Inkooporders
De Stocky-app helpt je bij het verwerken, bewerken en ontvangen van inkooporders (PO).
Op deze pagina
Een inkooporder aanmaken
Als je een PO maakt met behulp van een suggestie van Stocky, moet je het aantal dagen kiezen dat overeenkomt met het aantal dagen dat je voorraad aangevuld moet blijven. PO's kunnen op een later moment in het proces opnieuw worden aangemaakt.
- Stap 1: een inkooporder openen
- Stap 2: een inkooporder bewerken
- Stap 3: kortingen toevoegen aan een inkooporder
- Stap 4: een inkooporder verzenden
- Stap 5: een inkooporder bevestigen
Stap 1: een inkooporder openen
- Klik in Stocky op Aankopen.
- Klik op Inkooporder maken.
- Selecteer in de vervolgkeuzelijst voor welke verkoper of leverancier de inkooporder is.
-
Afhankelijk van of je een verkoper of leverancier hebt geselecteerd, volg je een van de volgende stappen:
- Als je Verkoper kiest, selecteer je in de vervolgkeuzelijst voor welke verkoper de inkooporder is.
- Als je Leverancier kiest, selecteer je in de vervolgkeuzelijst voor welke leverancier de inkooporder is. Een leverancier is een groep verkopers. Maak eerst een nieuwe leverancier aan als je een inkooporder voor meerdere verkopers wil aanmaken.
Kies het generatietype voor de inkooporder in de vervolgkeuzelijst Genereren. Je kunt een lege inkooporder of een inkooporder op basis van de suggestie van Stocky genereren.
Optioneel: Gebruik Voorstellen voor (dagen) om het aantal dagen in te voeren dat je wil dat de nieuwe voorraad meegaat als je ervoor kiest om de inkooporder te genereren op basis van de suggesties van Stocky.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst Locatie om voorraad te ontvangen de locatie waar je de inkooporder wil laten bezorgen.
Optioneel: Gebruik Prognose baseren op om te selecteren hoe je wil dat Stocky de inkooporder genereert als je ervoor kiest om de inkooporder te genereren op basis van de suggesties van Stocky.
Selecteer Inkooporder aanmaken.
Stap 2: producten toevoegen aan een inkooporder
Je kunt artikelen van een inkooporder toevoegen, bewerken of verwijderen, of de vraagprognose-opties wijzigen.
Wanneer je klaar bent met het kiezen van de criteria voor de vraagprognose van Stocky, selecteer je Regenereren om de inkooporder te vernieuwen met de bijgewerkte prognose.
Als je ervoor kiest om een inkooporder aan te maken op basis van de vraagprognose van Stocky, controleer je de voorraadsuggesties van Stocky. Gebruik het formulier Producten toevoegen om een artikel handmatig toe te voegen aan de inkooporder.
Je kunt de volgende gegevens van producten bewerken:
- Schap: voeg een schapnaam of -nummer toe.
- Gangpad: voeg een gangpadnaam of -nummer toe.
- Prijs (basis): bewerk de kostprijs voor een of alle varianten voor dit product.
- Hoeveelheid: bewerk het aantal van elke variant dat je in de inkooporder wil hebben.
Stap 3: betaal- en verzendgegevens bewerken voor een inkooporder
Bewerk in het formulier voor betaal- en verzendgegevens de volgende secties die van toepassing kunnen zijn op de inkooporder:
- Betaalgegevens
- Bezorgadres
- Factuurnummer
- Bestelnr. leverancier
- Ontvangstlocatie (de locatie waar je de inkooporder naar wil verzenden)
- Datums (inkooporder-, factuur-, verwachte leverings-, verzend- en annuleringsdatum)
- Opmerkingen (zoals naam medewerker, leveranciersinformatie of een reden)
Stap 4: kortingen toevoegen aan een inkooporder
Je kunt een korting toevoegen aan een inkooporder.
Stappen
- Klik naast het veld voor het zoeken van producten op Nieuw > Overige.
- Voer het kortingsbedrag in het veld Kostprijs in.
- Optioneel: Selecteer een belastingtype en voeg een beschrijving toe.
- Voer in het veld Hoeveelheid
1
in. - Klik op Toevoegen.
Stap 5: een inkooporder verzenden
Er zijn meerdere manieren om een PO naar een leverancier te verzenden:
- Vanuit Stocky: je kunt de inkooporder rechtstreeks vanuit Stocky verzenden als een PDF- of CSV-bestand per e-mail.
- Per e-mail: je kunt de inkooporder downloaden en handmatig een kopie van de inkooporder verzenden per e-mail.
Stocky
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Instellingen > Apps en verkoopkanalen.
Klik op Stocky.
Klik op App openen.
Klik in Stocky op Aankopen.
Klik op het bestelnummer van de inkooporder die je wil verzenden.
Klik op Verzenden.
Voer je naam en e-mailadres in de velden Naam contactpersoon en E-mailadres contactpersoon in. Je hoeft deze gegevens maar één keer in te voeren en dan zijn deze van toepassing op alle toekomstige inkooporders.
Controleer de gegevens in het dialoogvenster Inkooporder verzenden.
Optioneel: Vink CSV bijvoegen aan om de gegevens van de inkooporder ook als een CSV-bestand mee te sturen.
Klik op Verzenden.
Ga in het Shopify-beheercentrum naar Instellingen > Apps en verkoopkanalen.
Klik op Stocky.
Klik op App openen.
Klik in Stocky op Aankopen.
Klik op het bestelnummer van de inkooporder die je wil verzenden.
-
Klik op Downloaden en kies de gewenste optie:
- Tekst zonder opmaak
- CSV
Voeg het PDF- of CSV-bestand als bijlage bij elke gewone e-mail die je naar de leverancier verzendt. Als je ervoor hebt gekozen om een inkooporder als tekst zonder opmaak te downloaden, kopieer en plak je de content van de inkooporder in de e-mail zelf.
Stap 6: de inkooporder bevestigen
Klik op Mark as ordered (Markeren als beseld) wanneer de inkooporder klaar is. Als je op Mark as ordered (Markeren als besteld) klikt, worden alle artikelen in de inkooporder gemarkeerd als 'niet ontvangen'.
Artikelen die in de inkooporderweergave zijn opgenomen in de volgende gebieden:
- in het Shopify-beheercentrum, in de kolom Binnenkomend van de kaart Voorraad op de productpagina;
- in het Shopify-beheercentrum, in de kolom Binnenkomend van de pagina Voorraad;
- in Shopify POS op de pagina met productgegevens.
De inkooporder in je winkel ontvangen
Nadat de nieuwe voorraad bij je winkel is aangekomen, kun je deze synchroniseren met Shopify door op Receive Selected (Selectie ontvangen) te klikken. Als een artikel ontbreekt, kun je dit op een later tijdstip synchroniseren door het artikel uit te schakelen voordat je op Receive Selected (Selectie ontvangen) klikt.
Je kunt inkooporders ook gedeeltelijk ontvangen en een backorder plaatsen en een inkooporder ontvangen met een barcodescanner.
Gedeeltelijk ontvangen voorraad en voorraad nabestellen
Als een leverancier een ander aantal artikelen heeft verzonden dan je had verwacht of als sommige artikelen onderweg zijn beschadigd, kun je een artikel gedeeltelijk ontvangen en de rest in backorder plaatsen.
Stappen
- Klik op de pijlknop in de kolom Hoeveelheid van het artikel.
- Selecteer Gedeeltelijk ontvangen in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer het aantal artikelen dat je later per backorder wilt ontvangen.
- Optioneel: Schrijf een opmerking met de reden voor de backorder.
- Klik op Update.
Het artikel is nu in twee rijen opgesplitst.
Een bestelling ontvangen met een barcodescanner
Je kunt artikelen op een PO ontvangen met behulp van een standaard USB-barcodescanner.
Stappen
- Klik in de inkooporder op Meer acties > Ontvangst barcodescanner.
- Scan elk artikel om de gescande aantallen te verhogen, of update deze handmatig in het gedeelte Ontvangen.
- Nadat je al je artikelen hebt gescand, klik je op Gescande artikelen ontvangen > Ontvangen en synchroniseren om je Shopify-voorraadniveaus bij te werken.
Gescheiden orderregels voor gedeeltelijk ontvangen inkooporders met Shopify POS
Orderregels in inkooporders worden gescheiden door hun status bij het gebruik van de Stocky Purchase Orders POS UI-extensie om het leveranciersbeheer en de afhandeling van inkooporders te verbeteren.
Voorraad van inkooporders kan in drie verschillende statussen vallen:
- Niet ontvangen: voorraad is niet beoordeeld en is niet beschikbaar voor verkoop.
- Ontvangen: voorraad is gecontroleerd en is beschikbaar voor verkoop.
- Geweigerd: voorraad is beoordeeld en is niet beschikbaar voor verkoop.
Een Extra
-label wordt samen met Received
of Rejected
weergegeven om overschotten te markeren. De voorraad van binnenkomende inkooporders wordt weergegeven in het Shopify-beheercentrum en Shopify POS.
Beperkingen op voorraadniveau
Met Stocky kun je beperkingen op voorraadniveau instellen wanneer je de functie voor PO-prognose gebruikt.
De minimale bestelling is het minimum aantal artikelen dat je moet bestellen. Als je in je PO-prognose bijvoorbeeld voorspelt dat je 67 van een artikel moet bestellen, maar de minimale bestelling 100 is, worden er 100 artikelen aan de PO toegevoegd.
De minimale voorraad is het minimale aantal voorraad dat je beschikbaar moet hebben. Als je bijvoorbeeld 40 van een artikel al op voorraad hebt en je minimale voorraadniveau 100 is, stelt je PO-prognose voor om minstens 60 te bestellen.
De maximale voorraad is het maximale aantal voorraad dat je beschikbaar kunt hebben. Als je PO bijvoorbeeld aangeeft dat je 30 van een artikel nodig hebt, maar je maximale voorraadlimiet 20 is, worden er 20 artikelen aan de PO toegevoegd.
De minimale bestelling heeft altijd voorrang op maximale voorraad. Stel dat je een maximale voorraadlimiet hebt van 100 en een minimale bestelling van 20. Als je 90 op voorraad hebt, stelt de prognose voor dat je 20 bestelt, hoewel dat betekent dat je je maximale voorraadlimiet overschrijdt.
De vraagvoorspellingstypes Schappen vullen, Schappen vullen (indien minder dan min) en Doelvoorraadniveau hebben voorrang op de minimale bestelling als de PO-voorspellingsfunctie wordt gebruikt.
Minimale en maximale voorraadwaarden instellen
- Klik in de Stocky-app op Locaties.
- Selecteer een locatie.
- Voer je minimale en maximale voorraadwaarden in.
Minimale bestelhoeveelheden instellen
- Klik in de Stocky-app op Leveranciers.
- Selecteer een verkoper.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Limieten voor bestellingen.
- Voer je minimale bestelhoeveelheden in.