Rechnungen mit Shopify Bill Pay hinzufügen und bezahlen

Shopify Bill Pay unterstützt die Zahlung sowohl inländischer als auch internationaler Rechnungen. Wenn du zum ersten Mal eine Zahlung für einen Anbieter einrichtest, musst du die Anbieterdetails und die bevorzugte Zahlungsmethode hinzufügen. Die Informationen und Zahlungskonfigurationen werden gespeichert, um den Vorgang zu beschleunigen, wenn du das nächste Mal eine Rechnung von diesem Anbieter bezahlst.

Anforderungen und Überlegungen für die Rechnung

Shopify Bill Pay unterstützt mit wenigen Ausnahmen die Zahlung sowohl inländischer als auch internationaler Rechnungen. Überprüfe daher die folgenden Einschränkungen:

• Alle Rechnungen müssen in USD ausgestellt werden.
• Rechnungen an Empfänger in Puerto Rico, von Rechnungsstellern aus Puerto Rico oder innerhalb von Puerto Rico gelten als Zahlungen inländischer Rechnungen.
• Unternehmen mit Sitz in Texas oder Vermont können keine Zahlung internationaler Rechnungen vornehmen.
• Internationale Zahlungen in bestimmte Länder werden nicht unterstützt. Überprüfe hierzu die vollständige Liste der unterstützten Länder.
• American Express schränkt – je nach Branche des Anbieters – ein, welche Rechnungen mit den Kreditkarten bezahlt werden können.Überprüfe daher, welche Branchen von American Express zugelassen sind.

Um deine Rechnungen schnell zu bezahlen, solltest du die folgenden Überlegungen beachten:

• Verbinde und verifiziere dein Bankkonto, bevor du eine Rechnungszahlung mit einer Banküberweisung durchführst. Das Hinzufügen des Bankkontos während des Rechnungszahlungsprozesses ist möglich, kann aber zu Verzögerungen führen.
• Rechnungszahlungen über bestimmte Beträge hinaus können zur Verifizierung zurückgehalten werden. Um den Verifizierungsprozess zu beschleunigen, füge im Rahmen des Rechnungszahlungsprozesses ein Bild der Rechnung hinzu.

Rechnungen zu Shopify Bill Pay hinzufügen

Rechnungen können auf folgende Weise zu Shopify Bill Pay hinzugefügt werden:

• manuell über den Shopify-Adminbereich
• unter Verwendung einer E-Mail-Adresse von Bill Pay
• Import aus der Stocky-App
• Synchronisierung eines QuickBooks Online-Kontos oder eines Gmail-Kontos

Rechnung manuell hinzufügen

Du kannst eine Rechnung manuell zu deinem Shop Bill Pay-Konto hinzufügen und sie später bezahlen. Wenn du die Rechnung in einem Schritt manuell hinzufügen und bezahlen möchtest, siehe entweder Inländische Rechnung bezahlen oder Internationale Rechnung bezahlen.

Schritte:

1. Klicke in deinem Shopify-Adminbereich auf Finanzen > Bill Pay.
2. Klicke auf Rechnung hinzufügen.

3. Füge die Zahlungsdetails hinzu:

   • Klicke auf Datei hinzufügen, um eine Rechnungsdatei hochzuladen. Die Datei muss entweder eine PDF- oder eine JPG-Datei sein.
   • Klicke auf Details manuell hinzufügen, um die Rechnungsdetails manuell einzugeben.

4. Klicke auf Speichern und später bezahlen.

Rechnung per E-Mail hinzufügen

Dein Shopify Bill Pay-Konto verfügt über eine eindeutige E-Mail-Adresse, an die du oder deine Anbieter Rechnungen senden könnt. Wenn keine Rechnungen im Shopify Bill Pay-Konto vorhanden sind, wird deine eindeutige E-Mail von Shopify Bill Pay auf der Startseite von Shopify Bill Pay angezeigt. Wenn Rechnungen vorhanden sind, wird die E-Mail-Adresse über dem Rechnungsbereich auf der Startseite angezeigt.

Achtung

Wenn eine Rechnung, die eine andere Währung als USD enthält, per E-Mail an dein Shopify Bill Pay-Konto gesendet wird, wird der Betrag nicht umgerechnet und der numerische Wert wird so angezeigt, als ob der Betrag in USD vorliegt. Wenn sich eine Rechnung beispielsweise auf 1.000.000 VND beläuft, wird sie in deinem Shopify Bill Pay-Konto als 1.000.000 USD anstatt des umgerechneten Betrags von etwa 40 USD angezeigt. Überprüfe internationale Rechnungen sorgfältig und stelle sicher, dass du den richtigen Betrag in USD zahlst.

Wenn du oder dein Anbieter eine Rechnung an diese Adresse sendet und sich eine Rechnung im Anhang befindet, wird die Rechnung im Shopify Bill Pay-Konto in deinem Shopify-Adminbereich angezeigt. Dabei werden bereits alle oder einige Informationen der Rechnung ausgefüllt. Die angehängte Rechnung muss eine PNG-, JPG-, PDF- oder GIF-Datei und maximal 10 MB groß sein.

Das Hinzufügen von Rechnungen per E-Mail stellt eine schnelle Möglichkeit dar, um dein Shopify Bill Pay-Konto mit den Rechnungen aufzufüllen, die du bezahlen musst. Ziehe hierfür einige der folgenden Vorgehensweisen in Betracht:

• Teile deinen Anbietern deine Shopify Bill Pay-E-Mail-Adresse mit, damit sie Rechnungen direkt an diese Adresse senden können.
• Leite E-Mails mit angehängten Rechnungen an deine Shopify Bill Pay-E-Mail-Adresse weiter.
• Erstelle einen Screenshot oder ein Bild von einer Rechnung und hänge sie an eine E-Mail an. Sende die E-Mail anschließend an deine Shopify Bill Pay-E-Mail-Adresse.

Rechnungen über QuickBooks Online hinzufügen

Du kannst dein QuickBooks Online-Konto verbinden, damit Rechnungen von deinem QuickBooks-Konto automatisch zu deinem Shopify Bill Pay-Konto hinzugefügt werden. Durch die Synchronisierung mit QuickBooks wird auch deine Anbieterliste synchronisiert. Außerdem wird in Shopify Bill Pay für jeden Anbieter, der eine unbezahlte Rechnung aufweist, ein Anbieterprofil erstellt.

Achtung

Wenn eine Rechnung, die eine andere Währung als USD enthält, von deinem QuickBooks Online-Konto aus synchronisiert wird, wird der Betrag nicht umgerechnet und der numerische Wert wird so angezeigt, als ob der Betrag in USD vorliegt. Wenn sich eine Rechnung beispielsweise auf 1.000.000 VND beläuft, wird sie in deinem Shopify Bill Pay-Konto als 1.000.000 USD anstatt des umgerechneten Betrags von etwa 40 USD angezeigt. Überprüfe internationale Rechnungen sorgfältig und stelle sicher, dass du den richtigen Betrag in USD zahlst.

Nachdem du dein Konto verbunden hast, werden innerhalb weniger Minuten die Rechnungen der letzten 60 Tage synchronisiert. Anschließend wird alle 2 Stunden eine Synchronisierung durchgeführt, um neue Rechnungen hinzuzufügen.

Rechnungen über Gmail hinzufügen

Du kannst dein Gmail-Konto verbinden, sodass Rechnungen aus deinem Google-Posteingang automatisch zu deinem Shopify Bill Pay-Konto hinzugefügt werden.

Nach der Verbindung durchsucht Shopify Bill Pay regelmäßig deinen Gmail-Posteingang nach Rechnungen, die von Anbietern mit Dateianhängen gesendet wurden. Shopify Bill Pay importiert keine anderen Elemente in deinen Posteingang und hat auch keinen Zugriff auf andere Elemente.

Rechnungen über Stocky hinzufügen

Wenn du die Stocky-App verwendest, um das Inventar für deinen Shop zu verwalten, kannst du Stocky mit Shopify Bill Pay verbinden, um deine offenen Bestellungen von Stocky in Rechnungen in Shop Bill Pay umzuwandeln.

Bevor du Rechnungen über Stocky hinzufügst, vergewissere dich, dass du Stocky mit Shopify Bill Pay mithilfe deines Stocky-API-Zugriffsschlüssels verbunden hast.

Wenn du Rechnungen basierend auf Stocky-Bestellungen erstellst, werden die folgenden Informationen in den daraus resultierenden Rechnungen synchronisiert:

• Gesamtbetrag in USD
• Name des Anbieters
• Fälligkeitsdatum
• Bestellnummer

Rechnungen, die über Stocky hinzugefügt werden, werden in deinem Bill Pay-Posteingang als Unbezahlt und mit Stocky als Herkunftsort angezeigt.

Schritte:

1. Gehe in deinem Shopify-Adminbereich zu Finanzen > Bill Pay.
2. Klicke auf Rechnungen von Stocky erstellen.
3. Wähle die Bestellungen aus, die du in Rechnungen umwandeln möchtest, und klicke anschließend auf Rechnungen erstellen.

Rechnung bezahlen

Wenn du zum ersten Mal einen Anbieter über Shop Bill Pay bezahlst, werden die von dir ausgewählten Zahlungskonfigurationen für die nächste Zahlung an den Anbieter gespeichert. Du kannst diese Konfigurationen jedes Mal ändern.

Wenn für den von dir bezahlten Anbieter noch kein Anbieterprofil in deinem Shopify Bill Pay-Konto vorliegt, wird automatisch ein Profil erstellt, nachdem du der Rechnung die Anbieterdetails hinzugefügt hast.

Die Optionen und Schritte zur Bezahlung einer inländischen Rechnung unterscheiden sich von denen zur Bezahlung einer internationalen Rechnung.

Inländische Rechnung bezahlen

1. Klicke in deinem Shopify-Adminbereich auf Finanzen > Bill Pay.

2. Greife auf das Setup für die Rechnungszahlung zu:

   • Wenn der Anbieter die Rechnung per E-Mail an deine Shop Bill Pay-E-Mail-Adresse gesendet hat, die Rechnung über QuickBooks synchronisiert wurde oder du die Rechnung zuvor hinzugefügt hast, klicke auf die Rechnung.
   • Wenn du die Rechnungszahlung manuell einrichtest, klicke auf Rechnung hinzufügen.

3. Füge die Zahlungsdetails der Rechnung hinzu oder überprüfe sie:

   • Wenn bereits alle oder einige Details der Rechnung ausgefüllt wurden, überprüfe die Details und gib die fehlenden Informationen ein.
   • Wenn du die Rechnungszahlung manuell einrichtest, füge die Zahlungsdetails hinzu:
     • Klicke auf Datei hinzufügen, um eine Rechnungsdatei hochzuladen. Die Datei muss entweder eine PDF- oder eine JPG-Datei sein.
     • Klicke auf Details manuell hinzufügen, um die Rechnungsdetails manuell einzugeben.

4. Klicke auf Weiter.

5. Wähle die Zahlungsmethode für die Rechnung aus. Du kannst im Dropdown-Menü auch Zahlungsmethode hinzufügen auswählen, um eine neue Methode einzurichten.

6. Wähle die Zahlungseingangsmethode zur Bezahlung des Anbieters aus. Wenn du diesem Anbieter vor der Verwendung von Shop Bill Pay noch keine Zahlung zukommen hast lassen, musst du möglicherweise zusätzliche Details für die Zahlungseingangsmethode eingeben, z. B. eine Bankleitzahl und eine Kontonummer, wenn du den Anbieter per Überweisung bezahlst.

   • Wähle ACH-Überweisung aus, damit der Anbieter eine Überweisung erhält.
   • Klicke auf Scheck, damit der Anbieter einen Scheck mit der Post erhält. Wenn du diesem Anbieter zum ersten Mal einen Scheck sendest, wirst du aufgefordert, die Zustelladresse einzugeben. Wenn du die Zustelladresse ändern musst, klicke auf Bearbeiten. Überprüfe die Informationen auf dem Scheck.
   • Wenn du Anbieter entscheiden lassen möchtest, wie sie bezahlt werden möchten, klicke auf Anbieter auffordern, eine Auswahl zu treffen (nur US-Anbieter). Es wird eine E-Mail an die Anbieter gesendet, damit er die Zahlungseingangsmethode einrichtet. Der Link in der E-Mail ist 7 Tage lang gültig.

7. Wähle beim Abzugsdatum das Datum aus, an dem deine Zahlungsmethode mit der Zahlung belastet werden soll.

8. Wenn du die ACH-Überweisung ausgewählt hat, wähle die Zahlungseingangsgeschwindigkeit aus.

9. Klicke auf Zahlung planen.

Internationale Rechnung bezahlen

Internationale Rechnungen müssen durch eine Überweisung oder über dein Shopify Balance-Konto beglichen werden. Du kannst eine internationale Rechnung nicht mit einer Kredit- oder Debitkarte bezahlen. Dein Anbieter erhält die Zahlung anschließend durch eine internationale Überweisung. Dafür benötigst du die SWIFT- oder IBAN-Nummer deines Anbieters.

Achtung

Wenn eine Rechnung, die eine andere Währung als USD enthält, via E-Mail an deine Shopify Bill Pay-Konto gesendet wird oder von deinem QuickBooks Online-Konto aus synchronisiert wird, wird der Betrag nicht umgerechnet und der numerische Wert wird so angezeigt, als ob der Betrag in USD vorliegt. Wenn sich eine Rechnung beispielsweise auf 1.000.000 VND beläuft, wird sie in deinem Shopify Bill Pay-Konto als 1.000.000 USD anstatt des umgerechneten Betrags von etwa 40 USD angezeigt. Überprüfe internationale Rechnungen sorgfältig und stelle sicher, dass du den richtigen Betrag in USD zahlst.

Wenn du zum ersten Mal eine internationale Rechnung bezahlst, musst du während des Zahlungsprozesses zusätzliche Informationen über dein Unternehmen eingeben, z. B. die geschäftlichen Steuerinformationen und die persönlichen Informationen von allen Geschäftsinhabern, die 25 % oder mehr des Unternehmens besitzen bzw. wichtige Entscheidungsträger im Unternehmen sind.

Schritte:

1. Klicke in deinem Shopify-Adminbereich auf Finanzen > Bill Pay.

2. Greife auf das Setup für die Rechnungszahlung zu:

   • Wenn der Anbieter die Rechnung per E-Mail an deine Shop Bill Pay-E-Mail-Adresse gesendet hat, die Rechnung über QuickBooks synchronisiert wurde oder du die Rechnung zuvor hinzugefügt hast, klicke auf die Rechnung.
   • Wenn du die Rechnungszahlung manuell einrichtest, klicke auf Rechnung hinzufügen.

3. Füge die Zahlungsdetails der Rechnung hinzu oder überprüfe sie:

   • Wenn bereits alle oder einige Details der Rechnung ausgefüllt wurden, überprüfe die Details und gib die fehlenden Informationen ein.
   • Wenn du die Rechnungszahlung manuell einrichtest, füge die Zahlungsdetails hinzu:
     • Klicke auf Datei hinzufügen, um eine Rechnungsdatei hochzuladen. Die Datei muss entweder eine PDF- oder eine JPG-Datei sein.
     • Klicke auf Details manuell hinzufügen, um die Rechnungsdetails manuell einzugeben.

4. Klicke auf Weiter.

5. Wähle die Zahlungsmethode für die Rechnung aus.

6. Wähle Internationale Überweisung als Zahlungseingangsmethode aus.

7. Wenn du diesen Anbieter zum ersten Mal bezahlst, gib die Zahlungsdetails ein und klicke auf Fortfahren.

8. Wähle im Dropdown-Menü den Zahlungszweck aus. Wenn du Sonstiges auswählst, gib eine Beschreibung ein.

9. Klicke auf Weiter.

10. Wähle beim Abzugsdatum das Datum aus, an dem deine Zahlungsmethode mit der Zahlung belastet werden soll.

11. Klicke auf Zahlung planen.