Agregar facturas mediante Shopify Bill Pay

Shopify Bill Pay ayuda en el proceso de las transacciones financieras facilitando pagos de facturas nacionales e internacionales. En este artículo, puedes aprender cómo agregar facturas manualmente, por correo electrónico o mediante la sincronización con aplicaciones, como QuickBooks Online y Gmail.

La primera vez que configuras un pago con un proveedor, agregas su información y tu forma de pago preferida. La próxima vez que pagues una factura de ese proveedor, como su información y tus preferencias de pago están guardadas, el proceso será más rápido.

Entender los requisitos y consideraciones de las facturas

Shopify Bill Pay admite pagos tanto dentro de Estados Unidos como a nivel internacional con las siguientes pautas específicas:

• Moneda: Todos los pagos de las facturas deben hacerse en USD.
• Pagos nacionales: Incluye transacciones en Puerto Rico (facturas hacia Puerto Rico, desde este país o dentro de él).
• Restricciones: Los negocios con sede en Texas o Vermont no pueden realizar pagos internacionales de facturas. Además, se prohíben los pagos a ciertos países. Revisa la lista completa de países que tienen disponibles los pagos internacionales.
• Tarjetas de crédito: American Express podría restringir los pagos según el sector en el que opere tu proveedor. Revisa qué sectores permite American Express.

Consejos para pagos rápidos

Para ayudarte a pagar tus facturas rápidamente, lee los siguientes consejos:

• Asegúrate de que tu cuenta bancaria esté conectada y verificada antes de iniciar un pago. Es posible agregar la cuenta bancaria durante el proceso de pago de la factura, pero puede generar retrasos.
• Para pagos más grandes, es posible que debas proporcionar una imagen de la factura durante el proceso de su pago a fin de agilizar la verificación.

Agregar facturas a Shopify Bill Pay

Puedes agregar facturas a tu cuenta de Shopify Bill Pay de distintas maneras:

• De forma manual a través del panel de control de Shopify.
• Con una dirección de correo electrónico de Bill Pay.
• sincronizar una cuenta de QuickBooks Online
• importar facturas desde tu cuenta de Gmail
• agregar facturas desde la aplicación Stocky

Agregar facturas de forma manual a tu cuenta de Shopify Bill Pay

Puedes agregar una factura manualmente a tu cuenta de Shopify Bill Pay y pagarla más adelante. Si quieres agregar y pagar la factura manualmente en un solo paso, consulta la sección sobre pagar una factura nacional o pagar una factura internacional.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, haz clic en Finanzas > Bill Pay.
2. Haz clic en Agregar factura.

3. Agrega la información de pago:

   • Para subir el archivo de una factura, haz clic en Agregar archivo. El archivo debe estar en formato PDF o JPG.
   • Para introducir la información de la factura manualmente, haz clic en Agregar información manualmente.

4. Haz clic en Guardar y pagar más adelante.

Agregar facturas con tu correo electrónico de Shopify Bill Pay

Tu cuenta de Shopify Bill Pay tiene una dirección de correo electrónico única donde tanto tú como los proveedores podéis enviar facturas. Si no tienes facturas en la cuenta de Shopify Bill Pay, el correo electrónico único de dicha cuenta se muestra en la página de inicio de la aplicación. Si tienes facturas, la dirección de correo electrónico se muestra arriba del área de la factura, en la página de inicio.

Precaución

Cuando se envía por correo electrónico a tu cuenta de Shopify Bill Pay una factura que contiene una moneda diferente de USD, el monto no se convierte y muestra el valor numérico como si estuviera en USD. Por ejemplo, si una factura es de VND 1 000 000, se mostrará como USD 1 000 000 en tu cuenta de Shopify Bill Pay, en lugar del monto convertido de aproximadamente USD 40. Revisa las facturas internacionales cuidadosamente y asegúrate de que estés pagando el monto correcto en USD.

Cuando tú o el proveedor enviáis una factura adjunta a esta dirección, dicha factura se muestra en tu cuenta de Shopify Bill Pay en el panel de control de Shopify con toda o parte de su información completada. La factura adjunta debe ser un archivo PNG, JPG, PDF o GIF, y puede tener un tamaño máximo de 10 MB.

Agregar facturas por correo electrónico puede ser una forma rápida de completar tu cuenta de Shopify Bill Pay con las facturas que debes pagar. Considera usar algunos de los siguientes métodos:

• Permite que los proveedores sepan tu dirección de correo electrónico de Shopify Bill Pay para que puedan enviar facturas allí directamente.
• Reenvía los correos electrónicos que contengan facturas adjuntas a tu dirección de correo electrónico de Shopify Bill Pay.
• Toma una captura de pantalla o una foto de la factura y envíala como archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Shopify Bill Pay.

Sincronizar facturas desde QuickBooks Online

Puedes conectar tu cuenta de QuickBooks Online para que las facturas de esta cuenta se agreguen automáticamente a la de Shopify Bill Pay. La sincronización con QuickBooks sincroniza también tu lista de proveedores. Además, se crea un perfil en Shopify Bill Pay para cada proveedor que tenga una factura sin pagar.

Precaución

Cuando una factura que contiene una moneda diferente de USD se sincroniza desde tu cuenta de QuickBooks Online, el monto no se convierte y muestra el valor numérico como si estuviera en USD. Por ejemplo, si una factura es de VND 1 000 000, se mostrará como USD 1 000 000 en tu cuenta de Shopify Bill Pay, en lugar del monto convertido de aproximadamente USD 40. Revisa las facturas internacionales cuidadosamente y asegúrate de que estés pagando el monto correcto en USD.

Después de conectar tu cuenta, las facturas de los últimos 60 días se sincronizan en unos pocos minutos. Luego, la sincronización se realiza cada dos horas para incorporar cualquier factura nueva.

Importar facturas mediante Gmail

Puedes conectar tu cuenta de Gmail para que las facturas de tu bandeja de entrada se agreguen automáticamente a tu cuenta de Shopify Bill Pay.

Después de conectarte, Shopify Bill Pay escanea regularmente tu bandeja de entrada de Gmail en busca de facturas de proveedores con archivos adjuntos. Shopify Bill Pay no importa ni tiene acceso a otros artículos en tu bandeja de entrada.

Agregar facturas a través de Stocky

Si usas la aplicación Stocky para gestionar el inventario de tu tienda, puedes conectar Stocky a Shopify Bill Pay para convertir tus órdenes de compra abiertas de Stocky en facturas en Shopify Bill Pay.

Antes de agregar facturas a través de Stocky, asegúrate de haber conectado Stocky a Shopify Bill Pay usando tu clave de acceso a la API de Stocky.

Cuando creas facturas a partir de órdenes de compra de Stocky, la siguiente información se sincroniza con las facturas resultantes:

• Monto total en dólares
• Nombre del proveedor
• Fecha de vencimiento
• Número de orden de compra

Las facturas que se agregan a través de Stocky se muestran en tu bandeja de entrada de Bill Pay como No pagadas y se indica Stocky como el origen.

Pasos:

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Finanzas > Bill Pay.
2. Haz clic en Crear facturas desde Stocky.
3. Selecciona las órdenes de compra que quieres convertir en facturas y luego haz clic en Crear facturas.