Theo dõi tiền mặt

Phiên theo dõi là khoảng thời gian tiến hành giao dịch trong cửa hàng. Bạn có thể sử dụng phiên theo dõi để thường xuyên quyết toán ngăn đựng tiền và để nhân viên chịu trách nhiệm đối với số tiền họ đã xử lý.

Nếu bạn xóa và cài đặt lại ứng dụng Shopify POS, bạn sẽ mất dữ liệu phiên theo dõi đã lưu của thiết bị.

Theo dõi tiền mặt trong trang quản trị

Bạn có thể xem phiên theo dõi tiền mặt trong trang quản trị bằng cách nhấp vào Điểm bán hàng > Tổng quan > Phiên theo dõi tiền mặt. Bạn có thể chọn địa điểm và khoảng ngày để hiển thị thông tin. Bạn cũng có thể nhấp vào Export (Xuất) để xuất thông tin đã chọn dưới dạng tệp CSV.

Tóm tắt chênh lệch

Tóm tắt chênh lệch là thông tin tổng quan về số tiền dự kiến và số tiền được tính thực tế cho tất cả các phiên diễn ra tại địa điểm đã chọn trong một khoảng thời gian. Chênh lệch lúc đầu hiển thị số tiền được báo cáo vào cuối phiên trước đó và số tiền được tính vào đầu phiên này. Chênh lệch lúc cuối hiển thị số tiền dự kiến trong ngăn đựng tiền bằng cách thêm số tiền được tính lúc đầu và các khoản thanh toán tiền mặt đã nhận trong một phiên, rồi so sánh với số tiền được tính lúc kết thúc phiên. Chênh lệch xảy ra khi có chênh lệch giữa số tiền dự kiến và số tiền đã tính.

Tóm tắt thanh toán tiền mặt

Tóm tắt thanh toán tiền mặt hiển thị thông tin tổng quan về các khoản thanh toán tiền mặt hoặc tất cả các phiên diễn ra tại địa điểm đã chọn trong một khoảng thời gian. Tổng thanh toán hiển thị tổng thanh toán tiền mặt đã xử lý. Tiền hoàn lại hiển thị tổng số tiền hoàn lại đã xử lý. Số tiền hoàn lại được trừ vào tổng thanh toán để cho ra số tiền thanh toán thuần.

Danh sách phiên

Danh sách phiên hiển thị các phiên diễn ra tại địa điểm đã chọn trong một khoảng thời gian. Mỗi hàng là một phiên và hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc phiên, ID đăng ký, trạng thái Mở hoặc Đóng và tổng chênh lệch trong phiên. Bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp danh sách phiên theo thời gian bắt đầu phiên, kết thúc phiên hoặc tổng chênh lệch.

Theo dõi tiền mặt trong ứng dụng Shopify POS

Màn hình Nhật ký cho phép bạn tạo và xem lại các phiên theo dõi của cửa hàng. Bạn có thể theo dõi giao dịch tiền mặt hằng ngày cũng như các điều chỉnh do nhân viên thực hiện.

Sau khi bắt đầu phiên theo dõi, bạn cũng có thể theo dõi doanh số bán hàng từ các loại thanh toán khác, ví dụ như thẻ tín dụng.

Bật phiên theo dõi

  1. Trong Shopify POS, chạm vào > Settings (Cài đặt) > Payment settings (Cài đặt thanh toán).

  2. Chạm vào Tiền mặt.

  3. Chạm vào nút chuyển để bật hoặc tắt Track cash (Theo dõi tiền mặt).

Bắt đầu phiên theo dõi mới

Bạn có thể tạo phiên theo dõi Shopify POS bằng một trong hai cách:

  • Theo cách thủ công, nếu bạn muốn chỉ định lượng tiền nổi ban đầu cho phiên theo dõi.

  • Theo cách tự động nếu bạn muốn Shopify lấy tổng tiền mặt dự kiến trong két đựng tiền làm tiền tạm ứng cho ca vào sổ tiếp theo.

Mở phiên theo dõi theo cách thủ công

Nếu bạn tạo phiên theo dõi mới theo cách thủ công, bạn có thể nhập giá trị tiền nổi. Tiền nổi là số tiền ban đầu được cấp trong máy tính tiền để nhân viên có thể trả tiền thừa cho các khoản thanh toán bằng tiền mặt.

Các bước thực hiện:

  1. Trong Shopify POS, chạm vào > Register (Nhật ký).

  2. Chạm vào Start tracking session (Bắt đầu phiên theo dõi). Hộp thoại Start tracking session (Bắt đầu phiên theo dõi) mở ra.

  3. Nhập số tiền nổi hoặc số lượng tiền ban đầu.

  4. Không bắt buộc: Nhập ghi chú.

  5. Chạm vào Confirm(Xác nhận). Phiên theo dõi sẽ mở cho đến khi bạn đóng lại thủ công.

Tự động mở phiên theo dõi

Nếu bạn đã đóng phiên theo dõi và không mở thêm phiên nào trước khi xử lý đơn hàng tiếp theo, Shopify sẽ tự động mở một phiên theo dõi mới.

Số dư tiền mặt được tính khi đóng phiên theo dõi trước đó sẽ được sử dụng làm số tiền nổi hoặc số lượng tiền đầu phiên. Nếu đây là phiên theo dõi đầu tiên của cửa hàng, số tiền nổi sẽ được đặt thành 0.

Xem chi tiết phiên theo dõi

Thông tin có chút khác biệt tùy theo việc bạn đang xem phiên theo dõi tiền mặt đang mở hay đã đóng.

Thông tin sau đây luôn được hiển thị:

  • ngày của ca
  • tổng doanh số của ca đó
  • tên của nhân viên mở ca
  • số tiền nổi ban đầu
  • mọi điều chỉnh mà nhân viên thực hiện với khoản tiền trong két đựng tiền (ví dụ như nếu họ sử dụng tiền riêng để trả tiền thừa).

Nếu phiên đóng, bạn sẽ thấy những thông tin sau:

  • tên nhân viên đã đóng phiên
  • số tiền mặt tính được khi phiên kết thúc (với điều kiện bạn đã nhập số tiền khi đóng phiên
  • số tiền dự kiến trong két đựng tiền khi đóng phiên
  • số tiền mặt còn lại của tiền nổi sau khi tính toán số dư sau cùng trong ngăn đựng tiền (thường được thực hiện bằng cách trừ đi tất cả doanh thu trong ngày)
  • doanh số theo từng loại thanh toán

Xem phiên theo dõi mở

  1. Trong Shopify POS, chạm vào > Register (Nhật ký).

  2. Chạm vào View open session (Xem phiên mở).

Xem lịch sử của phiên theo dõi đã đóng

  1. Trong Shopify POS, chạm vào > Register (Nhật ký).

  2. Chạm vào Session history (Lịch sử phiên).

  3. Chạm vào phiên theo dõi bạn muốn xem.

  4. Không bắt buộc: Chạm vào Xem loại thanh toán để xem chi tiết các loại thanh toán được sử dụng trong phiên.

  5. Không bắt buộc: Chạm vào Print page (In trang) để in thông tin loại thanh toán.

Điều chỉnh tiền tạm ứng

Điều chỉnh số tiền tạm ứng vào sổ liên quan đến việc thêm hoặc bớt tiền. Có thể cần làm điều này trong trường hợp:

  • nhân viên không thể trả đúng tiền thừa với số tiền mặt trong ngăn đựng tiền
  • tiền mặt trong két đã vượt quá giới hạn ưu tiên của bạn (một số công ty đặt ra giới hạn để ngăn trộm cắp hoặc tính toán sai lúc đóng ca)
  • nhân viên cần tạm thời rút tiền mặt khỏi ngăn đựng tiền.

Các bước thực hiện:

  1. Trong Shopify POS, chạm vào > Register (Nhật ký).

  2. Chạm vào View open session (Xem phiên mở).

  3. Chạm vào Add (Thêm) hoặc Remove (Bớt), tùy vào loại giao dịch bạn muốn thực hiện.

  4. Nhập số tiền thêm hoặc bớt.

  5. Nhập ghi chú, nếu cần.

  6. Chạm vào Confirm (Xác nhận).

Điều chỉnh nội dung vào sổ hiển thị trong lịch sử vào sổ trên màn hình Register (Vào sổ).

Đóng phiên theo dõi tiền mặt

Để cân đối chính xác ngăn đựng tiền, bạn cần đóng các phiên theo dõi đều đặn (ví dụ như vào cuối ngày hoặc khi nhân viên kết thúc ca làm).

Khi bạn đóng phiên theo dõi, thông tin sau sẽ được thêm vào Lịch sử phiên:

  • số tiền mặt tính được khi phiên kết thúc
  • giá trị tiền mặt dự kiến trong ngăn đựng tiền được tính dựa trên tất cả các giao dịch tiền mặt diễn ra trong phiên và bao gồm tiền nổi ban đầu cùng mọi điều chỉnh đã thực hiện khi ca mở
  • số tiền mặt còn lại của tiền nổi sau khi tính toán số dư sau cùng trong ngăn đựng tiền (thường được thực hiện bằng cách trừ đi tất cả doanh thu trong ngày)
  • doanh số theo từng loại thanh toán

Số tiền mặt trong két đựng tiền và số dư dự kiến phải giống nhau.

Các bước thực hiện:

  1. Trong Shopify POS, chạm vào > Register (Nhật ký).

  2. Chạm vào View open session (Xem phiên mở).

  3. Chạm vào End tracking session (Kết thúc phiên theo dõi).

  4. Nhập số tiền mặt trong ngăn đựng tiền và chạm vào Next (Tiếp theo).

  5. Xem lại tổng giá trị trên trang Cash summary (Tổng kết tiền mặt) và chạm vào Next (Tiếp).

  1. Chọn số tiền để lại trong ngăn đựng tiền và chạm vào Next (Tiếp).

  2. Xác nhận số tiền mặt bạn muốn xóa khỏi phiên vào sổ và chạm vào Confirm (Xác nhận).

  3. Xem lại tổng kết phiên theo dõi.

  4. Không bắt buộc: Chạm vào Print (In). Thao tác này chỉ in thông tin về tiền mặt trong phiên theo dõi này. Nếu muốn in bản tổng kết của tất cả các loại thanh toán, bạn cần mở lịch sử phiên.

  5. Chạm vào Done (Đã xong).

Bạn đã sẵn sàng bán hàng với Shopify?

Dùng thử miễn phí