Thanh toán hóa đơn qua Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay là một công cụ bạn có thể dùng để quản lý và thanh toán hóa đơn, bất kể nội địa hay quốc tế.

Thiết lập các khoản thanh toán hóa đơn

Trong lần đầu tiên bạn thanh toán cho nhà cung cấp qua Shopify Bill Pay, tùy chọn thanh toán ưu tiên của bạn sẽ được lưu cho lần tiếp theo bạn thanh toán cho nhà cung cấp đó. Nếu nhà cung cấp chưa có hồ sơ trong tài khoản Shopify Bill Pay của bạn thì hệ thống sẽ tự động tạo hồ sơ khi bạn thêm thông tin chi tiết về nhà cung cấp của hóa đơn.

Thanh toán hóa đơn nội địa

1. Trên Trang quản trị Shopify, nhấp vào Tài chính > Bill Pay.

2. Truy cập thiết lập thanh toán hóa đơn:

   • Nếu nhà cung cấp đã gửi hóa đơn đến địa chỉ email Shopify Bill Pay, hóa đơn đó đã được đồng bộ hóa qua QuickBooks hoặc nêu bạn đã thêm hóa đơn trước đó, nhấp vào hóa đơn.
   • Nếu bạn thiết lập thanh toán hóa đơn theo cách thủ công, nhấp vào Thêm hóa đơn.

3. Thêm hoặc kiểm tra chi tiết thanh toán của hóa đơn:

   • Nếu tất cả hoặc một số chi tiết của hóa đơn đã được điền, hãy kiểm tra các chi tiết đó và nhập bất kỳ thông tin nào còn thiếu.
   • Nếu bạn thiết lập thanh toán hóa đơn theo cách thủ công, hãy thêm chi tiết thanh toán:
     • Để tải lên tệp hóa đơn, nhấp vào Thêm tệp. Tệp phải ở định dạng PDF hoặc JPG.
     • Để nhập chi tiết hóa đơn theo cách thủ công, nhấp vào Thêm chi tiết theo cách thủ công.

4. Nhấp vào Continue (Tiếp tục).

5. Chọn phương thức thanh toán cho hóa đơn. Bạn cũng có thể chọn Thêm phương thức thanh toán trong menu thả xuống để thiết lập phương thức mới.

6. Chọn phương thức nhận thanh toán của nhà cung cấp cho khoản thanh toán. Nếu chưa thanh toán cho nhà cung cấp này trước khi sử dụng Shopify Bill Pay, bạn có thể cần nhập thêm chi tiết về phương thức nhận thanh toán, ví dụ như số định tuyến và số tài khoản nếu bạn thanh toán cho nhà cung cấp qua chuyển khoản.

   • Để nhà cung cấp nhận được chuyển khoản, chọn chuyển khoản ACH.
   • Để nhà cung cấp nhận được séc qua thư, nhấp vào Séc giấy. Nếu đây là lần đầu bạn gửi séc cho nhà cung cấp này, bạn sẽ được nhắc nhập địa chỉ giao hàng của họ. Nếu cần thay đổi địa chỉ giao hàng, nhấp vào Chỉnh sửa. Kiểm tra nội dung hiển thị trên séc.
   • Để nhà cung cấp quyết định cách họ sẽ nhận thanh toán, nhấp vào Yêu cầu nhà cung cấp chọn (Chỉ nhà cung cấp tại Hoa Kỳ). Nhà cung cấp sẽ nhận được email thiết lập phương thức nhận thanh toán. Liên kết trong email có hiệu lực trong vòng 7 ngày.

7. Vào Ngày trừ tiền, chọn ngày bạn muốn rút khoản thanh toán từ phương thức thanh toán của mình.

8. Nếu bạn đã chọn chuyển khoản ACH, hãy chọn tốc độ thanh toán.

9. Nhấp vào Lên lịch thanh toán.

Thanh toán hóa đơn quốc tế

Bạn phải thanh toán hóa đơn quốc tế bằng hình thức chuyển khoản, tài khoản Shopify Balance hoặc thẻ tín dụng Mastercard. Bạn không thể thanh toán hóa đơn quốc tế bằng thẻ tín dụng khác hoặc thẻ ghi nợ. Khi đó, nhà cung cấp của bạn sẽ được thanh toán qua chuyển khoản quốc tế. Bạn cần mã số SWIFT hoặc IBAN của nhà cung cấp.

Luôn kiểm tra kỹ lại hóa đơn quốc tế để đảm bảo bạn thanh toán số tiền chính xác bằng đồng USD, đặc biệt là trong trường hợp hóa đơn gốc được lập bằng đơn vị tiền tệ khác.

Cẩn trọng

Khi gửi email hóa đơn chứa đơn vị tiền tệ khác USD tới tài khoản Shopify Bill Pay hoặc đồng bộ hóa đơn đó qua QuickBooks Online, số tiền sẽ không được chuyển đổi mà hiển thị giá trị số theo hình thức USD. Ví dụ: Nếu hóa đơn trị giá 1.000.000 VND thì số tiền sẽ hiển thị là 1.000.000 USD trong tài khoản Shopify Bill Pay thay vì số tiền được quy đổi là khoảng 40 USD. Kiểm tra cẩn thận hóa đơn quốc tế để đảm bảo bạn thanh toán đúng số tiền bằng USD.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thanh toán hóa đơn quốc tế, bạn phải nhập thông tin bổ sung về doanh nghiệp trong quá trình thanh toán, ví dụ như thông tin thuế của doanh nghiệp và thông tin cá nhân của tất cả chủ sở hữu doanh nghiệp nắm giữ 25% cổ phần công ty trở lên hoặc những người là người ra quyết định chính trong doanh nghiệp.

Bước:

1. Trên Trang quản trị Shopify, nhấp vào Tài chính > Bill Pay.

2. Truy cập thiết lập thanh toán hóa đơn:

   • Nếu nhà cung cấp đã gửi hóa đơn đến địa chỉ email Shopify Bill Pay, hóa đơn đó đã được đồng bộ hóa qua QuickBooks hoặc nêu bạn đã thêm hóa đơn trước đó, nhấp vào hóa đơn.
   • Nếu bạn thiết lập thanh toán hóa đơn theo cách thủ công, nhấp vào Thêm hóa đơn.

3. Thêm hoặc kiểm tra chi tiết thanh toán của hóa đơn:

   • Nếu tất cả hoặc một số chi tiết của hóa đơn đã được điền, hãy kiểm tra các chi tiết đó và nhập bất kỳ thông tin nào còn thiếu.
   • Nếu bạn thiết lập thanh toán hóa đơn theo cách thủ công, hãy thêm chi tiết thanh toán:
     • Để tải lên tệp hóa đơn, nhấp vào Thêm tệp. Tệp phải ở định dạng PDF hoặc JPEG.
     • Để nhập chi tiết hóa đơn theo cách thủ công, nhấp vào Thêm chi tiết theo cách thủ công.

4. Nhấp vào Continue (Tiếp tục).

5. Chọn phương thức thanh toán cho hóa đơn.

6. Chọn Chuyển khoản quốc tế làm phương thức nhận thanh toán.

7. Nếu đây là lần đầu tiên bạn thanh toán cho nhà cung cấp này, nhập chi tiết thanh toán của họ rồi nhấp vào Tiếp tục.

8. Chọn mục đích thanh toán trong menu thả xuống. Nếu bạn chọn Khác, hãy nhập mô tả.

9. Nhấp vào Continue (Tiếp tục).

10. Vào Ngày trừ tiền, chọn ngày bạn muốn rút khoản thanh toán từ phương thức thanh toán của mình.

11. Nhấp vào Lên lịch thanh toán.