Thiết lập Shopify Bill Pay
Sau khi cài đặt Shopify Bill Pay, bạn có thể nhập thông tin doanh nghiệp, thiết lập phương thức thanh toán và tùy chọn thanh toán cũng như kết nối tài khoản QuickBooks.
Trên trang này
Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn
Khi truy cập Shopify Bill Pay lần đầu tiên, có thể bạn sẽ được nhắc nhập thông tin của doanh nghiệp.
Nếu sau này cần điều chỉnh thông tin doanh nghiệp, bạn có thể chỉnh sửa thông tin cửa hàng trong mục Cài đặt > Chi tiết cửa hàng. Thông tin mới cũng sẽ cập nhật trong tài khoản Shopify Bill Pay của bạn.
Thêm tài khoản ngân hàng
Khi bạn kết nối tài khoản ngân hàng, Shopify Bill Pay cần xác minh tài khoản trước. Bạn có thể xác minh bằng dịch vụ Plaid hoặc qua các khoản tiền gửi nhỏ.
Xác minh tài khoản bằng Plaid cho phép bạn xác minh tài khoản ngân hàng luôn và bắt đầu thanh toán hóa đơn ngay.
Phương thức tiền gửi nhỏ yêu cầu Shopify Bill Pay gửi hai khoản tiền gửi dưới 1 USD vào tài khoản ngân hàng của bạn. Có thể mất 1-2 ngày làm việc để các khoản tiền gửi nhỏ đến tài khoản ngân hàng của bạn. Sau khi các khoản tiền gửi này đến tài khoản của bạn, bạn sẽ nhận được email để xác minh số tiền được gửi. Sau khi bạn xác minh số tiền này, tài khoản ngân hàng của bạn sẽ được xác minh và có thể dùng để thanh toán hóa đơn. Sau đó, các khoản tiền gửi nhỏ sẽ được ghi nợ từ tài khoản của bạn trong vòng 1-2 ngày làm việc.
Bước:
- Trên Trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.
- Trong Phương thức thanh toán của bạn, nhấp vào Thêm phương thức thanh toán.
- Nhấp vào Tài khoản ngân hàng.
- Xác minh tài khoản ngân hàng bằng một trong những phương thức sau:
- Kết nối ngay bằng Plaid - Nhấp vào Kết nối ngay và làm theo lời nhắc kết nối Plaid để kết nối tài khoản.
- Xác minh bằng khoản tiền gửi nhỏ - Nhấp vào Xác minh bằng khoản tiền gửi nhỏ, nhập chi tiết tài khoản ngân hàng của bạn, rồi nhấp vào Bắt đầu xác minh.
Thêm thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ
Thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ phải là thẻ thương mại, doanh nghiệp hoặc công ty để có thể thêm làm phương thức thanh toán trong Shopify Bill Pay.
Bước:
- Trên Trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.
- Trong Phương thức thanh toán của bạn, nhấp vào Thêm phương thức thanh toán.
- Nhấp vào Thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
- Nhập chi tiết của thẻ, rồi nhấp vào Thêm chi tiết.
Nếu bạn gặp sự cố khi thêm thẻ, xem lại các bước khắc phục sự cố.
Xóa phương thức thanh toán
Nếu không sử dụng một phương thức thanh toán nữa, bạn có thể xóa phương thức thanh toán đó. Bạn không thể xóa phương thức thanh toán nếu đã lên lịch thanh toán bằng phương thức đó. Trước tiên, hủy mọi khoản thanh toán đã lên lịch bằng phương thức thanh toán đó, sau đó xóa phương thức thanh toán.
Bước:
- Trên Trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.
- Trong mục Phương thức thanh toán của bạn bên cạnh phương thức thanh toán, nhấp vào nút ....
- Nhấp vào Xóa rồi nhấp vào Xóa.
Kết nối tài khoản QuickBooks Online
Bạn có thể đồng bô hóa tài khoản QuickBooks Online để tự động thêm hóa đơn vào tài khoản Shopify Bill Pay. Đồng bộ hóa với QuickBooks cũng sẽ đồng bộ hóa danh sách nhà cung cấp có hóa đơn chưa thanh toán. Với nhà cung cấp có hóa đơn chưa thanh toán được đồng bộ hóa với Shopify Bill Pay, họ sẽ được tạo hồ sơ nhà cung cấp trong tài khoản Shopify Bill Pay.
Những thay đổi bạn thực hiện đối với nhà cung cấp trong Shopify Bill Pay cũng sẽ được đồng bộ hóa ngược lại QuickBooks Online.
Sau khi kết nối tài khoản, hóa đơn trong vòng 60 ngày qua sẽ được đồng bộ hóa trong vài phút.
Bước:
- Trên Trang quản trị Shopify, nhấp vào Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Thao tác khác > Kết nối với QuickBooks Online.
- Trong hộp thoại, đăng nhập vào tài khoản QuickBooks Online và hoàn tất kết nối.
Sau khi đã kết nối tài khoản QuickBooks, hóa đơn sẽ được đồng bộ hóa 2 giờ/lần. Bạn cũng có thể nhấp vào Đồng bộ hóa ngay trong mục Tích hợp tài khoản trên trang Quản lý Bill Pay.
Kết nối Stocky với Shopify Bill Pay
Nếu bạn dùng ứng dụng Stocky để quản lý hàng trong kho cho cửa hàng, bạn có thể kết nối Stocky với Shopify Bill Pay để biến đơn đặt hàng đang mở trong Stocky thành hóa đơn trong Shopify Bill Pay. Điều này giúp giảm số lượng tác vụ thủ công bạn phải làm khi quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn trong quy trình trả tiền của bạn. Khi bạn kết nối tài khoản QuickBooks Online với Bill Pay, hóa đơn đã tạo từ đơn đặt hàng Stocky sẽ tự động đồng bộ sang QuickBooks.
Bước:
- Trong ứng dụng Stocky, vào Tùy chọn ưu tiên > Quyền truy cập API.
- Nếu bạn chưa từng tạo khóa API, hãy nhấp vào Tạo khóa API mới.
- Sao chép Khóa hiện tại. Đây là khóa truy cập API Stocky của bạn.
- Trên Trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Tạo hóa đơn trên Stocky.
- Dán khóa truy cập API Stocky vào trường Khóa truy cập API rồi nhấp vào Tiếp tục. Bạn chỉ cần dán khóa truy cập API Stocky trong lần đầu tiên kết nối Shopify Bill Pay với Stocky.
- Chọn đơn đặt hàng mà bạn muốn lập hóa đơn rồi nhấp vào Tạo hóa đơn.
Tìm hiểu thêm về cách thêm hóa đơn qua Stocky.
Kết nối hộp thư đến trong Gmail với Shopify Bill Pay
Nếu bạn sử dụng địa chỉ email Google để quản lý email doanh nghiệp, bạn có thể kết nối địa chỉ email đó với Shopify Bill Pay để tự động nhập hóa đơn đến hạn từ hộp thư đến Gmail vào Shopify Bill Pay. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và tác vụ thủ công khi quản lý hóa đơn bạn nhận được từ nhà cung cấp và đơn vị cung ứng vì bạn không còn phải tự tay nhập hoặc tải xuống thông tin hóa đơn được gửi từ đơn vị cung ứng đến Shopify Bill Pay khi bạn muốn lên lịch thanh toán.
Sau khi được kết nối, Shopify Bill Pay sẽ thường xuyên quét hộp thư đến Gmail để tìm hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp và có tệp đính kèm. Shopify Bill Pay không nhập hoặc có quyền truy cập vào mục khác trong hộp thư đến của bạn.
Bước:
- Trên Trang quản trị Shopify, vào mục Tài chính > Bill Pay.
-
Tùy thuộc vào việc bạn đã từng sử dụng Bill Pay hay chưa, hãy thực hiện một trong những tùy chọn sau:
- Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng Bill Pay thì trong tùy chọn Tự động nhập hóa đơn từ Gmail, nhấp vào Nhập.
- Nếu đây không phải lần đầu bạn sử dụng Bill Pay, hãy nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay. Trong mục Đồng bộ và nhập, nhấp vào Nhập bên cạnh tùy chọn Gmail.
Chọn tài khoản Google bạn muốn kết nối với Bill Pay và đăng nhập.
Nhấp vào Cho phép.
Quá trình tải có thể mất 20-30 giây tùy thuộc vào số lượng hóa đơn bạn có trong hộp thư đến đã kết nối. Hóa đơn được thêm qua Gmail sẽ hiển thị trong hộp thư đến của Bill Pay, trong đó Gmail được liệt kê là nguồn gốc.
Chọn thông báo qua email
Tất cả thông báo qua email từ Shopify Bill Pay đến địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản có trong cài đặt tài khoản Shopify.
Bạn có thể chọn nhận thông báo về các sự kiện sau:
- Khoản thanh toán đã lên lịch - Bạn sẽ nhận được email mỗi khi có khoản thanh toán được lên lịch.
- Đã cập nhật trạng thái cho khoản thanh toán đã lên lịch - Bạn sẽ nhận được email mỗi khi khoản thanh toán đã lên lịch thay đổi trạng thái.
- Hóa đơn đến hạn - Bạn sẽ nhận được email vào năm ngày theo lịch và một ngày theo lịch trước khi một hóa đơn đến hạn.
- Biên lai phí thanh toán - Bạn nhận được email chứa biên lai của các khoản phí bị tính để xử lý thanh toán.
Bước:
- Trên Trang quản trị Shopify, nhấp vào Tài chính > Bill Pay.
- Nhấp vào Thao tác khác > Quản lý Bill Pay.
- Trong Thông báo qua email, chọn hoặc xóa thông báo qua email bạn muốn nhận.
Thêm nhà cung cấp
Nếu bạn thanh toán hóa đơn cho một nhà cung cấp chưa có hồ sơ nhà cung cấp trong tài khoản Shopify Bill Pay thì nhà cung cấp đó sẽ được tạo hồ sơ nhà cung cấp mới. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo hồ sơ nhà cung cấp trước khi thanh toán hóa đơn để đẩy nhanh quá trình thanh toán hóa đơn.