Ajout de factures via Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay prend en charge les transactions financières en facilitant les paiements de facture nationaux et internationaux. Dans cet article, vous apprendrez à ajouter des factures manuellement, par e–mail ou par synchronisation avec des applications telles que QuickBooks Online et Gmail.

La première fois que vous configurez le paiement d’un fournisseur, vous ajoutez les détails du fournisseur et votre moyen de paiement préféré. La prochaine fois que vous paierez une facture de ce fournisseur, ses informations et vos préférences de paiement sont enregistrées pour accélérer le processus.

Comprendre les exigences et considérations relatives aux factures

Shopify Bill Pay prend en charge les paiements aux États–Unis et à l’international selon des directives spécifiques :

• Devise : tous les paiements de facture doivent être effectués en dollars américains (USD).
• Paiements nationaux : comprend les transactions à Porto Rico (factures à destination, en provenance ou à l’intérieur de Porto Rico).
• Restrictions : les entreprises situées au Texas ou dans le Vermont ne peuvent pas effectuer de paiements de facture internationaux. De même, les paiements à destination de certains pays sont interdits. Consultez la liste complète des pays ouverts aux paiements internationaux.
• Cartes de crédit : American Express peut limiter les paiements en fonction du secteur d’activité de votre fournisseur. Examinez les secteurs autorisés par American Express.

Conseils pour les paiements rapides

Pour vous aider à payer vos factures rapidement, consultez les conseils ci-dessous :

• Assurez–vous que votre compte bancaire est connecté et vérifié avant d’initier un paiement. L’ajout du compte bancaire au cours du processus de paiement des factures est possible, mais peut vous faire encourir des retards.
• Pour les paiements importants, vous devrez peut–être fournir une image de la facture au cours du processus de paiement afin d’accélérer la vérification.

Ajout de factures à Shopify Bill Pay

Vous pouvez ajouter des factures à votre compte Shopify Bill Pay de plusieurs façons :

• manuellement via l’interface administrateur Shopify
• au moyen d’une adresse e-mail Bill Pay
• en synchronisant un compte QuickBooks Online
• en important des factures depuis votre compte Gmail
• en ajoutant des factures à partir de l’application Stocky

Ajouter manuellement une facture à votre compte Shopify Bill Pay

Vous pouvez ajouter manuellement une facture à votre compte Shopify Bill Pay et la payer ultérieurement. Si vous souhaitez ajouter et payer manuellement la facture en une étape, reportez–vous au paiement d’une facture nationale ou d’une facture internationale.

Étapes :

1. À partir de l’interface administrateur Shopify, cliquez sur Finances > Bill Pay.
2. Cliquez sur Ajouter la facture.

3. Ajoutez les informations de paiement :

   • Pour mettre en ligne un fichier de facture, cliquez sur Ajouter un fichier. Le fichier doit être au format PDF ou JPG.
   • Pour saisir manuellement les informations de la facture, cliquez sur Ajouter des informations manuellement.

4. Cliquez sur Enregistrer et payer plus tard.

Ajouter de factures à l’aide de votre e–mail Shopify Bill Pay

Votre compte Shopify Bill Pay est lié à une adresse e-mail unique à laquelle vous ou vos fournisseurs pouvez envoyer des factures. Si vous n’avez aucune facture dans le compte Shopify Bill Pay, votre e-mail unique Shopify Bill Pay s’affiche sur la page d’accueil de Shopify Bill Pay. Si vous avez des factures, l’adresse e-mail s’affiche au-dessus de la zone de facture sur la page d’accueil.

Attention

Lorsqu’une facture libellée dans une devise autre que le dollar américain (USD) est envoyée par e-mail à votre compte Shopify Bill Pay, le montant n’est pas converti et affiche la valeur numérique comme s’il était en dollars américains (USD). Par exemple, si une facture est de 1 000 000 VND, elle affiche 1 000 000 USD sur votre compte Shopify Bill Pay, au lieu du montant converti d’environ 40 USD. Examinez attentivement les factures internationales et assurez-vous que vous payez le montant correct en dollars américains (USD).

Lorsque vous ou votre fournisseur envoyez une facture à cette adresse en y joignant le fichier de facture, la facture s’affiche ensuite dans votre compte Shopify Bill Pay, dans votre interface administrateur Shopify, avec toutes les informations de la facture renseignées, ou parfois une partie seulement. Le fichier de facture joint doit être au format PNG, JPG, PDF ou GIF et ne doit pas dépasser la taille maximale de 10 Mo.

L’ajout de factures par e-mail peut être un moyen rapide de renseigner votre compte Shopify Bill Pay avec les factures que vous devez payer. Vous pouvez employer les méthodes suivantes :

• Communiquer à vos fournisseurs votre adresse e-mail Shopify Bill Pay afin qu’ils y envoient directement des factures.
• Envoyer des e-mails contenant des factures jointes à votre adresse e-mail Shopify Bill Pay.
• Effectuer une capture d’écran ou prendre une photo de votre facture et la joindre à un e-mail que vous envoyez à votre adresse e-mail Shopify Bill Pay.

Synchronisation des factures à partir de QuickBooks Online

Vous pouvez connecter votre compte QuickBooks Online afin que les factures de votre compte QuickBooks soient automatiquement ajoutées à votre compte Shopify Bill Pay. La synchronisation avec QuickBooks synchronise également votre liste de fournisseurs, et un profil de fournisseur est créé dans votre facture Shopify Bill Pay pour chaque fournisseur qui a une facture impayée.

Attention

Lorsqu’une facture contenant une devise autre que le dollar américain (USD) est synchronisée depuis votre compte QuickBooks Online, le montant n’est pas converti et affiche la valeur numérique comme s’il était en dollars américains (USD). Par exemple, si une facture est de 1 000 000 VND, elle affiche 1 000 000 USD sur votre compte Shopify Bill Pay, au lieu du montant converti d’environ 40 USD. Examinez attentivement les factures internationales et assurez-vous que vous payez le montant correct en dollars américains (USD).

Une fois votre compte connecté, les factures des 60 derniers jours sont synchronisées en quelques minutes. Par la suite, une synchronisation a lieu toutes les 2 heures pour amener les nouvelles factures.

Importer des factures via Gmail

Vous pouvez connecter votre compte Gmail de façon à ce que les factures qui se trouvent dans votre boîte de réception Gmail soient automatiquement ajoutées à votre compte Shopify Bill Pay.

Une fois connectée, l’application Shopify Bill Pay scanne régulièrement votre boîte de réception Gmail pour voir si des fournisseurs ont envoyé des factures contenant des fichiers en pièce jointe. Shopify Bill Pay n’importe ou n’a accès à aucun autre élément de votre boîte de réception.

Ajouter des factures via Stocky

Si vous utilisez l’application Stocky pour gérer les stocks de votre boutique, vous pouvez connecter Stocky à Shopify Bill Pay pour convertir vos bons de commande Stocky ouverts en factures dans Shopify Bill Pay.

Avant d’ajouter des factures par le biais de Stocky, vérifiez que vous avez connecté Stocky à Shopify Bill Pay au moyen de votre clé d’accès à l’API Stocky.

Lorsque vous créez des factures à partir de bons de commande Stocky, les informations suivantes se synchronisent avec les factures qui en résultent :

• Montant total en $
• Nom du fournisseur
• Date d’échéance
• N° de bon de commande

Les factures ajoutées par le biais de Stocky s’affichent dans votre boîte de réception Bill Pay avec le statut Unpaid (Impayé), et le nom de Stocky est indiqué comme point d’origine.

Étapes :

1. Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Finances > Bill Pay.
2. Cliquez sur Create bills from Stocky (Créer des factures depuis Stocky).
3. Sélectionnez les bons de commande que vous souhaitez convertir en factures, puis cliquez sur Create bills (Créer des factures).