Seguimiento de efectivo

Una sesión de caja es un período durante el cual ocurren transacciones en tu tienda. Puedes usar el seguimiento de efectivo para cuadrar la caja registradora de forma regular y responsabilizar a los empleados por el dinero que han manejado.

Cada dispositivo de Shopify POS muestra solo sus propias sesiones de caja. Si eliminas y vuelves a instalar la aplicación Shopify POS, perderás los datos de sesiones de caja guardados en el dispositivo.

La pantalla de la caja registradora

La pantalla de la caja registradora te permite crear y hacer seguimiento de las sesiones de caja en tu tienda. Puedes hacer seguimiento de tus transacciones de efectivo diarias y los ajustes que han realizado los empleados.

Configuración de la caja registradora

Puedes configurar las preferencias de tu caja registradora en la pantalla de configuración de la caja registradora.

Pasos

  1. Desde Shopify POS, toca > Configuración.

  2. En Caja registradora pulsa Seguimiento de efectivo.

  3. pulsa los botones de activación para activar o desactivar Seguimiento de efectivo. Esta función te permite dar seguimiento al fondo de caja por turno.

Abrir una nueva sesión de caja

Puedes crear un turno de caja de Shopify POS de una de las dos maneras siguientes:

  • Manualmente, si deseas especificar el fondo de caja inicial para el turno de caja.

  • Automáticamente, si deseas que Shopify use la suma de efectivo esperada en la gaveta de caja registradora como fondo de caja para el próximo turno.

Abrir una sesión de caja manualmente

Si creas un nuevo turno de caja manualmente, puedes introducir un valor para tu fondo de caja. El fondo de caja es la cantidad de dinero inicialmente provista en la caja registradora para que el personal pueda tener cambio para los pagos en efectivo.

Pasos

  1. Desde Shopify POS, pulsa > Caja registradora.

  2. En Seguimiento de efectivo, pulsa Comenzar seguimiento de efectivo junto a la caja registradora en la que deseas abrir un turno. Se abre el cuadro de diálogo Abrir turno.

  3. Introduce el monto de fondo de caja.

  4. Opcional: Introduce una nota.

  5. Pulsa Confirmar. El turno de caja permanece abierto hasta que lo cierres manualmente.

Abrir una sesión de caja automáticamente

Si has cerrado un turno de caja y no abres otro antes de procesar el siguiente pedido, Shopify abrirá un nuevo turno de caja automáticamente.

Sesiones automáticas con seguimiento de efectivo activado

Si has activado el seguimiento de efectivo en la configuración de tu caja registradora, el saldo de efectivo calculado al cierre del turno de caja anterior se utiliza como el monto del fondo de caja o de apertura. Si este es el primer turno de caja en tu tienda, el fondo de caja se establece en $0.

Si no aceptas pagos en efectivo.

Si no aceptas pagos en efectivo, puedes desactivar el seguimiento de efectivo en la configuración de la caja registradora. Esto significa que no tienes que proporcionar un monto para el fondo de caja durante un cambio de turno.

Ver detalles de la sesión de seguimiento de efectivo

En la pantalla de la caja registradora, puedes tocar cualquier turno para ver:

  • Ver el historial de caja

Ver el historial de una sesión de caja

Puedes ver un resumen de actividad durante una sesión de seguimiento de efectivo.

Pasos

  1. En tu iPad, ve a la pantalla de Caja registradora en la aplicación Shopify POS.

  2. Toca historial de caja.

  3. Selecciona la sesión de seguimiento de efectivo que deseas ver.

La información varía ligeramente dependiendo de si:

  • Estás viendo una sesión de seguimiento de efectivo abierta o cerrada.
  • Tienes activado el seguimiento de efectivo.

Siempre se muestra la siguiente información:

  • La fecha del turno.
  • Las ventas totales para ese turno.
  • El nombre del empleado que abrió el turno.
  • El monto inicial del fondo (si tienes habilitado el seguimiento de efectivo en tu configuración de la caja registradora).
  • Cualquier ajuste que los miembros del personal hayan hecho a la suma de efectivo en el cajón (por ejemplo, si han usado algo de su propio dinero para dar el vuelto).

Si la sesión que estás viendo está cerrada, verás el nombre del empleado que cerró la sesión.

Si tenías activado el seguimiento de efectivo en tu configuración de caja antes de que se cerrara la sesión, también verás:

  • El efectivo contado al final de la sesión (siempre que lo hayas registrado cuando cerraste la sesión
  • El monto en efectivo en la gaveta que se esperaba al cierre de la sesión
  • El efectivo que queda en el fondo de caja después de calcular el saldo final de la gaveta de caja registradora (generalmente se hace cuando se eliminan los ingresos del día).

Ajusta el fondo de caja

Un ajuste en el fondo de caja implica la adición o eliminación de efectivo. Esto podría ser necesario si, por ejemplo:

  • Un empleado no puede dar el vuelto correcto con el efectivo disponible actualmente en la caja.
  • El efectivo en el cajón ha excedido el límite estipulado (algunas compañías imponen un límite para evitar el robo o un error de cálculo al cierre)
  • Un empleado necesita retirar efectivo de la caja temporalmente.

Si tienes seguimiento de efectivo, debes registrar todos los ajustes realizados, sin importar cuán pequeños sean.

Pasos

  1. En tu iPad, ve a la pantalla de la caja registradora en la aplicación Shopify POS.

  2. Asegúrate de que estás viendo el turno de caja que está abierto.

  3. Pulsa Hacer ajuste.

  4. Pulsa Agregar o Eliminar, según el tipo de transacción que quieras realizar.

  5. Introduce el monto agregado o eliminado.

  6. Introduce una nota, si es necesario.

  7. Pulsa el botón Listo.

Los ajustes efectuados a una caja registradora aparecen en el historial de caja en la pantalla de la caja registradora.

Cerrar una sesión de seguimiento de efectivo

Para cuadrar tu caja correctamente, debes cerrar las sesiones de caja en intervalos regulares (por ejemplo, al final de cada día, o cuando finaliza el turno de un empleado).

Cuando cierras una sesión de caja, la siguiente información se agrega al historial de sesiones de caja:

  • El efectivo contado al final de la sesión
  • El valor esperado del efectivo en la gaveta de la caja, que se obtiene calculando todas las transacciones en efectivo que se produjeron durante la sesión, y que toma en cuenta el fondo de caja inicial y los ajustes realizados mientras el la sesión estaba abierta
  • El efectivo que queda para el fondo de caja después de calcular el saldo final de la gaveta de caja registradora (generalmente se hace cuando se eliminan los ingresos del día).

La cantidad de efectivo en la gaveta de caja registradora y el saldo esperado deben ser iguales.

Pasos

  1. En la pantalla de la caja registradora, toca .

  2. Toca Caja registradora.

  3. Junto a la sesión de caja que deseas cerrar, toca Ver caja.

  4. Toca Detener seguimiento de efectivo.

  5. Introduce el monto de efectivo en la caja y toca Listo.

  6. Revisa los totales en la página de Resumen de caja.

  1. Selecciona un monto para dejar en caja.

  2. Confirma el monto de efectivo que deseas sacar de la caja registradora y toca Confirmar.

  3. Revisa el resumen de la sesión de seguimiento de efectivo.

  4. Opcional: Toca Imprimir.

  5. Pulsa el botón Listo.

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