Wymagania dotyczące korzystania z usługi Shopify Payments w Kanadzie

Przed rozpoczęciem korzystania z usługi Shopify Payments w Kanadzie musisz poznać wymagania dotyczące danych osobowych. Wymagania te mają na celu zapewnienie zgodności z przepisami i zapobieganie przestępstwom finansowym. W tym artykule znajdziesz opis celu gromadzenia danych osobowych, przykłady akceptowanych dokumentów oraz wskazówki na temat zapewniania zgodności dokumentacji z niezbędnymi kryteriami.

Przegląd wymagań dotyczących usługi Shopify Payments w Kanadzie

Aby można było korzystać z Shopify Payments w Kanadzie, musisz upewnić się, że spełniasz następujące wymagania:

• Kwalifikujące się typy firm: Niektóre typy firm i usług nie są uprawnione do korzystania z Shopify Payments. Aby ustalić, czy Twoja firma jest uprawniona, zapoznaj się z listą zabronionych typów działalności dla Kanady wymienionych w Warunkach świadczenia usług Shopify Payments.

• Wymagania dotyczące konta bankowego: Twoje konto bankowe musi spełnić następujące wymagania, zanim będzie można je połączyć z usługą Shopify Payments:

  • Konto bankowe to rachunek bieżący w banku w Kanadzie.
  • Jeśli walutą wypłaty jest CAD, konto bankowe musi być prowadzone w walucie CAD.
  • Jeśli walutą wypłaty jest USD, konto bankowe musi być prowadzone w walucie USD, w kanadyjskiej lub amerykańskiej instytucji finansowej.
  • Konto bankowe kwalifikuje się do przelewów ACH (Automatyczna Izba Rozliczeniowa).

• Wymagania dotyczące danych osobowych: Aby zachować zgodność z wymogami regulacyjnymi i zapobiegać przestępstwom finansowym, musisz podać informacje o sobie i swojej firmie. Obejmują one dane dotyczące osoby tworzącej konto Shopify Payments, powiązanej firmy oraz osób, które są właścicielami lub kontrolują firmę. Dokumentacja powinna być klarowna, poprawna, aktualna i wolna od błędów i literówek.

Cel gromadzenia danych osobowych

Gromadzenie danych osobowych jest niezbędne w celu identyfikacji sprzedawców korzystających z usługi Shopify Payments i spełnienia wymogów prawnych. Pomaga zapobiegać praniu brudnych pieniędzy, finansowaniu terroryzmu i innym przestępstwom finansowym. Ze względu na zmienność przepisów firma Shopify i jej partnerzy mogą poprosić Cię o dodatkowe informacje w celu zapewnienia zgodności z przepisami. Takie weryfikacje mogą mieć miejsce w dowolnym momencie w okresie ważności Twojego konta Shopify Payments.

Wymagane informacje

Dane osobowe, które Shopify musi gromadzić, różnią się w zależności od kraju. W przypadku Kanady zazwyczaj wymagane są następujące dane:

• Osoba fizyczna tworząca konto Shopify Payments.
• Firma powiązana z kontem Shopify Payments.
• Osoby fizyczne, które faktycznie posiadają lub kontrolują firmę, np. właściciel firmy lub członek zarządu uprawniony do składania podpisów w imieniu firmy.

Akceptowalne typy dokumentów

Aby ułatwić proces weryfikacji, musisz dostarczyć określone dokumenty pozwalające potwierdzić Twoje dane osobowe, a w niektórych przypadkach także informacje o firmie. Dla osób fizycznych i firm w Kanadzie akceptowalne są poniższe typy dokumentów.

Dokumenty tożsamości

• Paszport: jest to preferowany dokument tożsamości, jeśli jest dostępny
• Prawo jazdy: wymagane są zdjęcia przodu i tyłu
• Karta stałego rezydenta
• Dowód tożsamości ze zdjęciem ważny na terenie prowincji lub terytorium: wymagane są zdjęcia przodu i tyłu
• Certyfikat pochodzenia indiańskiego

 Dokumenty adresowe

• Prawo jazdy: wymagane są zdjęcia przodu i tyłu
• Dowód tożsamości ze zdjęciem ważny na terenie prowincji lub terytorium: wymagane są zdjęcia przodu i tyłu
• Wyciąg z konta bankowego
• Rachunek za usługi użyteczności publicznej
• Wyciąg z konta inwestycyjnego
• Deklaracja podatku od nieruchomości
• Dokumenty ubezpieczeniowe

Dokumenty firmy/podmiotu

Aby zweryfikować dane firmy lub podmiotu, należy przesłać dokument wydany przez rząd, zawierający nazwę podmiotu prawnego, numer firmy (BN) i adres firmy. Poniżej przedstawiono kilka przykładów typowych dokumentów:

• Obowiązujące pisma lub dokumenty od władz miejskich, prowincjonalnych, terytorialnych lub federalnych
  
• Zawiadomienie Kanadyjskiego Urzędu Skarbowego o oszacowaniu lub ponownym oszacowaniu (musi być datowane w ciągu ostatnich 12 miesięcy)
• Raporty federalne dotyczące profilu firmy
  
• Rejestracja spółki cywilnej lub umowy

W przypadku zarejestrowanych organizacji charytatywnych wymagane może być przedłożenie poniższej dokumentacji:

• Zawiadomienie o rejestracji organizacji charytatywnej wydane przez urząd Canadian Revenue Agency
• Deklaracja informacyjna dotycząca organizacji charytatywnej (formularz T3010)
• Raport zawierający podstawowe informacje o zarejestrowanej organizacji charytatywnej
• Dokument wydany przez urząd Canada Revenue Agency potwierdzający status rejestracji

Dokumentacja relacji

Uwaga

Jeśli dodasz dyrektora do swojego konta Shopify Payments, podane informacje o dyrektorze muszą być zgodne z informacjami w przesłanych dokumentach. Jeśli dyrektor jest wymieniony w Twojej dokumentacji, ale nie jest dodany do Twojego konta Shopify Payments, musisz dodać tego dyrektora do swojego konta. Przypisz rolę dyrektora tylko do osób, które są wymienione jako dyrektorzy w Twojej dokumentacji.

Aby zweryfikować kierownictwo firmy lub podmiotu, należy przedłożyć dokument wydany przez rząd, który zawiera nazwę podmiotu prawnego i nazwiska wszystkich dyrektorów. Poniżej przedstawiono kilka przykładów typowych dokumentów:

• Obowiązujące pisma lub dokumenty od władz miejskich, prowincjonalnych, terytorialnych lub federalnych
• Raporty federalne dotyczące profilu firmy
• Umowa spółki, na przykład formularz 1
• Zawiadomienie o zmianie dyrektorów, takie jak formularz 6, formularz 4006 lub formularz 3006

W niektórych prowincjach obowiązują wersje dokumentacji profilu przedsiębiorstwa, które są specyficzne dla danego regionu. Przesyłając te dokumenty, należy upewnić się, że zawierają one nazwę firmy i nazwiska dyrektorów. Poniżej przedstawiono kilka przykładów dokumentów obowiązujących w poszczególnych prowincjach:

• Ontario — raport dotyczący profilu firmy
• Quebec — dokumenty rejestru przedsiębiorstw
• Kolumbia Brytyjska — podsumowanie firmy
• Alberta — dokumenty rejestracyjne przedsiębiorstwa

W przypadku organizacji non-profit i zarejestrowanych organizacji charytatywnych może być wymagane przedłożenie następującej dokumentacji:

• Protokoły/uchwały z posiedzeń zarządu (muszą być datowane w ciągu 12 miesięcy)
• Uchwały zarządu dotyczące otwarcia konta

Zapewnienie zgodności dokumentacji z kryteriami

Przekazywane dokumenty powinny spełniać niezbędne kryteria. Skorzystaj z poniższych wytycznych, aby zapewnić zgodność z kryteriami:

• Prawidłowość i ważność: Informacje zawarte w dokumentach powinny być prawidłowe i ważne.
• Przejrzystość i czytelność: Upewnij się, że dokumenty są klarowne, a ich rozmiar zapewnia ich czytelność.
• Kompletność: Podaj wszystkie niezbędne dane i upewnij się, że wszystkie informacje są widoczne. Jeśli dokument został przycięty, upewnij się, że wszystkie istotne informacje pozostają widoczne w ramce.
• Spójność: Upewnij się, że informacje zawarte w dokumentach są spójne z informacjami dostarczonymi podczas procesu konfiguracji konta.
• Waluta: Zadbaj, by dokumenty były aktualne i miały możliwie najpóźniejszą datę.
• Bezbłędność: Sprawdź dwukrotnie dokumenty pod kątem błędów lub literówek
• Unikaj kopii: Jeśli to możliwe, prześlij oryginalne dokumenty i unikaj ich skanowania lub kopiowania. Jeśli dokumenty zostały wydane w formie cyfrowej, prześlij oryginalny, niezmieniony plik PDF.

Sprawozdawczość podatkowa

Jako sprzedawca musisz przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów, w tym regulacji dotyczących sprawozdawczości podatkowej. W zależności od jurysdykcji, korzystanie z Shopify Payments może również zobowiązywać do zgłaszania sprzedaży do lokalnych organów podatkowych.