wyprzedaże, produkty nowo wprowadzone na rynek oraz wycofane. Przygotowanie się na odchylenia od średniej liczby zamówień pozwala na dokonanie oszczędności, zapewnienie klientom pozytywnych doświadczeń zakupowych i przygotowanie dostawców usług realizacji na zmiany wielkości zamówień.

Załóżmy na przykład, że dostawca Twojej usługi realizuje zazwyczaj 100 zamówień w tygodniu dla Twojej firmy. Jeśli przeprowadziłeś(-aś) kampanię marketingową, której wynikiem jest 500 zamówień, i nie powiadomiłeś(-aś) swojego dostawcy, może on nie być przygotowany na obsługę dodatkowych zamówień, co może spowodować opóźnienia w przetwarzaniu i wysyłce zamówień do klientów. Ponadto mogłeś(-aś) nie wysłać wystarczającej ilości zapasów do dostawcy usługi realizacji. Prognozując popyt i informując dostawcę usługi realizacji, przygotowujesz zarówno siebie, jak i jego na przewidywane skoki w liczbie zamówień.

Korzyści z prognozowania popytu

Korzyści z prognozowania popytu wynikają z przygotowania się na zmiany średnich poziomów sprzedaży. Prognozowanie popytu zapewnia w szczególności następujące korzyści:

• umożliwia zapoznanie się z wpływem promocji lub nowych produktów na ogólne wolumeny zamówień
• pozwala na zaplanowanie kluczowych wydarzeń sprzedażowych, takich jak Black Friday i Cyber Monday, w sposób zapewniający osiągnięcie przychodów
• sprawia, że klienci mają pozytywne doświadczenia zakupowe, otrzymując szybko zamówienie, co jest możliwe dzięki dostępności produktu w magazynie oraz dysponowaniu przez wykonawcę usługi realizacji zasobami pozwalającymi na szybkie przetworzenie zamówienia
• pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących zapasów, np. kiedy wysyłać ich więcej do dostawcy usługi realizacji
• pozwala dokonać oszczędności, pomagając uniknąć wysyłania zbyt dużej ilości zapasów do dostawcy usługi realizacji, co może pociągać za sobą koszty transportu i przechowywania zapasów

Rozpoczęcie korzystania z funkcji prognozowania popytu

Prognozowanie popytu przynosi korzyści wszystkim firmom, jednak są one największe, gdy firma dysponuje danymi historycznymi. W przypadku firm bez historii sprzedaży analiza efektu działań marketingowych oraz miejsc możliwego wystąpienia wąskich gardeł w realizacji zamówień może pomóc w podjęciu wczesnych decyzji biznesowych. Jeśli firma dysponuje już pewną historią sprzedaży, można zacząć planować działalność za pomocą funkcji prognozowania popytu, mając dane z zaledwie 8 tygodni systematycznych tygodniowych zamówień. Realizując zamówienia przez rok, można zacząć przewidywać sezonowość, np. miesiące wysokiej i niskiej sprzedaży.

Zanim rozpoczniesz prognozowanie popytu, zbierz jak najwięcej poniższych informacji o swojej firmie:

• informacje o popytach historycznych

  • Jaka jest średnia kwota sprzedaży każdego dnia, tygodnia, miesiąca?
  • Jakich efektów sezonowych doświadcza Twoja firma?

• plan nadchodzących promocji

  • Jakie promocje zamierzasz wprowadzić w ciągu najbliższych trzech miesięcy?
  • Jakie wyniki miały Twoje promocje w przeszłości?

• plan zbliżających się premier produktów lub ich wycofania

Na przykład, jeśli Twoja firma jest nowa, możesz dysponować tylko następującymi informacjami:

• średnia dzienna sprzedaż: 25
• średnia tygodniowa sprzedaż: 178
• średnia miesięczna sprzedaż: 706
• przeciętna promocja prowadzi do wzrostu sprzedaży o 15%
• nowa promocja rozpoczynająca się za trzy tygodnie, mająca trzykrotnie większy budżet niż przeciętne promocje i trwająca dwa dni podczas weekendu
• wycofanie produktu za siedem tygodni

W powyższym przykładzie może być konieczne powiadomienie dostawcy usługi realizacji, że za trzy tygodnie można spodziewać się 50-procentowego wzrostu sprzedaży lub około 75 zamówień w ciągu dwóch dni zamiast 50 jak zazwyczaj. O ile Twój dostawca usługi realizacji nie musi się martwić przy 25-procentowym wzroście sprzedaży, to na pewno wolałby się przygotować, jeśli 50 z obsługiwanych przez niego firm wprowadziłoby wyprzedaż w ten sam weekend, w wyniku czego miałby do realizacji 1250 dodatkowych zamówień.

Ponadto, w jaki sposób Twoja promocja wpłynie na wycofanie produktu za siedem tygodni? Nawet jeśli planujesz wycofanie, czy masz wystarczającą ilość zapasów, by prowadzić sprzedaż całe siedem tygodni po wprowadzeniu promocji?

Poinformowanie dostawcy usługi realizacji o prognozowaniu popytu pomaga nawiązać dobre relacje i pozwala przygotować się zarówno na gwałtowne wzrosty popytu, jak i na płynniejsze zmiany w linii produktów.

Na czym polega pomoc Shopify?

W Twoim sklepie Shopify dostępne są różne raporty dotyczące sprzedaży, zapasów i marketingu, których możesz użyć do śledzenia kwot sprzedaży i trendów w zamówieniach. W zależności od planu subskrypcji Twojego sklepu możesz mieć dostęp do raportów, takich jak Raport finansowy dotyczący sprzedaży, Historia sprzedaży, Średnia sprzedaż zapasów na dzień i Sprzedaż w wyniku marketingu.

Możesz także użyć strony Analizy w swoim sklepie, aby uzyskać informacje o swojej firmie.

Jeśli Twoja firma dopiero zaczyna działalność, to prawdopodobnie nie potrzebujesz wszystkich raportów Shopify, ponieważ będziesz mieć dobre rozeznanie na temat danych liczbowych dotyczących Twojej sprzedaży bez konieczności wykonywania wielu obliczeń. Jednak w miarę rozwoju firmy, raporty te pozwolą Ci zaoszczędzić czas przy obliczaniu średnich wyników dla Twojego sklepu.

Jak współpracować z dostawcą usługi realizacji

Przekazując dostawcy usługi realizacji realistyczny plan prognozowania popytu, umożliwiasz mu przygotowanie odpowiedniej ilości personelu i zasobów zapewniających szybką i efektywną realizację Twoich zamówień. Skontaktuj się z dostawcą usługi realizacji i zapytaj o optymalny sposób i częstotliwość przekazywania tych informacji. Niektóre firmy robią to co tydzień, uznając to za najbardziej korzystne rozwiązanie, a inne, mniejsze firmy kontaktują się z dostawcą usługi realizacji tylko w przypadku wystąpienia znaczącej zmiany.

W szczytowych okresach świątecznych najlepiej jest wykonywać prognozy bardziej regularnie, ponieważ większość firm odnotowuje wzrost sprzedaży, z którym musi poradzić sobie dostawca usług realizacji. W tych okresach prognozuj swoje wyniki co dwa tygodnie i porównuj je z rzeczywistymi wynikami sprzedaży.

W miarę rozwoju firmy coraz ważniejsze staje się informowanie o zmianach dotyczących liczby oczekiwanych zamówień, takich jak:

• uruchomienie, zmiana lub zakończenie e-mail-marketingu
• zwiększenie lub zmniejszenie wydatków na reklamy
• istotne wydarzenia sprzedażowe

Co się dzieje, gdy prognozy są nieprawidłowe?

Prawie wszystkie prognozy są nieprawidłowe. Nie chodzi o to, aby osiągnąć perfekcyjną dokładność, ale wynik na tyle dokładny, by zapewnić ilość zapasów i zasobów wystarczającą do efektywnej realizacji zamówień. Generalnie staraj się prognozować co tydzień z marginesem błędu wynoszącym 10-15%. Im więcej prognoz będziesz opracowywać, tym więcej trendów uda Ci się zaobserwować. Jeśli będziesz systematycznie prognozować niższą sprzedaż, będziesz wiedzieć, że kolejną należy zwiększyć o podobny margines błędu.

Zachowanie największej możliwej obiektywności w prognozach zwiększa ich dokładność. Pomocne może być również użycie narzędzia odpowiedniego do wielkości firmy. Arkusz kalkulacyjny sprawdzi się dobrze, gdy będziesz zaczynać tworzyć prognozy dla swojego dostawcy usług realizacji. Gdy firma rozwinie się, do przeglądania i analizy trendów sprzedaży na większą skalę idealne będą raporty dostępne w sklepie Shopify.