Configurazione di Bill Pay di Shopify

Dopo aver installato Bill Pay di Shopify, puoi inserire i dati dell'attività commerciale, impostare i metodi e le preferenze di pagamento e collegare un account QuickBooks.

Inserimento dei dati aziendali

La prima volta che accedi a Bill Pay di Shopify, potrebbe essere necessario inserire i dati della tua attività commerciale.

Se devi modificare i dati dell'attività commerciale in un secondo momento, puoi modificarli in Impostazioni > Dettagli del negozio. Le nuove informazioni vengono aggiornate anche sul tuo account Shopify Bill Pay.

Aggiunta di un conto bancario

Quando colleghi un conto bancario, deve prima essere verificato da Bill Pay di Shopify. Puoi effettuare la verifica utilizzando il servizio Plaid o tramite micro depositi.

Plaid ti consente di verificare immediatamente il tuo conto bancario e di iniziare subito a pagare le fatture.

Il metodo di micro depositi prevede che Bill Pay di Shopify invii due depositi inferiori a 1 USD sul tuo conto bancario. I micro depositi possono richiedere 1-2 giorni lavorativi per raggiungere il tuo conto bancario. Successivamente, ti verrà inviata un'email per verificare gli importi inviati e, di conseguenza, il tuo conto bancario verrà verificato e potrà essere utilizzato per pagare le fatture. I micro depositi vengono quindi addebitati sul tuo conto entro 1-2 giorni lavorativi.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su More actions (Altre azioni) > Manage Bill Pay (Gestisci Bill Pay).
3. In Your payment methods (I tuoi metodi di pagamento), clicca su Add payment method (Aggiungi metodo di pagamento).
4. Clicca su Bank account (Conto bancario).
5. Verifica il tuo conto bancario utilizzando uno dei seguenti metodi:
   • Collegamento immediato tramite Plaid: clicca su Connect instantly (Collega immediatamente) e segui le istruzioni di connessione Plaid per collegare il tuo account.
   • Verifica con micro depositi: clicca su Verify with micro-deposits (Verifica con micro depositi), inserisci i dati del tuo conto bancario, quindi clicca su Start verification (Inizia verifica).

Aggiunta di una carta di credito o di debito

Le carte di credito o di debito devono essere commerciali o aziendali per essere aggiunte come metodo di pagamento su Bill Pay di Shopify.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su More actions (Altre azioni) > Manage Bill Pay (Gestisci Bill Pay).
3. In Your payment methods (I tuoi metodi di pagamento), clicca su Add payment method (Aggiungi metodo di pagamento).
4. Clicca su Credit of debit card (Carta di credito o debito).
5. Inserisci i dettagli della carta, quindi clicca su Add details (Aggiungi dettagli).

In caso di problemi con l'aggiunta di una carta, esamina i passaggi per la risoluzione dei problemi.

Eliminazione di un metodo di pagamento

Se non utilizzi più un metodo di pagamento, puoi eliminarlo. Non puoi eliminare un metodo di pagamento se è programmato per il prelievo dei pagamenti. Per prima cosa, annulla tutti i pagamenti programmati sul metodo di pagamento, quindi elimina il metodo di pagamento.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su More actions (Altre azioni) > Manage Bill Pay (Gestisci Bill Pay).
3. Nella sezione Your payment methods (I tuoi metodi di pagamento) accanto al metodo di pagamento, clicca sul pulsante ....
4. Clicca su Delete (Elimina), quindi su Delete (Elimina).

Collegamento di un account QuickBooks Online

Puoi sincronizzare il tuo account QuickBooks Online in modo che le fatture siano aggiunte automaticamente al tuo account Bill Pay di Shopify. La sincronizzazione con QuickBooks sincronizza anche l'elenco dei fornitori per eventuali fatture non pagate. Per ogni fornitore con una fattura non pagata sincronizzata con Bill Pay di Shopify, viene creato un profilo fornitore nel tuo account Bill Pay di Shopify.

Anche le modifiche apportate ai fornitori in Bill Pay di Shopify vengono sincronizzate con QuickBooks Online.

Dopo aver connesso l'account, le fatture degli ultimi 60 giorni vengono sincronizzate entro qualche minuto.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify clicca su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su More actions (Altre azioni) > Connect to QuickBooks Online (Collega a QuickBooks Online).
3. Nella finestra di dialogo, accedi al tuo account QuickBooks Online e completa il collegamento.

Una volta collegato il tuo account QuickBooks, le fatture vengono sincronizzate ogni due ore. Puoi anche cliccare su Sync now (Sincronizza ora) nella sezione Account integrations (Integrazioni account) nella pagina Manage Bill Pay (Gestisci Bill Pay).

Collegamento di Stocky a Shopify Bill Pay

Se utilizzi l'app Stocky per gestire le scorte del tuo negozio, puoi collegare Stocky a Shopify Bill Pay per trasformare gli ordini d'acquisto aperti di Stocky in fatture su Shopify Bill Pay. Questo riduce la quantità di lavoro manuale da eseguire nella gestione degli ordini d'acquisto, delle fatture e degli addebiti nella procedura di contabilità. Quando colleghi il tuo account QuickBooks Online a Bill Pay, le fatture create dagli ordini d'acquisto Stocky vengono sincronizzate con QuickBooks automaticamente.

Nota

L'opzione per collegare Stocky a Shopify Bill Pay è disponibile solo quando l'app Stocky è installata nel pannello di controllo Shopify.

Procedura:

1. Dall'app Stocky vai su Preferences (Preferenze) > API access (Accesso API).
2. Se prima d'ora non hai mai generato una chiave API, clicca su Generate new API key (Genera nuova chiave API).
3. Copia la Current key (Chiave attuale). Questa è la tua chiave di accesso API di Stocky.
4. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.
5. Clicca su Create bills from Stocky (Crea fatture da Stocky).
6. Incolla la chiave di accesso API di Stocky nel campo API access key (Chiave di accesso API), quindi clicca su Continua. Devi incollare la chiave di accesso API di Stocky solo la prima volta che colleghi Shopify Bill Pay a Stocky.
7. Seleziona gli ordini d'acquisto che vuoi convertire in fatture, quindi clicca su Create bills (Crea fatture).

Scopri di più sull'aggiunta di fatture tramite Stocky.

Collegamento della casella di posta Gmail a Shopify Bill Pay

Accesso anticipato

Questa funzionalità è attualmente disponibile solo per merchant selezionati.

Se utilizzi un indirizzo email di Google per gestire le email aziendali, puoi collegarlo a Shopify Bill Pay per importare automaticamente le fatture dovute dalla casella di posta Gmail su Shopify Bill Pay. Ciò consente di risparmiare tempo e lavoro manuale nella gestione delle fatture ricevute da venditori e fornitori, poiché non è più necessario digitare o scaricare manualmente le informazioni delle fatture inviate dai fornitori a Shopify Bill Pay quando si desidera pianificare i pagamenti.

Dopo aver effettuato il collegamento, Shopify Bill Pay ricerca regolarmente nella tua casella di posta di Gmail le fatture inviate dai venditori con file allegati. Shopify Bill Pay non importa gli altri elementi nella tua casella di posta e non vi ha accesso.

Nota

Occasionalmente, la sincronizzazione delle importazioni di Gmail potrebbe importare un elemento non pertinente o non necessario, ad esempio una fattura che hai già pagato prima della sincronizzazione con Shopify Bill Pay o un'email che è simile a una fattura, ma non lo è. Se necessario, puoi eliminare questi elementi da Shopify Bill Pay.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify vai su Contabilità > Bill Pay.

2. A seconda che tu abbia già utilizzato Bill Pay, scegli una delle seguenti opzioni:

   • Se è la prima volta che utilizzi Bill Pay, clicca su Importa nell'opzione Auto import bills from Gmail (Importa automaticamente le fatture da Gmail).
   • Se non è la prima volta che utilizzi Bill Pay, clicca su Altre azioni > Gestisci Bill Pay. Nella sezione Sync and import (Sincronizzazione e importazione), clicca su Importa accanto all'opzione Gmail.

3. Seleziona l'account Google che desideri collegare a Bill Pay ed effettua l'accesso.

4. Clicca su Consenti.

Il caricamento può richiedere 20-30 secondi a seconda del numero di fatture presenti nella casella di posta collegata. Le fatture aggiunte tramite Gmail vengono visualizzate nella casella di posta di Bill Pay con Gmail elencato come origine.

Scelta delle notifiche via email

Tutte le notifiche via email di Bill Pay di Shopify vengono inviate all'indirizzo email del proprietario dell'account presente nelle impostazioni dell'account Shopify.

Puoi scegliere di ricevere una notifica per i seguenti eventi:

• Pagamento programmato: riceverai un'email ogni volta che viene programmato un pagamento.
• Stato aggiornato per il pagamento programmato: riceverai un'email ogni volta che viene cambiato lo stato di un pagamento programmato.
• Fattura in scadenza: riceverai un'email sia cinque giorni di calendario sia un giorno di calendario prima della scadenza di una fattura.
• Ricevuta per le commissioni di pagamento: riceverai un'email contenente la ricevuta delle commissioni addebitate per l'elaborazione di un pagamento.

Procedura:

1. Dal pannello di controllo Shopify clicca su Contabilità > Bill Pay.
2. Clicca su More actions (Altre azioni) > Manage Bill Pay (Gestisci Bill Pay).
3. In Email notifications (Notifiche via email) seleziona o deseleziona le notifiche via email che desideri ricevere.

Aggiunta di fornitori

Se paghi una fattura per un fornitore che non dispone ancora di un profilo fornitore nel tuo account Bill Pay di Shopify, ne verrà creato uno nuovo. Tuttavia, puoi anche creare un profilo fornitore prima di pagare una fattura per velocizzarne il processo di pagamento.