Volgen van betalingen
Een trackingsessie is een periode waarin transacties plaatsvinden in je winkel. Je gebruikt een trackingsessie om je kassalade op regelmatige basis te salderen en de medewerkers verantwoordelijk te houden voor het geld dat ze hebben afgehandeld.
Als je de Shopify POS-app verwijdert en opnieuw installeert, verlies je de opgeslagen gegevens van de trackingsessie van het apparaat.
Op deze pagina
Contant geld volgen via het beheercentrum
Je kunt je sessies voor het traceren van contant geld bekijken vanuit de beheerder door op Point of Sale > Overzicht > Contant geld volgsessies te klikken. Je kunt de locatie en het datumbereik voor de weergegeven gegevens selecteren. Je kunt ook op Exporteren klikken om de geselecteerde gegevens naar een CSV-bestand te exporteren.
Overzicht verschil
Het discrepantieoverzicht is een overzicht van verwachte bedragen en wat er eigenlijk werd geteld voor alle sessies die op de geselecteerde locatie binnen het tijdsbereik plaatsvonden. De Discrepantie aan het begin geeft de hoeveelheid weer die werd gerapporteerd aan het einde van de laatste sessie en het aantal dat werd geteld aan het begin van de sessie. De Discrepantie aan het einde geeft het verwachte bedrag in de kassalade weer door het bedrag toe te voegen dat aan het begin wordt geteld en de contante betalingen die tijdens een sessie zijn ontvangen, en vergelijkt het met het bedrag dat wordt geteld bij het beëindigen van een sessie. Er treedt een discrepantie op wanneer er een verschil zit tussen de verwachte en getelde bedragen.
Overzicht contante betalingen
Het overzicht met contante betalingen toont het overzicht van de contante betalingen of alle sessies die op de geselecteerde locatie binnen het tijdsbereik hebben plaatsgevonden. Het brutobedrag geeft het aantal verwerkte contante betalingen weer. Het bedrag van de terugbetalingen toont het totale aantal verwerkte terugbetalingen. Het restitutiebedrag wordt afgetrokken van het brutobedrag om het nettobedrag te krijgen.
Sessielijst
In de sessielijst worden de sessies weergegeven die binnen het tijdsbereik op de geselecteerde locatie hebben plaatsgevonden. Elke rij is één sessie en geeft de begin- en eindtijd van de sessie weer, Registreer ID, Open of Gesloten status en totale discrepantie die aan de sessie is gekoppeld. Door op de kolomkoppen te klikken, kun je de sessielijst sorteren op sessiestart, sessie-einde of totale discrepantie.
Betalingen volgen vanuit de Shopify POS-app
Op het kassascherm kun je trackingsessies voor je winkel aanmaken en bekijken. Je kunt je dagelijkse transacties van contant geld en aanpassingen door je medewerkers controleren.
Nadat je een trackingsessie hebt gestart, kun je ook de verkoop controleren op andere betaalmethoden, zoals creditcards.
Trackingsessies inschakelen
Tik in Shopify POS op ≡ > Instellingen > Betaalinstellingen.
Tik op Contant geld.
Tik op de wisselknop om het traceren van contant geld in of uit te schakelen.
Een nieuwe trackingsessie starten
Je kunt op twee manieren een Shopify POS-trackingsessie aanmaken:
Handmatig, als je het beginbedrag voor de trackingsessie wilt opgeven.
Automatisch, als je wilt dat Shopify het verwachte bedrag in de kassalade gebruikt als beginbedrag voor de trackingsessie.
Handmatig een trackingsessie starten
Als je handmatig een nieuwe trackingsessie start, kun je een waarde voor het beginbedrag invoeren. Het beginbedrag is het geldbedrag dat aan het begin van de dag in de kassa is gestort, zodat medewerkers wisselgeld hebben voor contante betalingen.
Stappen:
Tik in Shopify POS op ≡ > Kassa.
Tik op Trackingsessie starten. Het dialoogvenster Trackingsessie starten wordt geopend.
Voer het beginbedrag in.
Optioneel: Voer een notitie in.
Tik op Bevestigen. De trackingsessie blijft open totdat je deze handmatig afsluit.
Een trackingsessie automatisch starten
Als je een trackingsessie hebt afgesloten en je geen andere hebt geopend voordat je de volgende bestelling verwerkt, opent Shopify automatisch een nieuwe trackingsessie.
Het berekende saldo aan contant geld aan het einde van de vorige trackingsessie wordt gebruikt als het beginbedrag. Als dit de eerste trackingsessie voor je winkel is, wordt het beginbedrag ingesteld op 0.
Gegevens van trackingsessie weergeven
De informatie varieert enigszins, afhankelijk van of je een geopende of een afgesloten trackingsessie van het contante geld bekijkt.
De volgende informatie wordt altijd weergegeven:
- de datum van de trackingsessie;
- de totale omzet voor die sessie;
- de naam van de medewerker die de sessie heeft geopend;
- het beginbedrag;
- eventuele aanpassingen die medewerkers hebben aangebracht aan het contante geld in de la (als ze bijvoorbeeld eigen geld hebben gebruikt om wisselgeld te geven).
Als de trackingsessie gesloten is, zie je het volgende:
- de naam van de medewerker die de sessie heeft afgesloten;
- het geld dat aan het einde van de sessie is geteld (als je dat tenminste hebt ingevoerd toen je de sessie sloot);
- het bedrag aan contanten in de la dat werd verwacht bij het sluiten van de sessie;
- het resterende bedrag in de kassalade nadat je de eindbalans hebt opgemaakt (dat gebeurt meestal als je de dagopbrengst uit de kassa haalt);
- een uitsplitsing van betalingen per type.
De geopende trackingsessie weergeven
Tik in Shopify POS op ≡ > Kassa.
Tik op Bekijk de geopende sessie.
De geschiedenis van een gesloten trackingsessie bekijken
Tik in Shopify POS op ≡ > Kassa.
Tik op de Sessie-geschiedenis.
Tik op de trackingsessie die je wilt bekijken.
Optioneel: tik op Betaalmethoden weergeven om een uitsplitsing van betalingstypen te bekijken die in de sessie worden gebruikt.
Optioneel: tik op Pagina afdrukken om gegevens van betalingstype af te drukken.
Het beginbedrag aanpassen
Een aanpassing van het startbedrag van een kassa houdt in dat er contant geld bijkomt of afgaat. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als:
- medewerker kan niet het juiste wisselgeld geven met het contante geld dat zich in de lade bevindt
- het geld in de lade je gewenste limiet heeft overschreden (sommige bedrijven stellen een limiet in om diefstal of een misrekening bij het sluiten te voorkomen)
- medewerker dient tijdelijk contant geld uit de kassa te halen.
Stappen:
Tik in Shopify POS op ≡ > Kassa.
Tik op Bekijk de geopende sessie.
Tik op Toevoegen of Verwijderen, afhankelijk van het type transactie dat je wilt uitvoeren.
Voer het toegevoegde of verwijderde bedrag in.
Voer zo nodig een notitie in.
Tik op Bevestigen.
Aanpassingen aan een kassa verschijnen in de sectie Activiteit contant geld op de pagina met sessiegegevens.
Een sessie voor het volgen van betalingen sluiten
Als je de kas nauwkeurig wilt opmaken, is het een goed idee om de trackingsessies met regelmatige tussenpozen af te sluiten (bijvoorbeeld aan het eind van elke dag, of aan het eind van de dienst van een medewerker).
Wanneer je een trackingsessie afsluit, wordt de volgende informatie toegevoegd aan de sessiegeschiedenis:
- het contante geld dat aan het einde van de betalingssessie is geteld;
- het verwachte bedrag aan contanten in de kassa, dat wordt berekend op basis van alle contante transacties die tijdens de sessie hebben plaatsgevonden, waarbij rekening wordt gehouden met het beginbedrag en eventuele aanpassingen die tijdens de dienst zijn gedaan;
- het resterende contante geld voor de kasmiddelen nadat je het eindsaldo van de kassalade hebt opgemaakt (meestal wanneer je de daginkomsten verwijdert)
- een uitsplitsing van betalingen per type.
Het bedrag in de geldlade en het verwachte saldo moeten hetzelfde zijn.
Stappen:
Tik in Shopify POS op ≡ > Kassa.
Tik op Bekijk de geopende sessie.
Tik op Trackingsessie beëindigen.
Voer de hoeveelheid aan contant geld in de kassalade in en tik op Volgende.
Bekijk de totalen op de pagina Overzicht contant geld en tik op Volgende.
Selecteer een bedrag dat je in de kassalade wilt laten zitten en tik op volgende.
Bevestig hoeveel geld je uit de kassa wilt halen en tik op Bevestigen.
Bekijk het overzicht van de trackingsessie.
Optioneel: tik op Afdrukken. Hiermee druk je alleen de gegevens van het contante geld voor deze trackingsessie af. Als je een overzicht wilt afdrukken voor alle betalingstypen, kun je het best naar de sesssiegeschiedenis gaan.
Tik op Gereed.