Facturen toevoegen en betalen via Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay ondersteunt zowel binnenlandse als internationale factuurbetalingen. De eerste keer dat je een betaling met een verkoper instelt, voeg je de gegevens van de verkoper en de door jou gewenste betaalmethode toe. De volgende keer dat je een factuur van die verkoper betaalt, worden diens gegevens en je betalingsvoorkeuren opgeslagen om het proces te versnellen.

Vereisten voor facturen en aandachtspunten

Met Shopify Bill Pay kun je zowel binnenlandse als internationale facturen betalen, met een paar uitzonderingen. Lees de volgende beperkingen door:

• Alle facturen moeten in USD zijn.
• Facturen naar, van of binnen Puerto Rico worden als binnenlandse factuurbetalingen beschouwd.
• Bedrijven die in Texas of Vermont gevestigd zijn, kunnen geen internationale factuurbetalingen doen.
• Internationale betalingen aan bepaalde landen worden niet ondersteund. Bekijk de volledige lijst met ondersteunde landen.
• American Express hanteert beperkingen op welke rekeningen je met hun creditcards kunt betalen, afhankelijk van de branche waarin je verkoper actief is.Bekijk welke branches zijn toegestaan door American Express.

Bekijk de volgende aandachtspunten om je te helpen je facturen snel te betalen:

• Koppel en verifieer je bankrekening voordat je een factuur via een bankoverschrijving betaalt. Je kunt de bankrekening tijdens het betalingsproces toevoegen, maar dit kan tot vertraging leiden.
• Factuurbetalingen boven bepaalde waarden kunnen ter controle worden vastgehouden. Voeg tijdens het betalingsproces een afbeelding van de factuur toe om het verificatieproces te versnellen.

Facturen toevoegen aan Shopify Bill Pay

Je kunt facturen op de volgende manieren aan Shopify Bill Pay toevoegen:

• handmatig via het Shopify-beheercentrum;
• met een e-mailadres van Bill Pay;
• door te importeren vanuit de Stocky-app;
• door een QuickBooks Online-account of Gmail-account te synchroniseren.

Een factuur handmatig toevoegen

Je kunt een factuur handmatig aan je Shopify Bill Pay-account toevoegen en deze later betalen. Als je je factuur in één stap handmatig wilt toevoegen en betalen, lees dan Een binnenlandse factuur betalen of Een internationale factuur betalen.

Stappen:

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.
2. Klik op Factuur toevoegen.

3. Voeg de betalingsgegevens toe:

   • Klik op Bestand toevoegen om een factuurbestand te uploaden. Het bestandstype moet PDF of JPG zijn.
   • Als je de factuurgegevens handmatig wilt invoeren, klik je op Gegevens handmatig toevoegen.

4. Klik op Opslaan en achteraf betalen.

Een factuur toevoegen per e-mail

Je Shopify Bill Pay-account heeft een uniek e-mailadres waarmee jij of je verkopers facturen kunnen verzenden. Als je geen facturen in het Shopify Bill Pay-account hebt, wordt je unieke Shopify Bill Pay-e-mail weergegeven op de homepage van Shopify Bill Pay. Als je facturen hebt, wordt het e-mailadres weergegeven boven het factuurgebied op de homepage.

Let op

Wanneer een factuur die een andere valuta dan USD bevat, naar je Shopify Bill Pay-account wordt gemaild, wordt het bedrag niet geconverteerd en wordt de numerieke waarde weergegeven alsof het in USD is. Als een factuur bijvoorbeeld voor 1.000.000 VND is, wordt deze weergegeven als 1.000.000 USD in je Shopify Bill Pay-account, in plaats van het geconverteerde bedrag van ongeveer 40 USD. Bekijk internationale facturen zorgvuldig en zorg ervoor dat je het juiste bedrag in USD betaalt.

Wanneer jij of je verkoper een factuur naar dit adres verzendt en een factuur bijvoegt, wordt de factuur in je Shopify Bill Pay-account in het Shopify-beheercentrum weergegeven, waar (een deel van) de informatie van de factuur wordt ingevuld. De indeling van de bijgevoegde factuur moet PNG, JPG, PDF of GIF zijn en mag maximaal 10 MB groot zijn.

Facturen per e-mail toevoegen kan een snelle manier zijn om de te betalen facturen in je Shopify Bill Pay-account te laten zien. Je kunt bijvoorbeeld eens nadenken over de volgende methoden:

• Geef je verkopers je e-mailadres van Shopify Bill Pay, zodat ze daar rechtstreeks facturen naar kunnen sturen.
• Stuur de e-mails met bijgevoegde facturen door naar je e-mailadres van Shopify Bill Pay.
• Maak een schermafbeelding of foto van je factuur en stuur deze mee met een e-mail naar je Shopify Bill Pay-e-mailadres.

Facturen toevoegen via QuickBooks Online

Je kunt je QuickBooks Online-account koppelen, zodat facturen uit je QuickBooks-account automatisch aan je Shopify Bill Pay-account worden toegevoegd. Bij het synchroniseren met QuickBooks wordt ook je leverancierslijst gesynchroniseerd en wordt in je Shopify Bill Pay-account een verkopersprofiel aangemaakt voor elke leverancier met een onbetaalde factuur.

Let op

Wanneer een factuur met een andere valuta dan USD vanuit je QuickBooks Online-account wordt gesynchroniseerd, wordt het bedrag niet omgerekend en wordt een numerieke waarde weergegeven met USD als valuta. Je hebt bijvoorbeeld een factuur van 1.000.000 VND; deze wordt in je Shopify Bill Pay-account weergegeven met de waarde 1.000.000 USD en niet met het omgerekende bedrag van ongeveer 40 USD. Loop internationale facturen goed na en controleer of je het juiste bedrag in USD betaalt.

Nadat je je account hebt gekoppeld, worden binnen een paar minuten facturen van de afgelopen 60 dagen gesynchroniseerd. Daarna vindt elke 2 uur synchronisatie plaats om eventuele nieuwe facturen op te halen.

Facturen toevoegen via Gmail

Je kunt je Gmail-account koppelen, zodat facturen uit je Google Mail-inbox automatisch aan je Shopify Bill Pay-account worden toegevoegd.

Nadat Shopify Bill Pay is gekoppeld, wordt de Gmail-inbox regelmatig gescand op facturen die verkopers verzenden via bestandsbijlagen. Shopify Bill Pay importeert geen andere items uit de inbox en heeft er ook geen toegang toe.

Facturen toevoegen via Stocky

Als je de voorraad voor je winkel beheert met de Stocky-app, kun je Stocky koppelen aan Shopify Bill Pay om open inkooporders van Stocky om te zetten in facturen in Shopify Bill Pay.

Koppel Stocky aan Shopify Bill Pay met behulp van de Stocky API-toegangssleutel voordat je facturen toevoegt via Stocky.

Wanneer je facturen maakt op basis van inkooporders uit Stocky, wordt de volgende informatie gesynchroniseerd met de resulterende facturen:

• Totaal bedrag in $
• Naam verkoper
• Vervaldatum
• Bestelnummer

Facturen die worden toegevoegd via Stocky worden weergegeven in je Bill Pay-inbox als Onbetaald en met Stocky vermeld als herkomst.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Financiën > Bill Pay.
2. Klik op Facturen aanmaken vanuit Stocky.
3. Selecteer de inkooporders die je wilt omzetten in facturen en klik vervolgens op Facturen aanmaken.

Een factuur betalen

De eerste keer dat je een verkoper betaalt via Shopify Bill Pay, worden de betalingsvoorkeuren die je kiest, opgeslagen voor de volgende keer dat je die verkoper betaalt. Je kunt deze voorkeuren elke keer wijzigen.

Als de verkoper die je betaalt nog geen profiel heeft in je Shopify Bill Pay-account, dan wordt er automatisch een aangemaakt nadat je de gegevens van de verkoper op de factuur hebt ingevoerd.

Bij het betalen van een binnenlandse factuur komen andere opties en stappen kijken dan bij een buitenlandse factuur.

Een binnenlandse factuur betalen

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.

2. Open de instellingen voor factuurbetalingen:

   • Als de verkoper de factuur heeft gemaild naar je Shopify Bill Pay e-mailadres, de factuur is gesynchroniseerd via QuickBooks of je de factuur eerder hebt toegevoegd, klik dan op de factuur.
   • Als je de factuurbetaling handmatig instelt, klik je op Factuur toevoegen.

3. Voeg de betalingsgegevens van de factuur toe of controleer deze:

   • Als (een deel van) de factuurgegevens al zijn ingevuld, loop de gegevens dan goed na en voer eventueel ontbrekende gegevens in.
   • Als je de factuurbetaling handmatig instelt, voeg je de betalingsgegevens toe:
     • Klik op Bestand toevoegen om een factuurbestand te uploaden. Het bestandstype moet PDF of JPG zijn.
     • Als je de factuurgegevens handmatig wilt invoeren, klik je op Gegevens handmatig toevoegen.

4. Klik op Doorgaan.

5. Selecteer de betaalmethode voor de factuur. Je kunt ook Betaalmethode toevoegen selecteren in de vervolgkeuzelijst om een nieuwe methode in te stellen.

6. Selecteer de bezorgmethode van de verkoper voor de betaling. Als je deze verkoper nog niet eerder hebt betaald met Shopify Bill Pay, is het misschien nodig om extra gegevens over de bezorgmethode in te voeren, zoals een routerings- en rekeningnummer als je de verkoper via een bankoverschrijving betaalt.

   • Selecteer ACH-bankoverschrijving om de verkoper een bankoverschrijving te laten ontvangen.
   • Klik op Papieren cheque om de verkoper een cheque per post te laten ontvangen. Als dit de eerste keer is dat je deze verkoper een cheque stuurt, wordt je gevraagd het bezorgadres in te voeren. Als je het bezorgadres wilt wijzigen, klik je op Bewerken. Controleer wat er op de cheque wordt weergegeven.
   • Klik op Verkoper vragen te kiezen (alleen Amerikaanse verkopers) om de verkoper zelf te laten beslissen hoe de betaling plaatsvindt. Er wordt een e-mail naar de verkoper gestuurd waarin deze wordt gevraagd de bezorgmethode in te stellen. De link in de e-mail is 7 dagen geldig.

7. Selecteer bij Afschrijvingsdatum de datum waarop de betaling wordt geïncasseerd via de opgegeven betaalmethode.

8. Als je ACH-bankoverschrijving hebt geselecteerd, selecteer je hoe snel de betaling wordt uitgevoerd.

9. Klik op Betaling plannen.

Een internationale factuur betalen

Internationale facturen moeten via een bankoverschrijving of je Shopify Balance-account worden betaald. Je kunt internationale facturen niet met een betaalpas of een creditcard betalen. Je verkoper wordt dan via een internationale bankoverschrijving betaald. Je hebt het SWIFT (BIC)- of IBAN-nummer van je verkoper nodig.

Let op

Wanneer een factuur met een andere valuta dan USD naar je Shopify Bill Pay-account wordt gemaild of vanuit je QuickBooks Online-account wordt gesynchroniseerd, wordt het bedrag niet omgerekend en wordt een numerieke waarde weergegeven met USD als valuta. Je hebt bijvoorbeeld een factuur van 1.000.000 VND; deze wordt in je Shopify Bill Pay-account weergegeven met de waarde 1.000.000 USD en niet met het omgerekende bedrag van ongeveer 40 USD. Loop internationale facturen goed na en controleer of je het juiste bedrag in USD betaalt.

Als dit de eerste keer is dat je een internationale factuur betaalt, voer je tijdens het betaalproces aanvullende informatie over je bedrijf in, zoals je btw-nummer en persoonsgegevens van alle bedrijfseigenaren die een aandeel van 25% of meer van het bedrijf in bezit hebben of van belangrijke beslissers in het bedrijf.

Stappen:

1. Ga naar het Shopify-beheercentrum en klik op Financiën > Bill Pay.

2. Open de instellingen voor factuurbetalingen:

   • Als de verkoper de factuur heeft gemaild naar je Shopify Bill Pay e-mailadres, de factuur is gesynchroniseerd via QuickBooks of je de factuur eerder hebt toegevoegd, klik dan op de factuur.
   • Als je de factuurbetaling handmatig instelt, klik je op Factuur toevoegen.

3. Voeg de betalingsgegevens van de factuur toe of controleer deze:

   • Als (een deel van) de factuurgegevens al zijn ingevuld, loop de gegevens dan goed na en voer eventueel ontbrekende gegevens in.
   • Als je de factuurbetaling handmatig instelt, voeg je de betalingsgegevens toe:
     • Klik op Bestand toevoegen om een factuurbestand te uploaden. Het bestandstype moet PDF of JPG zijn.
     • Als je de factuurgegevens handmatig wilt invoeren, klik je op Gegevens handmatig toevoegen.

4. Klik op Doorgaan.

5. Selecteer je betaalmethode voor de factuur.

6. Selecteer Internationale bankoverschrijving als bezorgmethode.

7. Als dit de eerste keer is dat je deze verkoper betaalt, voer je zijn of haar betalingsgegevens in en klik je op Doorgaan.

8. Selecteer het doel van betaling in de vervolgkeuzelijst. Als je Anders selecteert, voer dan een beschrijving in.

9. Klik op Doorgaan.

10. Selecteer bij Afschrijvingsdatum de datum waarop de betaling wordt geïncasseerd via de opgegeven betaalmethode.

11. Klik op Betaling plannen.