Suivi du paiement

Un session de suivi est une période de temps pendant laquelle des transactions sont effectuées dans votre boutique. Vous utilisez une session de suivi pour équilibrer votre tiroir-caisse régulièrement et tenir vos employés responsables de l'argent qui passe entre leurs mains.

Si vous supprimez et réinstallez l’application Shopify PDV, vous perdez les données de sessions de suivi enregistrées dans l’appareil.

Suivi des espèces à partir de l’interface administrateur

Remarque Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les marchands utilisant SHOPIFY PDV Pro.

Vous pouvez afficher vos sessions de suivi des fonds depuis l’interface administrateur en cliquant sur Point de vente > Aperçu > Sessions de suivi des fonds. Vous pouvez sélectionner l’emplacement et la plage de dates pour les informations affichées. Vous pouvez également cliquer sur Exporter pour exporter les informations sélectionnées dans un fichier CSV.

Résumé des différences

Le résumé des différences est un aperçu des montants attendus et de ce qui a été effectivement compté pour toutes les sessions qui se sont produites à l’emplacement sélectionné dans la plage de temps. La différence au début affiche le montant qui a été indiqué à la fin de la dernière session et le montant compté au début de la session. La différence à la fin affiche le montant prévu dans le tiroir-caisse en ajoutant le montant compté au début et les paiements en espèces reçus tout au long d’une session, et les compare au montant compté à la fin d’une session. On parle de « différence » lorsqu’il existe un écart entre les montants attendus et comptés.

Résumé des paiements en espèces

Le résumé des paiements en espèces affiche l’aperçu des paiements en espèces ou de toutes les sessions qui se sont produites à l’emplacement sélectionné dans la plage de temps. Le montant des paiements bruts affiche le montant total des paiements en espèces traitées. Le montant des remboursements affiche le montant total des remboursements traités. Le montant du remboursement est soustrait du montant des paiements bruts pour obtenir le montant des paiements nets.

Liste des sessions

La liste des sessions affiche celles qui se sont produites à l’emplacement sélectionné dans la plage de temps. Chaque ligne correspond à une seule session et affiche l’heure de début et de fin de la session, l’ID de caisse, le statut « Ouvert » ou « Fermé » ainsi que la différence totale associée à la session. En cliquant sur les en-têtes de colonne, vous pouvez trier la liste des sessions par début ou fin de session, ou encore par différence totale.

Suivi du paiement à partir de l’application Shopify PDV

L’écran de la caisse vous permet de créer et de vérifier les sessions de suivi de votre boutique. Vous pouvez contrôler vos transactions courantes en espèces et les ajustements effectués par les employés.

Une fois que vous avez démarré une session de suivi, vous pouvez également surveiller les ventes par d’autres types de paiement, tels que les cartes de crédit.

Activation des sessions de suivi

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Paramètres > Paramètres de paiement.

  2. Appuyez sur Cash (Espèces).

  3. Appuyez sur le bouton bascule pour activer ou désactiver Track cash (Suivre les espèces).

Démarrer une nouvelle session de suivi

Vous pouvez créer une session de suivi Shopify PDV de deux manières :

  • Manuellement, si vous souhaitez spécifier le montant de départ du fonds de caisse initial pour la session de suivi.

  • Automatiquement, si vous souhaitez que Shopify utilise le montant attendu dans le tiroir–caisse comme montant de départ pour la session de suivi.

Démarrer manuellement une session de suivi

Si vous créez manuellement une nouvelle session de suivi, vous pouvez saisir une valeur pour votre montant de départ. Le montant de départ du fonds de caisse est la somme d’argent initialement entrée dans la caisse enregistreuse pour que les employés puissent rendre la monnaie des paiements en espèces.

Étapes :

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur Start tracking session (Démarrer la session de suivi). La boîte de dialogue Start Tracking session s’ouvre.

  3. Saisissez le montant de départ.

  4. Facultatif : saisissez un commentaire.

  5. Appuyez sur Confirm (Confirmer). La session de suivi reste ouverte tant que vous ne la fermez pas manuellement.

Démarrer automatiquement une session de suivi

Si vous avez fermé une session de suivi et que vous n’en ouvrez pas une autre avant de traiter la prochaine commande, Shopify ouvre automatiquement une nouvelle session de suivi.

Le solde en espèces calculé à la fin de la session de suivi précédente est utilisé comme montant de départ. S’il s’agit de la première session de suivi de votre boutique, le montant de départ est défini sur 0.

Afficher les détails de la session de suivi

Les informations varient légèrement selon que vous consultez une session de suivi de paiement ouverte ou fermée.

Les informations suivantes sont toujours affichées :

  • la date de la session de suivi
  • les ventes totales de cette session
  • le nom de l’employé(e) qui a créé la session
  • le montant de départ
  • tous les ajustements apportés par les employés à la somme d’argent dans le tiroir–caisse (par exemple, s’ils ont utilisé leur propre argent pour faire de la monnaie).

Si la session de suivi est fermée, les éléments suivants s’affichent :

  • le nom de l’employé(e) qui a mis fin à la session
  • l’argent compté à la fin de la session (tant que vous l’avez saisi lorsque vous avez mis fin à la session)
  • le montant d’argent dans le tiroir–caisse qui était prévu lorsque la session a été terminée
  • le montant restant dans le tiroir–caisse une fois que vous avez effectué le solde final du tiroir–caisse (généralement lorsque vous retirez les recettes du jour)
  • une répartition des paiements par type

Afficher la session de suivi ouverte

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur Afficher la session ouverte.

Afficher l’historique d’une session de suivi fermée

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur l’historique de la session.

  3. Appuyez sur la session de suivi que vous souhaitez afficher.

  4. Facultatif : appuyez sur Afficher les types de paiement pour voir une répartition des types de paiement utilisés dans la session.

  5. Facultatif : appuyez sur Imprimer la page pour imprimer les informations sur le type de paiement.

Ajuster le montant de départ

L’ajustement du montant de départ de la caisse implique l’ajout ou le retrait d’espèces. Cela peut être nécessaire si, par exemple :

  • un(e) employé(e) ne peut pas rendre le bon montant avec l'argent actuellement dans le tiroir
  • l'argent dans le tiroir a dépassé votre limite préférée (certaines sociétés imposent une limite pour prévenir le vol ou une erreur de calcul à la fermeture)
  • un(e) employé(e) doit retirer temporairement des espèces de la caisse.

Étapes :

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur View open session (Afficher la session ouverte).

  3. Appuyez sur Add (Ajouter) ou Remove (Supprimer), selon le type de transaction que vous souhaitez effectuer.

  4. Saisissez le montant ajouté ou retiré.

  5. Saisissez un commentaire, si nécessaire.

  6. Appuyez sur Confirmer.

Les ajustements apportés à une caisse apparaissent dans la section sur l’activité de trésorerie, sur la page des détails des sessions.

Fermer une session de suivi du paiement

Pour équilibrer précisément votre tiroir–caisse, vous devez fermer les sessions de suivi à intervalles réguliers (par exemple, à la fin de chaque journée ou à la fin du service d’un[e] employé[e]).

Lorsque vous fermez une session de suivi, les informations suivantes sont ajoutées à l’historique de la session :

  • les espèces comptées à la fin de la session de paiement
  • la valeur attendue en espèces dans le tiroir–caisse, calculée en fonction de toutes les transactions en espèces qui ont eu lieu au cours de la session, et qui prend en compte le montant de départ initial ainsi que les ajustements effectués pendant que le suivi était actif
  • les espèces restant dans le fonds après avoir effectué le solde final du tiroir-caisse (généralement lorsque vous retirez les recettes du jour)
  • une répartition des paiements par type

Le montant d'argent dans le tiroir-caisse et le solde attendu doivent être les mêmes.

Étapes :

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur View open session (Afficher la session ouverte).

  3. Appuyez sur Terminer la session de suivi.

  4. Saisissez le montant d'espèces dans le tiroir-caisse, puis appuyez sur Next (Suivant).

  5. Consultez les totaux sur la page Récapitulatif des espèces, puis appuyez sur Next (Suivant).

  1. Sélectionnez un montant à laisser dans le tiroir-caisse et appuyez sur Next (Suivant).

  2. Confirmez le montant que vous souhaitez retirer de la caisse, puis appuyez sur Confirm (Confirmer).

  3. Consultez le récapitulatif de la session de suivi.

  4. Facultatif : appuyez sur Imprimer. Ceci imprime uniquement les détails des espèces de cette session de suivi. Si vous souhaitez imprimer un résumé comportant tous les types de paiement, vous devez accéder à l’historique de la session.

  5. Appuyez sur Terminé.

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