Accès aux commandes, aux données et à l’interface administrateur pour les employés de vente B2B

Si vous employez du personnel de vente, vous pouvez lui donner un accès limité à votre interface administrateur Shopify grâce aux autorisations du personnel. Cela permet à vos employés de vente de passer des commandes et de consulter les informations de compte des clients qui leur sont attribués. Votre personnel de vente peut également accéder à des données à jour concernant les commandes, les clients, les produits, les tarifs et les stocks, le tout au même endroit.

Vous pouvez personnaliser les autorisations par employé, selon son rôle et les informations auxquelles il a besoin d’accéder.

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Configurer le personnel de vente

Les autorisations du personnel sont compatibles avec n’importe quel type de personnel de vente. Les deux types de personnel de vente les plus courants dans les entreprises B2B sont les chefs des ventes et les représentants commerciaux :

Chefs des ventes : les employés qui décident des affectations des représentants commerciaux en matière d’emplacements d’entreprise. Ils peuvent également être administrateurs de boutiques.
Représentants commerciaux : employés uniquement autorisés à accéder aux emplacements et dossiers d’entreprise qui leur sont affectés. Vous pouvez également les autoriser à modifier ou créer des entreprises et des emplacements d’entreprise.

Vous pouvez contrôler le niveau des autorisations de chaque employé de vente en créant et en affectant des rôles d’utilisateur avec n’importe quelle combinaison d’autorisations, y compris les autorisations Entreprises. Vous pouvez gérer ces autorisations en accédant à Paramètres > Utilisateurs > Rôles dans votre interface administrateur Shopify.

Les instructions suivantes permettent de créer des rôles de chef des ventes et de représentant commercial. Vous pouvez ajouter ou supprimer des autorisations en fonction de ce que vous souhaitez que les employés des ventes soient en mesure de faire.

Vous souhaiterez peut-être affecter les autorisations Clients, Commandes et Commandes provisoires à des rôles créés pour le personnel de vente, afin de leur permettre de consulter et de prendre des commandes, mais aussi de gérer les informations des personnes qui achètent pour le compte d’une entreprise ou d’un emplacement d’entreprise.

Vous préférerez peut-être ne pas affecter les autorisations Analyses de données, Marketing et Accueil vu que ces pages contiennent des données commerciales qui ne sont pas filtrées pour les emplacements d’entreprise auxquels ils sont affectés, même lorsque l’autorisation Restreindre les autorisations aux emplacements d’entreprises attribués est active.

Configurer des autorisations pour les chefs des ventes

Les chefs des ventes sont des employés qui décident des membres du personnel qu’il convient d’affecter aux différents emplacements d’une entreprise. Au sein d’un emplacement d’entreprise, les chefs des ventes peuvent consulter et gérer la section Employés affectés pour n’importe quel emplacement d’entreprise.

Étapes :

Connectez-vous à n’importe quelle boutique de votre organisation.
Accédez à Paramètres > Utilisateurs > Rôles.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Ajouter un nom pour le rôle.
Dans la section Autorisations, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un rôle organisation ou un rôle boutique. Les utilisateurs dotés du rôle organisation disposent des mêmes autorisations dans toutes les boutiques de votre organisation. Les utilisateurs dotés du rôle boutique disposent des autorisations dans les boutiques que vous sélectionnez.
Dans la section Autorisations, cliquez sur Entreprises, puis affectez le rôle aux autorisations suivantes :
1. Voir les entreprises.
2. Attribuer des employés aux emplacements d’entreprises.
3. Restreindre les autorisations aux emplacements d'entreprise attribués pour limiter l’accès des chefs des ventes aux emplacements d’entreprise auxquels ils sont affectés.
Facultatif : vous pouvez aussi lui accorder des autorisations supplémentaires, telles que Clients, Commandes, Commandes provisoires ou toute autre autorisation du personnel dont vous souhaitez que votre chef des ventes puisse disposer.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Inviter un utilisateur, puis ajoutez les adresses e-mail des utilisateurs auxquels vous voulez affecter ce rôle.
Dans la section Rôles et groupes, cliquez sur Attribuer, puis sur le rôle de chef des ventes que vous venez de créer.
Facultatif : s’il s’agit d’un rôle de type boutique, affectez les boutiques auxquelles vous voulez appliquer le rôle de chef des ventes et les autorisations, puis cliquez sur Terminé.

Configurer les autorisations pour les représentants commerciaux

Les représentants commerciaux sont souvent responsables d’un sous-ensemble d’entreprises et d’emplacements. Vous pouvez limiter leur vue dans votre interface administrateur Shopify afin d’afficher uniquement les informations pertinentes pour les emplacements d’entreprise auxquels ils sont affectés.

Étapes :

Connectez-vous à n’importe quelle boutique de votre organisation.
Accédez à Paramètres > Utilisateurs > Rôles.
Cliquez sur Ajouter un rôle.
Ajouter un nom pour le rôle.
Dans la section Autorisations, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un rôle organisation ou un rôle boutique. Les utilisateurs dotés du rôle organisation disposent des mêmes autorisations dans toutes les boutiques de votre organisation. Les utilisateurs dotés du rôle boutique disposent des autorisations dans les boutiques que vous sélectionnez.
Dans la section Autorisations, cliquez sur Entreprises, puis affectez le rôle aux autorisations suivantes :
1. Voir les entreprises.
2. Attribuer des employés aux emplacements d’entreprises.
3. Restreindre les autorisations aux emplacements d'entreprise attribués, pour limiter l’accès des représentants commerciaux aux emplacements d’entreprise auxquels ils sont affectés.
Facultatif : vous pouvez aussi attribuer des autorisations supplémentaires telles que Clients, Commandes et Commandes provisoires ou toute autre autorisation du personnel dont vous souhaitez que le représentant commercial puisse disposer.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Inviter un utilisateur, puis ajoutez les adresses e-mail des utilisateurs auxquels vous voulez affecter ce rôle.
Dans la section Rôles et groupes, cliquez sur Attribuer, puis sur le rôle de représentant commercial que vous venez de créer.
Facultatif : s’il s’agit d’un rôle de type boutique, affectez les boutiques auxquelles vous voulez appliquer le rôle de représentant commercial et les autorisations, puis cliquez sur Terminé.
Facultatif : répétez ces étapes pour toutes les boutiques de la section Boutiques pour lesquelles vous souhaitez que le membre du personnel dispose des autorisations accordables aux représentants commerciaux.

Affecter du personnel de vente à un emplacement d’entreprise

Les chefs des ventes, ou tout autre membre du personnel disposant de l’autorisation Attribuer des employés aux emplacements d’entreprises, peuvent attribuer des emplacements d’entreprise à un autre membre du personnel.

Lorsque vous sélectionnez Restreindre les autorisations aux emplacements d’entreprises attribués et que vous affectez un employé à un emplacement d’entreprise, l’employé peut uniquement accéder aux informations de l’emplacement d’entreprise auquel il est affecté sur les pages suivantes :

Clients
Commandes
Commandes provisoires
Entreprises

Aucune des autres pages de votre interface administrateur Shopify ne restreindra les informations par entreprise ou par emplacement d’entreprise. Le même employé peut être affecté à plusieurs emplacements d’entreprise. Vous pouvez affecter jusqu'à 10 employés de vente à chaque emplacement d’entreprise.

Étapes :

Connectez-vous à votre organisation et accédez à la boutique concernée.
Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Clients > Entreprises.
Cliquez sur l’entreprise à laquelle vous voulez affecter le personnel de vente.
Dans la section Emplacements, cliquez sur l’emplacement d’entreprise auquel vous souhaitez affecter du personnel de vente.
Dans la section Employés affectés, cliquez sur l’icône du crayon.
Sélectionnez les employés que vous souhaitez affecter à l’emplacement d’entreprise. Vous pouvez sélectionner plusieurs employés.
Cliquez sur Enregistrer.

Affecter en bloc des membres du personnel de vente à tous les emplacements d’entreprise

Vous pouvez affecter des employés à des emplacements d’entreprise en bloc.

Étapes :

Connectez-vous à votre organisation et accédez à la boutique concernée.
Dans votre interface administrateur Shopify, accédez à Clients > Entreprises.
Cliquez sur l’entreprise à laquelle vous souhaitez affecter un ou plusieurs membres du personnel de vente.
Cliquez sur Modifier les employés affectés.
Sélectionnez les employés que vous voulez affecter à tous les emplacements d’entreprise. Vous pouvez sélectionner plusieurs employés.
Cliquez sur Enregistrer.

Création de commandes et commandes provisoires par les équipes de vente

Après avoir configuré les autorisations des employés, votre équipe de vente peut se connecter et accéder à votre interface administrateur Shopify. Ils peuvent saisir les commandes par téléphone, par e-mail et en personne dans Shopify en utilisant des commandes provisoires.

Votre personnel de vente a accès à toutes les données sur les produits, les prix, les clients et le stock lorsqu’il crée des commandes provisoires dans votre interface administrateur Shopify. Il peut également vérifier si vous avez défini des règles commerciales qui s’appliquent aux commandes. Par exemple, si vous utilisez une application pour personnaliser les options d’expédition disponibles pour certains clients, ces personnalisations sont également utilisées pour les commandes provisoires.

Lorsque la commande est terminée et prête à être envoyée au client, votre employé peut cliquer sur Envoyer la facture pour informer le client de la facture et lui permettre de vérifier et de passer sa commande au moment du paiement.

En savoir plus sur l’utilisation des commandes provisoires pour saisir les commandes B2B.