Medewerkers beheren

Je kunt medewerkersaccounts aan je winkel toevoegen, zodat je teamleden verschillende taken binnen je Shopify-beheercentrum kunnen uitvoeren. Aan medewerkersaccounts kunnen specifieke machtigingen worden toegewezen, zodat je controle hebt over wat je medewerkers kunnen bekijken en doen in je Shopify-beheercentrum of Shopify POS. Extra medewerkersaccounts toevoegen is alleen beschikbaar met het Shopify-abonnement en hoger. De Basic Shopify- en Shopify Starter-abonnementen ondersteunen het toevoegen van medewerkersaccounts niet. Het aantal medewerkersaccounts dat je kunt toevoegen, is afhankelijk van de prijsstelling voor je winkel en de winkeleigenaar wordt niet meegeteld voor de beperkingen voor medewerkersaccounts.

Limieten voor medewerkersaccounts

Het maximale aantal medewerkersaccounts dat je kunt hebben, is afhankelijk van het Shopify-abonnement van je winkel. Hier is een overzicht van de beperkingen voor medewerkersaccounts voor elk abonnement:

• Pause and Build: 15 medewerkersaccounts.
• Shopify: 5 medewerkersaccounts.
• Advanced Shopify: 15 medewerkersaccounts.
• Shopify Plus: onbeperkte medewerkersaccounts.

De volgende plannen ondersteunen het toevoegen van medewerkersaccounts niet en deze plannen bevatten ook geen medewerkersaccounts:

• Basic Shopify: 0 medewerkersaccounts.
• Shopify Starter: 0 medewerkersaccounts.

Medewerkersaccounts en abonnementen

De Basic Shopify- en Shopify Starter-abonnementen bieden geen ondersteuning voor het toevoegen van medewerkersaccounts. Als je een van deze abonnementen hebt en de mogelijkheid nodig hebt om medewerkers toe te voegen, voer je een upgrade uit naar een hoger abonnement, zoals Shopify, Advanced Shopify of Shopify Plus.

Opmerking

Wanneer je je abonnement downgradet naar een abonnement met een lagere limiet op het aantal medewerkersaccounts, worden medewerkersaccounts opgeschort. Medewerkersaccounts worden opgeschort in deze volgorde:

1. Uitgenodigde gebruikers die de uitnodiging niet hebben geaccepteerd, te beginnen bij de meest recente uitnodiging.
2. Actieve medewerkers op basis van de laatste aanmeldingsdatum, te beginnen bij diegenen die al het langst inactief zijn.

Medewerkers hebben standaard geen machtigingen en moeten machtigingen krijgen. Er zijn een aantal acties waar alleen een winkeleigenaar de machtiging voor heeft. Overweeg zorgvuldig welke machtigingen je aan je medewerkers geeft. Maak om veiligheidsredenen slechts één medewerkerlogin per medewerker aan.

Let op

Met sommige machtigingen hebben medewerkers toegang tot privégegevens van de winkel en de klanten. Geef alleen de medewerkers die je het meest vertrouwt deze gevoelige machtigingen.

Je kunt gevoelige administratieve taken verdelen onder verschillende medewerkers, om te voorkomen dat het account van een van de medewerkers kwetsbaar wordt.

Moedig al je medewerkers aan om tweestapsverificatie in te schakelen voor hun account.

Medewerkerlogins helpen je medewerkers ook om specialistische hulp te krijgen. Shopify Support biedt advies en ondersteuning gebaseerd op de machtigingen die de medewerker heeft. Als je medewerker een medewerkersaccount heeft, kan Shopify Support specifieke ondersteuning bieden in alle delen van het beheercentrum waar de medewerker toegang tot heeft. Als je medewerker geen medewerkersaccount heeft, kan Shopify Support alleen algemeen advies geven.

Medewerkers toevoegen

Je kunt medewerkersaccounts toevoegen aan je Shopify-winkel om medewerkers als afzonderlijke gebruikers te laten inloggen. Je moet de winkeleigenaar zijn of de machtigingen voor Machtigingen bewerken en Medewerkers toevoegen en verwijderen hebben om medewerkers toe te voegen.

Als je medewerkers wilt toevoegen die kunnen inloggen bij je beheercentrum en bij Shopify POS om medewerkers toe te voegen die alleen de POS-app-medewerkers gebruiken, heb je ook de machtigingen voor Point of Sale-medewerkers beheren en de vereiste Shopify POS-machtigingen nodig.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op Medewerkers toevoegen.
3. Voer de volledige naam van de medewerker in zoals deze wordt weergegeven op een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs en zijn/haar e-mailadres.

4. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Selecteer welke machtigingen je de medewerker wilt geven.
   • Om de medewerker alle beschikbare machtigingen te geven, selecteer je Alles selecteren.

5. Klik op Uitnodiging verzenden.

De medewerker ontvangt een e-mailuitnodiging. Uitnodigingen om een login voor medewerkers aan te maken, vervallen na zeven dagen.

Medewerkers aanmaken

Nadat je een medewerker hebt toegevoegd, moet de medewerker je uitnodiging accepteren om de installatie van zijn of haar aanmelding te voltooien.

Stappen:

1. Klik in de uitnodigingsmail op Medewerkers aanmakenen klik vervolgens op Uitnodiging accepteren.

2. Optioneel: Voer de volgende gegevens in om een Shopify-account aan te maken:

   • e-mailadres
   • voornaam en achternaam
   • telefoonnummer (optioneel)
   • wachtwoord

3. Klik op Account maken.

Shopify POS-machtigingen verstrekken

Als je de winkeleigenaar bent of een medewerker met de machtiging Machtigingen beheren, kun je bestaande medewerkers toegang geven tot je Shopify-beheercentrum en Point of Sale (POS)-app.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van een medewerker.
3. Klik in de sectie Point of Sale-toegang op Toegang tot Point of Sale.
4. Selecteer in de lijst POS-rol de rol die je aan de medewerker wilt toewijzen.
5. Optioneel: als je een andere pincode wilt aanmaken dan de standaard pincode, klik je in het gedeelte PINCODE op Willekeurige pincode genereren of voer je een pincode in. Medewerkers gebruiken deze pincode om toegang te krijgen tot Shopify POS. Zorg ervoor dat je medewerkers weten wat hun pincode is.
6. Klik op Opslaan.

Je kunt ook rollen aanmaken en toewijzen aan je Shopify Point of Sale staff. Meer informatie over het beheren van Point of Sale staff.

Medewerkers beheren

Winkeleigenaren en medewerkers kunnen hun inloggegevens bewerken en een foto aan het account toevoegen wanneer ze met hun inloggegevens inloggen bij het Shopify-beheercentrum. Je kunt de gegevens alleen voor je eigen account bewerken.

Medewerkersmachtigingen bewerken

Je dient de winkeleigenaar te zijn of de machtiging Machtigingen bewerken te hebben om de machtigingen van andere medewerkers te kunnen bewerken. Welke machtigingen je voor andere medewerkers kunt bewerken, hangt af van de machtigingen die je hebt. In sommige gevallen kun je mogelijk geen medewerkersmachtigingen bewerken. Meer informatie over Machtigingen bewerken.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van een medewerker.

3. Doe een van de volgende dingen:

   • Selecteer de machtigingen die je aan de medewerker wilt geven.
   • Verwijder de machtigingen die je wilt verwijderen.
   • Om de medewerker alle beschikbare machtigingen te geven, selecteer je Alles selecteren.

4. Klik op Opslaan.

Medewerkersgegevens bijwerken

Je kunt altijd je eigen aanmeldingsgegevens wijzigen om je accountgegevens bij te werken.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op je winkelnaam en accountafbeelding.

2. Klik op account beheren.

3. Werk je accountgegevens bij.

4. Klik op Opslaan.

E-mailadressen van medewerkers bijwerken

Als je een Shopify-account gebruikt en je e-mailadres wijzigt, wordt je e-mailadres bijgewerkt voor alle winkels die aan je Shopify-account zijn gekoppeld:

• Als je het e-mailadres voor bestaande medewerkers wilt bijwerken, voeg je een nieuwe medewerker toe en voer je het nieuwe e-mailadres in.
• Als je het e-mailadres voor de winkeleigenaar wil bijwerken, voeg je een nieuwe medewerker toe en draag je het eigendom aan hem/haar over.

Apparaatmachtigingen van medewerkers intrekken

Als een bestaande medewerker een apparaat of applicatie gebruikt om toegang te krijgen tot je Shopify-winkel, maar het apparaat kwijtraakt, kun je de medewerker afmelden en vereisen dat hij of zij opnieuw inlogt. Dit kan helpen voorkomen dat onbekende gebruikers toegang krijgen tot je winkel.

Alleen de winkeleigenaar of een medewerker met de machtiging Toegangstokens voor andere medewerkers intrekken kan de machtigingen voor apparaten van medewerkers intrekken.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van een medewerker.
3. Klik op Toegang intrekken naast het apparaat of de toepassing.
4. Klik op Intrekken om te bevestigen.

Je medewerkers hebben geen toegang tot je winkel met dat apparaat zonder opnieuw in te loggen.

Het account van de medewerker deactiveren of heractiveren

Je kunt het account van een medewerker deactiveren, zodat diegene niet meer bij je winkel kan inloggen. Deactiveer ongebruikte aanmeldingsgegevens van medewerkers voor veiligheidsdoeleinden. Als je het account deactiveert van een medewerker die een secundaire Shopify Credit-kaarthouder is met actieve kaarten, worden die kaarten automatisch geblokkeerd en zijn ze niet meer bruikbaar.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van een medewerker.
3. Klik op Toegang opschorten.
4. Klik op Opschorten.

Je kunt het account van de medewerker op elk gewenst moment heractiveren door op Heractiveren te klikken. Als je het account van een medewerker die een secundaire Shopify Credit-kaarthouder met actieve kaarten is heractiveert, worden de kaarten automatisch ontgrendeld.

Het account van een medewerker uit je winkel verwijderen

Winkeleigenaren en medewerkers met de machtiging Medewerkers toevoegen en verwijderen kunnen het account van een medewerker uit een winkel verwijderen. Je kunt deze actie niet ongedaan maken. Als het account dat je wilt verwijderen door een of meer medewerkers wordt gedeeld, maak je eerst afzonderlijke medewerkersaccounts voor je actieve medewerkers aan.

Als je het account verwijdert van een medewerker die een secundaire Shopify Credit-kaarthouder is met actieve kaarten, worden die kaarten automatisch geannuleerd en zijn ze niet meer bruikbaar.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van een medewerker.
3. Om de medewerkers definitief uit je winkel te verwijderen, klik je op *Medewerkersnaam* verwijderen.
4. Voer het wachtwoord in voor het medewerkersaccount waarbij je bent ingelogd en klik vervolgens op Verwijderen.

Het account van de medewerker wordt permanent uit je winkel verwijderd en is niet langer beschikbaar in je Shopify-beheercentrum.

Een samenwerkingsaccount verwijderen

Je kunt een samenwerkingsaccount permanent uit je winkel verwijderen. Je kunt deze actie niet ongedaan maken.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van de samenwerker.
3. Klik op Samenwerkingsaccount verwijderen.
4. Voer je wachtwoord in en klik op Verwijderen.

Het samenwerkingsaccount wordt permanent uit je winkel verwijderd en is niet langer beschikbaar in het Shopify-beheercentrum. De naam en acties van de samenwerker worden nog steeds vermeld op relevante tijdlijnen, zoals het activiteitenlogboek van de winkel en de tijdlijn van de bestelling.

Vraag de samenwerker om de samenwerkersaanvraag opnieuw te verzenden als je een samenwerker weer toegang wil geven.

Eigendom van winkel overdragen

Shopify Plus

Met het volgende proces draag je het eigendom van één winkel over. Als je het eigendom van een winkel in een Shopify Plus-organisatie met meerdere winkels wilt overdragen, kun je dit doen via Organisatie-instellingen. Neem contact op met de Shopify Plus-ondersteuning als je het eigendom van een organisatie wilt overdragen.

De winkeleigenaar kan een andere medewerker kiezen als winkeleigenaar en het eigendom van de winkel aan diegene overdragen.

Overwegingen bij het overdragen van winkeleigendom

Bekijk de volgende overwegingen voordat je het winkeleigendom overdraagt:

• Je winkel kan slechts één winkeleigenaar tegelijk hebben. Alleen de winkeleigenaar heeft volledige toegang tot elk onderdeel van het Shopify-beheercentrum en kan de accountgegevens beheren. Als je een andere medewerker als winkeleigenaar kiest, verlies je deze onbeperkte toegang en kun je je machtigingen voor medewerkers in de toekomst niet meer beheren.
• Wanneer je een winkel verkoopt of cadeau doet aan een nieuwe eigenaar, vergeet dan niet de facturerings- en Shopify Payments-gegevens bij te werken als die zijn ingesteld. De nieuwe eigenaar moet de volgende stappen zo snel mogelijk na de overdracht doorlopen:
  • De factuurgegevens bijwerken. Dit is belangrijk om te voorkomen dat er kosten in rekening worden gebracht bij de betaalmethode van de oorspronkelijke eigenaar.
  • Neem contact op met Shopify Support en vraag of zij de bestaande Shopify Payments-gegevens naar hun eigen gegevens kunnen bijwerken. Dit is belangrijk voor de belasting.

Stappen:

1. Log in bij je winkel als de eigenaar van de winkel.

2. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.

3. Klik op Eigendom overdragen.

4. Voer het e-mailadres van de nieuwe winkeleigenaar in. Als de nieuwe winkeleigenaar geen bestaande medewerker is, moet je ook zijn naam invoeren.

5. Voer je wachtwoord in om de wijzigingen te bevestigen.

6. Klik op Winkel eigendom overdragen.

Inloggeschiedenis bekijken

Als winkeleigenaar of medewerker met de machtiging Machtigingen bewerken, kun je de inloggeschiedenis van medewerkers bekijken. Medewerkers kunnen ook hun individuele inloggegevens bekijken.

Het is verstandig om regelmatig de inloggeschiedenis van de medewerkers te bekijken om te controleren of er geen toegang is geweest vanaf onbekende ISP's, locaties of IP-adressen. Dit kan namelijk een teken zijn dat het account van de medewerker is gehackt.

Stappen:

1. Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Gebruikers en machtigingen.
2. Klik op de naam van een medewerker.
3. In het gedeelte Recente inloggeschiedenis kun je de vijf meest recente aanmeldingssessies bekijken en de volgende informatie over elke sessie:
   • date
   • IP-adres
   • ISP (internet service provider)
   • locatie van medewerker tijdens het inloggen;
   • webbrowser en besturingssysteemversie, die je kunt controleren door je cursor met de muis over het informatiesymbool te laten gaan.