Dự báo đơn hàng

Dự báo nhu cầu là khi bạn ước tính số lượng đơn hàng mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong vài tuần hoặc tháng tiếp theo. Dự báo này cần xét đến tất cả các sự kiện khuyến mãi hoặc ưu đãi giảm giá, ra mắt sản phẩm mới và ngừng sản xuất sản phẩm. Việc sẵn sàng cho các thay đổi về số đơn hàng trung bình sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, duy trì trải nghiệm khách hàng tích cực và giúp các dịch vụ hoàn tất đơn hàng có sự chuẩn bị khi có thay đổi số lượng đơn hàng.

Ví dụ, giả sử dịch vụ hoàn tất đơn hàng thường thực hiện 100 đơn hàng một tuần cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn chạy một chiến dịch tiếp thị mang về 500 đơn hàng mà không thông báo cho nhà cung cấp, có thể dịch vụ hoàn tất đơn hàng không được chuẩn bị để xử lý các đơn hàng bổ sung, dẫn đến việc xử lý và giao hàng chậm trễ cho khách. Hơn nữa, bạn có thể không gửi được đủ hàng trong kho cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Bằng cách dự báo nhu cầu và thông báo cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng, bạn có thể đảm bảo cả bạn và dịch vụ hoàn tất đơn hàng đều sẵn sàng khi số lượng đơn hàng tăng đột biến.

Lợi ích của dự báo nhu cầu

Lợi ích của việc dự báo nhu cầu xuất phát từ tâm thế sẵn sàng trước những thay đổi của mức doanh số trung bình. Cụ thể, dự báo nhu cầu mang lại lợi ích sau:

• giúp bạn hiểu rõ tác động của khuyến mãi hoặc sản phẩm mới đối với tổng số lượng đơn hàng
• giúp bạn lập kế hoạch cho các sự kiện bán hàng chính, chẳng hạn như giảm giá Black Friday và Cyber Monday, để đảm bảo bạn không bỏ lỡ doanh thu
• đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm tốt nhất có thể, với thời gian giao hàng nhanh, do sản phẩm có trong kho và dịch vụ hoàn tất đơn hàng có sẵn tài nguyên để xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng
• giúp bạn đưa ra quyết định về hàng trong kho, ví dụ khi nào cần gửi thêm cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng
• giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách tránh gửi quá nhiều hàng trong kho cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng làm phát sinh chi phí vận chuyển và lưu giữ hàng trong kho

Bắt đầu sử dụng dự báo nhu cầu

Tất cả các doanh nghiệp có thể hưởng lợi ích khi dự báo nhu cầu, nhưng điều này sẽ đáng giá nhất khi bạn có được một số dữ liệu lịch sử. Đối với doanh nghiệp chưa có lịch sử bán hàng, việc cân nhắc tác động của các hoạt động tiếp thị và nơi có thể xảy ra tắc nghẽn trong quy trình xử lý đơn hàng sẽ giúp đưa ra các quyết định kinh doanh sớm. Đối với doanh nghiệp đã có lịch sử bán hàng, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch kinh doanh bằng cách sử dụng dự báo nhu cầu chỉ với 8 tuần đơn hàng thường xuyên hằng tuần. Sau một năm nhận đơn hàng, bạn có thể bắt đầu dự báo tính thời vụ, ví dụ như tháng doanh số cao điểm và thấp điểm.

Trước khi bắt đầu dự báo nhu cầu, hãy thu thập những thông tin sau đây về doanh nghiệp, càng nhiều càng tốt:

• thông tin về nhu cầu trước đây

  • Lượng bán trung bình mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng là bao nhiêu?
  • Doanh nghiệp của bạn chịu những ảnh hưởng mang tính thời vụ nào?

• kế hoạch khuyến mãi sắp tới

  • Bạn sẽ chạy chương trình khuyến mãi nào trong ba tháng tới?
  • Khuyến mãi của bạn đã mang lại những kết quả gì trước đây?

• kế hoạch ra mắt sản phẩm hoặc ngừng cung cấp sản phẩm sắp tới

Ví dụ: Nếu là doanh nghiệp mới, bạn có thể chỉ biết những mục sau:

• lượng bán trung bình hằng ngày: 25
• lượng bán trung bình hằng tuần: 178
• lượng bán trung bình hằng tháng: 706
• khuyến mãi trung bình làm cho doanh số tăng thêm 15%
• khuyến mãi mới bắt đầu sau ba tuần nữa, có ngân sách gấp ba lần các khuyến mãi trung bình và kéo dài hai ngày vào cuối tuần
• ngừng cung cấp sản phẩm sau 7 tuần nữa

Trong ví dụ bên trên, có thể bạn sẽ phải cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng biết rằng sau ba tuần nữa, bạn dự kiến lượng bán tăng thêm 50%, nghĩa là nhận được khoảng 75 đơn hàng trong hai ngày thay vì 50 như thông thường. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng của bạn có thể không cần lo lắng về việc lượng bán tăng thêm 25, nhưng nếu 50 doanh nghiệp đều thực hiện giảm giá vào cùng một dịp cuối tuần thì sẽ có 1.250 đơn hàng bổ sung cần xử lý, vậy nên họ sẽ cần chuẩn bị.

Ngoài ra, khuyến mãi của bạn sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc ngừng cung cấp sản phẩm sau 7 tuần nữa? Mặc dù ngừng cung cấp sản phẩm, liệu bạn có đủ hàng trong kho để duy trì suốt bảy tuần, ngay cả khi khuyến mãi không?

Việc thông báo cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng về dự báo nhu cầu của bạn sẽ giúp thiết lập mối quan hệ tốt và cho phép cả hai bên chuẩn bị cho nhu cầu tăng đột biến cũng như thay đổi dòng sản phẩm thuận lợi hơn.

Shopify có thể giúp gì?

Cửa hàng Shopify có rất nhiều báo cáo bán hàng, hàng trong kho và tiếp thị khác nhau mà bạn có thể sử dụng để theo dõi doanh số và xu hướng đơn hàng. Tùy thuộc vào gói đăng ký của cửa hàng, bạn có quyền truy cập vào các báo cáo như Báo cáo tài chính bán hàng, Doanh số theo thời gian, Hàng trong kho đã bán trung bình mỗi ngày và Doanh số nhờ tiếp thị.

Bạn cũng có thể sử dụng trang Phân tích của cửa hàng để có được thông tin chi tiết về doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chỉ vừa bắt đầu, có thể bạn không cần tất cả báo cáo của Shopify, vì bạn biết chính xác số lượng bán hàng mà không cần tính toán nhiều. Tuy nhiên khi doanh nghiệp tăng trưởng, những báo cáo này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc tính toán các con số trung bình của cửa hàng.

Cách làm việc với dịch vụ hoàn tất đơn hàng

Bằng cách cung cấp cho họ kế hoạch dự báo nhu cầu theo thực tế, bạn có thể đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng có lượng nhân công và tài nguyên phù hợp để hoàn tất đơn hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng và hỏi phương thức tốt nhất cũng như mức độ thường xuyên mà bạn nên cung cấp thông tin này cho họ. Một số doanh nghiệp thấy nên tiến hành hằng tuần, trong khi một số doanh nghiệp nhỏ hơn chỉ liên hệ với dịch vụ hoàn tất đơn hàng khi xảy ra thay đổi gây tác động mạnh hơn.

Trong mùa lễ cao điểm, tốt nhất nên dự báo thường xuyên hơn, vì hầu hết các doanh nghiệp đều ghi nhận gia tăng lượng hàng bán mà dịch vụ hoàn tất đơn hàng phải xử lý. Trong những dịp này, hãy dự báo kết quả hai tuần một lần và so sánh với số lượng bán hàng thực tế.

Khi công việc kinh doanh phát triển, bạn cần công bố bất kỳ thay đổi nào đối với các đơn hàng dự kiến, ví dụ như sau:

• bắt đầu, thay đổi hoặc chấm dứt tiếp thị qua email
• tăng hoặc giảm chi tiêu cho quảng cáo
• các sự kiện bán hàng chính

Điều gì xảy ra khi dự báo của bạn không chính xác?

Hầu hết các dự báo đều không chính xác. Mục đích không phải là sự chính xác tuyệt đối, mà chỉ cần gần đúng để có đủ hàng trong kho và tài nguyên sẵn có nhằm hoàn tất đơn hàng một cách hiệu quả. Nói chung, hãy cố gắng dự báo hằng tuần trong năm, trong phạm vi sai số 10-15%. Càng dự báo nhiều, bạn càng phát hiện ra nhiều xu hướng. Nếu thường xuyên dự báo doanh số bán hàng thấp hơn thực tế, bạn biết rằng mình cần cộng thêm một khoảng sai số tương tự cho lần dự báo tiếp theo.

Khách quan hết sức có thể khi đưa ra dự báo sẽ giúp dự báo chính xác hơn. Ngoài ra, nên sử dụng công cụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Một bảng tính sẽ hữu ích khi bạn bắt đầu dự báo cho nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Khi quy mô mở rộng và doanh nghiệp lớn mạnh, báo cáo trong cửa hàng Shopify có thể giúp bạn xem và phân tích xu hướng bán hàng trên quy mô lớn hơn.