Bestellingen annuleren, archiveren en verwijderen

Je kunt bestellingen annuleren, archiveren en verwijderen. Als je een bestelling annuleert, stop je een bestelling die in behandeling is. Als je een bestelling archiveert, betekent dit dat de bestelling is afgerond en dat je deze uit de lijst met openstaande bestellingen wilt verwijderen. Als je een bestelling verwijdert, verwijder je deze uit je Shopify-beheercentrum.

Een bestelling annuleren

Een bestelling annuleren betekent dat je de verwerking van de bestelling stopzet. Als een klant bijvoorbeeld een annulering aanvraagt of als je vermoedt dat de bestelling frauduleus is, kun je de bestelling annuleren om te voorkomen dat medewerkers of fulfilmentservices aan de bestelling blijven werken. Ook als een artikel weliswaar besteld maar niet beschikbaar is, kun je een bestelling annuleren.

Afhankelijk van de staat waarin de bestelling verkeert wanneer je deze annuleert, dien je mogelijk vervolgacties uit te voeren.

Annulering van een bestelling en vervolgacties

Status van de bestelling	Vervolgacties
Betaald, maar er zijn geen artikelen afgehandeld	Wanneer je de bestelling annuleert, zijn er twee terugbetalingsopties: Het volledige bedrag nu terugbetalen: er wordt automatisch een volledige terugbetaling naar je klant gestuurd. Deze optie is standaard geselecteerd. Later terugbetalen: je klant krijgt pas een terugbetaling wanneer je een bestelling annuleert. Je kunt tijdens het annuleringsproces geen gedeeltelijke terugbetaling doen, dus je kunt deze optie selecteren om een gedeeltelijke terugbetaling later uit te geven of om dit te onderzoeken voordat je een terugbetaling uitvaardigt. Om terugboekingen te voorkomen, doe je er goed aan niet-terugbetaalde bestellingen op te volgen. Als je een fulfilmentservice van een externe partij gebruikt, kan het nodig zijn dat je zelf de ontwikkelingen volgt. Als je een verzendlabel hebt gekocht voor deze bestelling, kun je het label ongeldig verklaren.
Afgehandeld maar betaling is niet geïnd	Als je een bestelling annuleert, kun je geen betaling innen. Gebruik de procedure voor retouren om te zorgen dat artikelen worden geretourneerd.
Niet betaald en niet afgehandeld	Archiveer de bestelling als deze niet automatisch is gearchiveerd.

Opmerking

Wanneer je een terugbetaling uitvoert, worden de creditcardtransactiekosten niet terugbetaald.

Nadat je een bestelling hebt geannuleerd, worden de gegevens over de artikelen die worden aangevuld en terugbetaald, opgeslagen in de Tijdlijn van de bestelling.

Wanneer je een bestelling annuleert, verandert de betalingsstatus als volgt:

• Als de betaling niet is vastgelegd, verandert de betalingsstatus in Ongeldig.
• Als de betaling volledig is terugbetaald, verandert de betalingsstatus in Terugbetaald.

Als je later een gedeeltelijke terugbetaling voor een geannuleerde bestelling uitbetaalt, verandert de betalingsstatus in Gedeeltelijk terugbetaald.

Als een bestelling de status Betaling in behandeling heeft, kun je deze mogelijk niet annuleren. Meer informatie over bestellingen met in behandeling zijnde betalingen.

Stappen

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling die je wilt annuleren.

3. Klik op*Meer acties* > Bestelling annuleren.

4. Kies in de sectie Terugbetaling hoe je de terugbetaling wilt doen:

   • Selecteer Nu als je nu een volledige terugbetaling wilt uitgeven.
   • Selecteer Later als je later wilt terugbetalen.

5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Reden voor annulering de reden waarom de bestelling is geannuleerd.

6. Optioneel: Voer in het veld Opmerking van medewerker een interne notitie in over de annulering van de bestelling.

7. Optioneel: Selecteer Voorraad aanvullen om de terugbetaalde artikelen weer in de voorraad op te nemen.

8. Optioneel: Selecteer Een melding versturen naar de klant om je klant te laten weten dat de bestelling is geannuleerd.

9. Klik op Bestelling annuleren.

Bestellingen handmatig archiveren

De meeste bestellingen die je hebt afgerond worden automatisch gearchiveerd, maar je kunt bestellingen ook handmatig archiveren als dat nodig is. Als je automatisch archiveren hebt uitgeschakeld, kun je de weergave van je openstaande bestellingen overzichtelijk houden door bestellingen handmatig te archiveren.

Standaard worden de volgende bestellingen automatisch gearchiveerd:

• bestellingen die zijn betaald en afgehandeld
• bestellingen die volledig zijn terugbetaald
• bestellingen die gedeeltelijk zijn terugbetaald, afgehandeld en waarvoor geen saldo is verschuldigd

Opmerking

Als je bestellingen niet automatisch worden gearchiveerd, kun je De bestelling automatisch archiveren inschakelen in de sectie Bestellingsverwerking van de Checkout-instellingen in het Shopify-beheercentrum.

Gearchiveerde bestellingen worden weergegeven in de weergave met gesloten bestellingen.

Stappen

Desktop

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de pagina Bestellingen op het nummer van de bestelling die je wilt archiveren.

3. Klik op Meer acties en klik vervolgens op Bestellingen archiveren.

iPhone

1. Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
2. Tik op de bestelling die je wilt archiveren.
3. Tik op ....
4. Tik op Bestelling archiveren.

Android

1. Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
2. Tik op de bestelling die je wilt archiveren.
3. Tik op ⋮.
4. Tik op Bestelling archiveren.

De bestelstatus is Gearchiveerd.

Je kunt ook een bulkactie uitvoeren om meerdere bestellingen te archiveren of uit het archief te halen.

Een bestelling verwijderen

Verwijderde bestellingen worden verwijderd uit je Shopify-beheercentrum en worden niet langer bijgehouden in rapporten. Alleen de volgende soorten bestellingen kunnen worden verwijderd:

• bestellingen die zijn betaald met een handmatige betaalmethode
• bestellingen die als concept zijn gestart en vervolgens als betaald zijn gemarkeerd
• testbestellingen die zijn betaald met de Bogus Gateway of met Shopify Payments in de testmodus;
• bestellingen die zijn geïmporteerd via de Shopify API

Opmerking

Je kunt een bestelling pas verwijderen nadat deze is gearchiveerd of geannuleerd. Bestellingen waarvan de betaling is verwerkt via Shopify POS of de online checkout of die met een cadeaubon zijn betaald, kunnen worden gearchiveerd, maar niet verwijderd.

Als je een verzendlabel hebt gekocht voor de bestelling maar deze niet hebt gebruikt, verklaar je het label ongeldig voordat je de bestelling verwijdert.

Stappen

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op een gearchiveerde of geannuleerde bestelling.

3. Klik op Bestelling verwijderen en daarna nogmaals op Bestelling verwijderen om dit te bevestigen.