Retouren en omruilingen aanmaken

Je kunt retouren rechtstreeks vanuit je Shopify-beheercentrum maken en beheren. Wanneer je een retourzending aanmaakt, kun je je verzendinformatie over retouren van klanten verzenden, zoals verzendinstructies of retourlabels, en de geschatte terugbetaling bekendmaken. Je kunt ook ruilartikelen toevoegen aan een retour en klanten een manier bieden om te betalen wanneer een saldo is verschuldigd. Door omruilen aan te bieden, kun je inkomsten behouden en misschien zelfs omzet verhogen via upsells.

Nadat je de geretourneerde artikelen hebt ontvangen en geïnspecteerd, kun je een terugbetaling uitvoeren, de desbetreffende artikelen herbevoorraden en ruilartikelen afhandelen.

Alleen als je de winkeleigenaar bent of de machtiging Bestellingen hebt, kun je retouren aanmaken. Meer informatie over medewerkersmachtigingen.

Aandachtspunten bij het aanmaken van retouren en het omruilen van artikelen

Lees de volgende aandachtspunten voordat je een retour aanmaakt:

• Je kunt alleen een retourzending aanmaken voor afgehandelde artikelen die niet zijn terugbetaald.
• Aangepaste artikelen mogen niet worden omgeruild.
• Je kunt geen ruilartikelen toevoegen aan bestellingen met douanerechten, maar je kunt wel een retour aanmaken voor bestellingen met douanerechten.
• Kortingen op bestelniveau kunnen niet worden toegepast op ruilartikelen, maar je kunt wel een productkorting aan ruilartikelen toevoegen.

Inzicht in retourneringsfinanciën

Wanneer je een retour aanmaakt, wordt het verwachte financiële resultaat voor je berekend. Als je retourkosten gebruikt of ruilartikelen toevoegt, wordt de waarde van deze verkopen automatisch toegepast op de retourartikelen. Afhankelijk van het verschil in waarde kun je een terugbetaling doen of een betaling van de klant innen. Nadat een retour is aangemaakt, wordt het totaal van de bestelling bijgewerkt om deze wijzigingen weer te geven, en wordt in de bestelling weergegeven of een terugbetaling aan de klant is verschuldigd of een saldo aan jou is verschuldigd. Jij controleert wanneer terugbetalingen worden uitgegeven en kunt wachten tot de retourartikelen zijn ontvangen.

Nadat je een retour met ruilartikelen hebt aangemaakt, ontvangt je klant een e-mail waarin staat welke artikelen hij of zij bij de omruiling ontvangt en welke artikelen moeten worden teruggestuurd. Als je klant jou nog moet betalen voor de ruilartikelen, kan hij of zij naar de checkout gaan en het resterende saldo rechtstreeks vanuit de e-mail betalen.

In de volgende tabel zie je hoe de geldstromen lopen bij retourneren en omruilen, en wat je in specifieke situaties kunt doen:

Geldstromen bij omruilingen

Situatie	Actie
Je bent de klant geld verschuldigd voor een retour of omruiling waarbij de nieuwe artikelen goedkoper zijn dan de retourartikelen.	Je betaalt het verschil terug aan je klant.
De klant is jou geld verschuldigd voor een retour of omruiling waarbij nieuwe artikelen en vergoedingen duurder zijn dan de geretourneerde artikelen.	Je kunt het geld innen door een retourmelding te sturen met een betaallink, een factuur te sturen, de betaling vast te leggen of de bestelling als betaald te markeren.
Nieuwe artikelen en retourartikelen hebben dezelfde waarde, je kunt ze gewoon omruilen.	Er is geen actie vereist. De betaling voor de retourartikelen wordt toegepast op de nieuwe artikelen.

Een retour aanmaken

Je kunt een retour aanmaken vanuit je Shopify-beheercentrum. Wanneer je een retour aanmaakt, kun je ook ruilartikelen toevoegen. Nadat je een retour met ruilartikelen hebt aangemaakt, worden de ruilartikelen automatisch gepauzeerd.

Wanneer je een retourzending aanmaakt, worden de retour- en herbevoorradingskosten weergegeven op basis van je retourregels. Je kunt ook de retourkosten voor een specifieke retourzending bewerken. De herbevoorradingskosten kunnen worden bewerkt per retourzending of per artikel, maar de verzendkosten voor retourzendingen kunnen alleen per retourzending worden bewerkt.

Stappen:

Desktop

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling die je wilt retourneren.

3. Klik op Retourneren.

4. Voer in de sectie Retourartikelen selecteren het aantal artikelen in dat je wilt retourneren en selecteer vervolgens een reden voor retour.

5. Optioneel: Voer de volgende stappen uit om herbevoorradingskosten of verzendkosten voor een retourzending te bewerken:

   1. Klik in de sectie Overzicht op Herbevoorradingskosten of op Retourzending.
   2. Voer nieuwe herbevoorradingskosten of retourzending in.
   3. Klik op Opslaan.
   4. Optioneel: Je kunt ook de herbevoorradingskosten van één retourartikel bewerken door op de kosten onder het artikel te klikken.

6. Optioneel: Volg de volgende stappen om ruilartikelen aan een retour toe te toevoegen:

   1. Klik in de sectie Artikelen omruilen op Producten toevoegen.
   2. Selecteer de ruilartikelen en klik op Gereed.
   3. Optioneel: Voer de volgende stappen uit als je een productkorting wilt geven bij ruilartikelen:
      1. Klik op Korting toepassen naast de prijs van het ruilartikel.
      2. Voer het type korting, de waarde van de korting en de reden voor de korting in.
      3. Klik op Toepassen.

7. Selecteer in het gedeelte Verzendopties voor retours een van de volgende opties:

   • Selecteer Een retourlabel aanmaken in Shopify om een retourverzendlabel aan te maken voor je klant. Dit is alleen mogelijk als je hoofdlocatie en het verzendadres van je klant zich allebei in de Verenigde Staten bevinden.
   • Selecteer Retourlabel uploaden om een bestaand retourverzendlabel voor de klant aan te maken. Upload een PDF- of JPEG-bestand voor het verzendlabel of voeg een retourlabel-URL toe. Je kunt ook een trackingnummer en vervoerder invoeren.
   • Selecteer Geen verzending nodig om een retour aan te maken zonder informatie over de retourzending.

8. Klik op Retourzending maken.

iPhone

1. Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
2. Tik op de bestelling die je wilt retourneren.
3. Tik op ... en tik vervolgens op Retour.
4. Voer in de sectie Retourartikelen selecteren het aantal artikelen in dat je wilt retourneren en selecteer vervolgens een reden voor retour.

5. Optioneel: Voer de volgende stappen uit om herbevoorradingskosten of verzendkosten voor een retourzending te bewerken:

   1. Tik in de sectie Overzicht op Herbevoorradingskosten of op Retourzending.
   2. Voer nieuwe herbevoorradingskosten of retourzending in.
   3. Tik op Gereed.

6. Optioneel: Volg de volgende stappen om ruilartikelen aan een retour toe te toevoegen:

   1. Tik in de sectie Artikelen omruilen op Producten toevoegen.
   2. Selecteer de ruilartikelen en tik dan op Gereed.
   3. Optioneel: Voer de volgende stappen uit als je een productkorting wilt geven bij ruilartikelen:
      1. Tik op Korting toepassen naast de prijs van het ruilartikel.
      2. Voer het type korting, de waarde van de korting en de reden voor de korting in.
      3. Tik op Gereed.

7. Selecteer in het gedeelte Verzendopties voor retours een van de volgende opties:

   • Selecteer Een retourlabel aanmaken in Shopify om een retourverzendlabel aan te maken voor je klant. Dit is alleen mogelijk als je hoofdlocatie en het verzendadres van je klant zich allebei in de Verenigde Staten bevinden.
   • Selecteer Retourlabel uploaden om een bestaand retourverzendlabel voor de klant aan te maken. Upload een PDF- of JPEG-bestand voor het verzendlabel of voeg een retourlabel-URL toe. Je kunt ook een trackingnummer en vervoerder invoeren.
   • Selecteer Geen verzending nodig om een retour aan te maken zonder informatie over de retourzending.

8. Tik op Retourzending aanmaken.

Android

1. Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
2. Tik op de bestelling die je wilt retourneren.
3. Tik op ... en tik vervolgens op Retour.
4. Voer in de sectie Retourartikelen selecteren het aantal artikelen in dat je wilt retourneren en selecteer vervolgens een reden voor retour.

5. Optioneel: Voer de volgende stappen uit om herbevoorradingskosten of verzendkosten voor een retourzending te bewerken:

   1. Tik in de sectie Overzicht op Herbevoorradingskosten of op Retourzending.
   2. Voer nieuwe herbevoorradingskosten of retourzending in.
   3. Tik op Gereed.

6. Optioneel: Volg de volgende stappen om ruilartikelen aan een retour toe te toevoegen:

   1. Tik in de sectie Artikelen omruilen op Producten toevoegen.
   2. Selecteer de ruilartikelen en tik dan op Gereed.
   3. Optioneel: Voer de volgende stappen uit als je een productkorting wilt geven bij ruilartikelen:
      1. Tik op Korting toepassen naast de prijs van het ruilartikel.
      2. Voer het type korting, de waarde van de korting en de reden voor de korting in.
      3. Tik op Gereed.

7. Selecteer in het gedeelte Verzendopties voor retours een van de volgende opties:

   • Selecteer Een retourlabel aanmaken in Shopify om een retourverzendlabel aan te maken voor je klant. Dit is alleen mogelijk als je hoofdlocatie en het verzendadres van je klant zich allebei in de Verenigde Staten bevinden.
   • Selecteer Retourlabel uploaden om een bestaand retourverzendlabel voor de klant aan te maken. Upload een PDF- of JPEG-bestand voor het verzendlabel of voeg een retourlabel-URL toe. Je kunt ook een trackingnummer en vervoerder invoeren.
   • Selecteer Geen verzending nodig om een retour aan te maken zonder informatie over de retourzending.

8. Tik op Retourzending aanmaken.

Retourartikelen weer in de voorraad opnemen

Nadat je de retourartikelen hebt ontvangen, kun je ze inspecteren en weer in de voorraad opnemen. Wanneer je retourartikelen op je mobiel herbevoorraadt, kun je alle artikelen maar op één locatie herbevoorraden.

Stappen:

Desktop

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waarvan je de retourartikelen weer in de voorraad wilt opnemen.

3. Klik in de sectie Retour wordt uitgevoerd op Herbevoorraden.

4. Selecteer de artikelen die je wilt herbevoorraden.

5. Selecteer in de sectie Herbevoorradingslocatie een locatie waar je de artikelen wilt herbevoorraden.

6. Klik op Artikelen aanvullen.

iPhone

1. Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
2. Tik op de bestelling waarvan je de retourartikelen weer in de voorraad wil opnemen.
3. Tik in de sectie Retour wordt uitgevoerd op Alles herbevoorraden of op Resterende artikelen herbevoorraden. De optie Resterende artikelen herbevoorraden wordt weergegeven bij gedeeltelijk herbevoorrade bestellingen.
4. Optioneel: Als je retourartikelen op een specifieke locatie wilt herbevoorraden, tik je op de locatie en selecteer je een locatie waar je retourartikelen wilt herbevoorraden.
5. Tik op Alles herbevoorraden of op Resterende artikelen herbevoorraden.

Android

1. Tik in de Shopify-app op Bestellingen.
2. Tik op de bestelling waarvan je de retourartikelen weer in de voorraad wil opnemen.
3. Tik in de sectie Retour wordt uitgevoerd op Alles herbevoorraden of op Resterende artikelen herbevoorraden. De optie Resterende artikelen herbevoorraden wordt weergegeven bij gedeeltelijk herbevoorrade bestellingen.
4. Optioneel: Als je retourartikelen op een specifieke locatie wilt herbevoorraden, tik je op de locatie en selecteer je een locatie waar je retourartikelen wilt herbevoorraden.
5. Tik op Alles herbevoorraden of op Resterende artikelen herbevoorraden.

Ruilartikelen verwerken en afhandelen

Nadat je je retourartikelen hebt gecontroleerd en aangevuld, moet je de ruilartikelen verwerken en afhandelen. Ruilartikelen worden automatisch gepauzeerd in afwachting van de retourbezorging, maar de afhandeling kan op elk moment worden vrijgegeven. Nadat je de ruilartikelen hebt afgehandeld, krijgt je klant een e-mailmelding. Klanten kunnen ook hun besteloverzicht en bestelstatus controleren vanuit het klantaccount.

De volgorde van de volgende stappen hangt af van de manier waarop dit in jouw bedrijf is geregeld.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waar je ruilartikelen voor wil afhandelen.

3. Optioneel: Je retourartikelen herbevoorraden.

4. Ga naar de sectie Gepauzeerd en klik op Fulfilment vrijgeven. Ruilartikelen worden ter referentie ook in de sectie Retour wordt uitgevoerd weergegeven.

5. In de sectie Openstaand handel je de ruilartikelen op dezelfde manier af als wanneer je normale bestellingen afhandelt.

6. Voer een terugbetaling uit of in een betaling, afhankelijk van de aanpassing aan je bestelling:

   • Als je de klant geld verschuldigd bent, doe je een terugbetaling.
   • Als je klant jou geld verschuldigd is, klik je op Betaling innen en selecteer je hoe je de betaling wilt innen.

Een terugbetaling doen voor retourartikelen

Nadat je de retourartikelen hebt ontvangen, kun je ze inspecteren en daarna een terugbetaling doen aan je klant.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waar je een terugbetaling voor wil uitvoeren.

3. Klik in de sectie Retour wordt uitgevoerd op Terugbetaling.

4. Stel de hoeveelheid in van de artikelen die je wilt terugbetalen.

5. Optioneel: Vink het selectievakje Een melding versturen naar de klant uit als je geen e-mail naar je klant wilt sturen wanneer je de terugbetaling uitvoert. Deze optie is standaard ingeschakeld.

6. Klik op Terugbetalen om de bestelling van de klant terug te betalen.

Retourartikelen uit een retourzending verwijderen

Als je klant geen retourpakket stuurt of als er een artikel ontbreekt in een retourzending, kun je dat artikel uit een retourzending verwijderen. Nadat je een retourartikel hebt verwijderd, wordt het saldo van de bestelling gecorrigeerd.

Je kunt geen terugbetaalde of weer in de voorraad opgenomen artikelen uit een retourzending verwijderen.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waaruit je artikelen wilt verwijderen.

3. Klik in de sectie Retour wordt uitgevoerd op ....

4. Klik op Retourartikelen verwijderen.

5. Selecteer de artikelen die je uit een retourzending wilt verwijderen.

6. Klik op Artikel verwijderen en nogmaals op Artikel verwijderen om te bevestigen.

Een retour annuleren

Als je per ongeluk een retour hebt gemaakt of je klant van gedachten is veranderd over het aanvragen van een retour, kun je de retour annuleren. Als je een retourzending met ruilartikelen wil annuleren, moet je een retourzending annuleren en daarna de bestelling bewerken om de niet-afgehandelde ruilartikelen te verwijderen.

Je kunt een retour alleen in de volgende gevallen annuleren:

• De retour is niet terugbetaald.
• De retour is niet op voorraad.
• De retour is open en niet gemarkeerd als geretourneerd.
• De retourzending heeft geen Shopify Shipping-retourlabel.
• De fulfilment voor de retour is niet geannuleerd.

Nadat je een retour hebt geannuleerd, kun je deze niet heropenen, maar je kunt wel een nieuwe retour aanmaken.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling voor de retour die je wilt annuleren.

3. Klik op de kaart Retour wordt uitgevoerd op ... en daarna op Retour annuleren.

4. Klik ter bevestiging op Retour annuleren.

Een retour openen

Als je andere taken hebt om te voltooien voor een retour, kun je een retour openen.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling voor de retour die je wilt openen.

3. Klik op de kaart Geretourneerd op … en daarna op Retour openen.

Een retour sluiten

Nadat je alle openstaande taken voor de retour hebt voltooid, kun je de retour sluiten. De retour wordt automatisch gesloten wanneer elk artikel wordt terugbetaald en aangevuld. Als je artikelen ruilt, hoef je niet elk artikel terug te betalen, tenzij je de klant nog geld schuldig bent. De retour wordt automatisch gesloten nadat elk artikel weer in de voorraad is opgenomen.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op de bestelling waarvoor je een retour wilt sluiten.

3. Klik op de kaart Retour wordt uitgevoerd op ... en daarna op Retour sluiten.

Bestellingen filteren op retourstatus

Je kunt de bestellingen op de pagina Bestellingen filteren op retourstatus.

Stappen:

1. Ga vanuit het Shopify-beheercentrum naar Bestellingen.

2. Klik op het tabblad Open om alle openstaande bestellingen weer te geven.

3. Klik op Filters.

4. Klik op Filter selecteren en selecteer daarna Retourstatus.

5. Klik op Waarde selecteren en selecteer Retour wordt uitgevoerd of Geretourneerd om de geretourneerde bestellingen weer te geven.