Suivi de caisse

Un session de suivi est une période de temps pendant laquelle des transactions sont effectuées dans votre boutique. Vous utilisez une session de suivi pour équilibrer votre tiroir-caisse régulièrement et tenir vos employés responsables de l'argent qui passe entre leurs mains.

Chaque appareil Shopify PDV affiche uniquement ses propres sessions de suivi. Si vous supprimez et réinstallez l’application Shopify PDV, vous perdez les données de sessions de suivi enregistrées dans l’appareil.

L'écran Register (Caisse)

L’écran de la caisse vous permet de créer et de vérifier les sessions de suivi de votre boutique. Vous pouvez contrôler vos transactions courantes en espèces et les ajustements effectués par les employés.

Une fois que vous avez démarré une session de suivi, vous pouvez également surveiller les ventes par d’autres types de paiement, tels que les cartes de crédit.

Activation des sessions de suivi

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Paramètres > Paramètres de paiement.

  2. Appuyez sur Cash (Espèces).

  3. Appuyez sur le bouton bascule pour activer ou désactiver Track cash (Suivre les espèces).

Démarrer une nouvelle session de suivi

Vous pouvez créer une session de suivi Shopify PDV de deux manières :

  • Manuellement, si vous souhaitez spécifier le fonds de caisse initial pour la session de suivi.

  • Automatiquement, si vous souhaitez que Shopify utilise la somme d'argent attendue dans la caisse comme fonds pour le prochain suivi de caisse.

Ouverture manuelle d’une session de suivi

Si vous créez manuellement une nouvelle session de suivi, vous avez la possibilité de saisir une valeur pour votre fonds de caisse. Le fonds de caisse est la somme d'argent initialement entrée dans la caisse enregistreuse pour que les employés puissent rendre la monnaie des paiements en espèces.

Étapes :

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur Start tracking session (Démarrer la session de suivi). La boîte de dialogue Start Tracking session s’ouvre.

  3. Saisissez le montant du fonds de caisse ou initial.

  4. Facultatif : saisissez un commentaire.

  5. Appuyez sur Confirm (Confirmer). La session de suivi reste ouverte tant que vous ne la fermez pas manuellement.

Ouverture automatique d’une session de suivi

Si vous avez fermé une session de suivi et que vous n’en ouvrez pas une autre avant de traiter la prochaine commande, Shopify ouvre automatiquement une nouvelle session de suivi.

Le solde en espèces calculé à la fin de la session de suivi précédente est utilisé comme montant du fonds de caisse ou à l'ouverture. S’il s’agit de la première session de suivi de votre boutique, le fonds de caisse est défini sur 0 $.

Afficher les détails de la session de suivi

Les informations varient légèrement selon que vous consultez une session de suivi de caisse ouverte ou fermée.

Les informations suivantes sont toujours affichées :

  • la date du suivi
  • le total des ventes pour cette équipe
  • le nom du membre de l'employé qui a commencé le suivi
  • le montant de fonds de caisse initial
  • tous les ajustements apportés par les employés à la somme d’argent dans le tiroir (par exemple, s’ils ont utilisé une partie de leur propre argent pour faire de la monnaie).

Si la session est fermée, les éléments suivants s’affichent :

  • le nom de l’employé qui a fermé la session
  • l'argent compté à la fin du suivi (tant que vous l'avez saisi lorsque vous avez fermé le suivi
  • le montant d'argent dans le tiroir prévu lors de la fermeture du suivi
  • l'argent restant dans le fonds après avoir effectué le solde final du tiroir-caisse (généralement lorsque vous retirez les recettes du jour)
  • les ventes par type de paiement

Afficher la session de suivi ouverte

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur Afficher la session ouverte.

Afficher l’historique d’une session de suivi fermée

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur l’historique de la session.

  3. Appuyez sur la session de suivi que vous souhaitez afficher.

  4. Facultatif : appuyez sur Sales by payment type (Ventes par type de paiement) > Print page (Imprimer la page).

Ajuster le fonds de caisse

Un ajustement du fonds de caisse implique l'ajout ou le retrait d'espèces. Cela peut être nécessaire si, par exemple :

  • un employé ne peut pas rendre le bon montant avec l'argent actuellement dans le tiroir
  • l'argent dans le tiroir a dépassé votre limite préférée (certaines sociétés imposent une limite pour prévenir le vol ou une erreur de calcul à la fermeture)
  • un employés doit retirer temporairement des espèces de la caisse.

Étapes :

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur View open session (Afficher la session ouverte).

  3. Appuyez sur Add (Ajouter) ou Remove (Supprimer), selon le type de transaction que vous souhaitez effectuer.

  4. Saisissez le montant ajouté ou retiré.

  5. Saisissez un commentaire, si nécessaire.

  6. Appuyez sur Confirmer.

Les ajustements apportés à une caisse apparaissent dans l'historique de la caisse, à l'écran Register (Caisse).

Fermeture d’une session de suivi de caisse

Pour équilibrer précisément votre tiroir-caisse, vous devez fermer les sessions de suivi à intervalles réguliers (par exemple, à la fin de chaque journée ou à la fin du service d'un employé).

Lorsque vous fermez une session de suivi, les informations suivantes sont ajoutées à l'historique de la session :

  • les espèces comptées à la fin du suivi
  • la valeur projetée en espèces dans le tiroir, calculée en fonction de toutes les transactions en espèces qui ont eu lieu au cours de la session, et qui prend en compte le fonds de caisse initial ainsi que les ajustements effectués pendant que le suivi était ouvert
  • les espèces restant dans le fonds après avoir effectué le solde final du tiroir-caisse (généralement lorsque vous retirez les recettes du jour)
  • les ventes par type de paiement

Le montant d'argent dans le tiroir-caisse et le solde attendu doivent être les mêmes.

Étapes :

  1. Depuis Shopify PDV, appuyez sur > Caisse.

  2. Appuyez sur View open session (Afficher la session ouverte).

  3. Appuyez sur Terminer la session de suivi.

  4. Saisissez le montant d'espèces dans le tiroir-caisse, puis appuyez sur Next (Suivant).

  5. Consultez les totaux sur la page Récapitulatif des espèces, puis appuyez sur Next (Suivant).

  1. Sélectionnez un montant à laisser dans le tiroir-caisse et appuyez sur Next (Suivant).

  2. Confirmez le montant que vous souhaitez retirer de la caisse, puis appuyez sur Confirm (Confirmer).

  3. Consultez le récapitulatif de la session de suivi.

  4. Facultatif : appuyez sur Print (Imprimer). Cela imprime uniquement les détails des espèces de cette session de suivi. Si vous souhaitez imprimer un résumé comportant tous les types de paiement, vous devez accéder à l’historique de la session.

  5. Appuyez sur Terminé.

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