Inkooporders
De Stocky-app helpt je bij het verwerken, bewerken en ontvangen van inkooporders (PO).
Op deze pagina
Een inkooporder aanmaken
Als je een PO maakt met behulp van een suggestie van Stocky, moet je het aantal dagen kiezen dat overeenkomt met het aantal dagen dat je voorraad aangevuld moet blijven. PO's kunnen op een later moment in het proces opnieuw worden aangemaakt.
- Stap 1: een inkooporder openen
- Stap 2: een inkooporder bewerken
- Stap 3: kortingen toevoegen aan een inkooporder
- Stap 4: een inkooporder verzenden
- Stap 5: een inkooporder bevestigen
Stap 1: een inkooporder openen
- Klik in Stocky op Aankopen.
- Klik op Inkooporder maken.
- Selecteer in de vervolgkeuzelijst voor welke verkoper of leverancier de inkooporder is.
-
Afhankelijk van of je een verkoper of leverancier hebt geselecteerd, volg je een van de volgende stappen:
- Als je Verkoper kiest, selecteer je in de vervolgkeuzelijst voor welke verkoper de inkooporder is.
- Als je Leverancier kiest, selecteer je in de vervolgkeuzelijst voor welke leverancier de inkooporder is. Een leverancier is een groep verkopers. Maak eerst een nieuwe leverancier aan als je een inkooporder voor meerdere verkopers wil aanmaken.
Kies het generatietype voor de inkooporder in de vervolgkeuzelijst Genereren. Je kunt een lege inkooporder of een inkooporder op basis van de suggestie van Stocky genereren.
Optioneel: Gebruik Voorstellen voor (dagen) om het aantal dagen in te voeren dat je wil dat de nieuwe voorraad meegaat als je ervoor kiest om de inkooporder te genereren op basis van de suggesties van Stocky.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst Locatie om voorraad te ontvangen de locatie waar je de inkooporder wil laten bezorgen.
Optioneel: Gebruik Prognose baseren op om te selecteren hoe je wil dat Stocky de inkooporder genereert als je ervoor kiest om de inkooporder te genereren op basis van de suggesties van Stocky.
Stap 2: een inkooporder bewerken
Je kunt artikelen van een PO toevoegen, bewerken of verwijderen, of de prognose-opties wijzigen.
Gebruik het formulier Producten toevoegen in de PO om een artikel toe te voegen.
Als je de hoeveelheid van een artikel wil bewerken, klik je in de kolom Hoeveelheid waarin je wijzigingen kunt aanbrengen.
Je kunt de kostprijs van artikelen toevoegen of bijwerken door in de kolom Kostprijs te klikken. Je kunt ook het type prognose wijzigen en een van de prognoseparameters aanpassen in het formulier Producten toevoegen.
Stap 3: kortingen toevoegen aan een inkooporder
Als je korting wil geven op een inkooporder, klik je op Nieuw > Overig en voer je het kortingsbedrag in het veld Kostprijs in, evenals een beschrijving en een hoeveelheid van 1. Klik op Toevoegen wanneer je klaar bent.
Stap 4: een inkooporder verzenden
Er zijn meerdere manieren om een PO naar een leverancier te verzenden:
- Vanuit Stocky: je kunt de inkooporder rechtstreeks vanuit Stocky verzenden als een PDF- of CSV-bestand via e-mail.
- Per e-mail: je kunt de inkooporder downloaden en handmatig een kopie van de inkooporder verzenden per e-mail.
- Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Apps en verkoopkanalen.
- Klik op Stocky.
Klik op App openen.
Klik in Stocky op Aankopen.
Klik op het bestelnummer van de inkooporder die je wil verzenden.
Klik op Verzenden.
Controleer de gegevens in het dialoogvenster Inkooporder verzenden en voer je e-mailadres in het veld Beantwoorden in.
Optioneel: Vink CSV bijvoegen aan om de gegevens van de inkooporder ook als een CSV-bestand mee te sturen.
Klik op Verzenden.
- Klik in het Shopify-beheercentrum op Instellingen > Apps en verkoopkanalen.
- Klik op Stocky.
Klik op App openen.
Klik in Stocky op Aankopen.
Klik op het bestelnummer van de inkooporder die je wil verzenden.
-
Klik op Downloaden en kies de gewenste optie:
- Tekst zonder opmaak
- CSV
Voeg het PDF- of CSV-bestand als bijlage bij elke gewone e-mail die je naar de leverancier verzendt. Als je ervoor hebt gekozen om een inkooporder als tekst zonder opmaak te downloaden, kopieer en plak je de content van de inkooporder in de e-mail zelf.
Stap 5: de inkooporder bevestigen
Klik op Markeren als besteld wanneer de inkooporder klaar is. Als je op Markeren als besteld klikt, worden alle artikelen in de inkooporder gemarkeerd als 'niet bezorgd'. Artikelen die zijn opgenomen in de inkooporder worden weergegeven als binnenkomende voorraad in het Shopify-beheercentrum.
De inkooporder in je winkel ontvangen
Nadat je nieuwe voorraad bij je winkel is aangekomen, kun je deze synchroniseren met Shopify door op Ontvangen en synchroniseren geselecteerd te klikken. Als een artikel ontbreekt, kun je dit op een later tijdstip synchroniseren door het artikel uit te schakelen voordat je op Ontvangen en synchroniseren geselecteerd klikt. Als je de hoeveelheid van een artikel wilt wijzigen, klik je op de kolom Aantal voordat je op Ontvangen en synchroniseren geselecteerd klikt.
Gedeeltelijk ontvangen voorraad en voorraad nabestellen
Als een leverancier een ander aantal artikelen heeft verzonden dan je had verwacht of als sommige artikelen onderweg zijn beschadigd, kun je een artikel gedeeltelijk ontvangen en de rest in backorder plaatsen.
Stappen
- Klik op de pijlknop in de kolom Hoeveelheid van het artikel.
- Selecteer Gedeeltelijk ontvangen in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer het aantal artikelen dat je later per backorder wilt ontvangen.
Het artikel is nu in twee rijen opgesplitst.
Een bestelling ontvangen met een barcodescanner
Je kunt artikelen op een PO ontvangen met behulp van een standaard USB-barcodescanner.
Stappen
- Ga in de Stocky-app naar Ontvangen met barcodescanner.
- Scan elk artikel om de gescande aantallen te verhogen, of update deze handmatig in het gedeelte Ontvangen.
- Nadat je al je artikelen hebt gescand, klik je op Gescande artikelen ontvangen > Ontvangen en synchroniseren om je Shopify-voorraadniveaus bij te werken.
Gescheiden orderregels voor gedeeltelijk ontvangen inkooporders met Shopify POS
Orderregels in inkooporders worden gescheiden door hun status bij het gebruik van de Stocky Purchase Orders POS UI-extensie om het leveranciersbeheer en de afhandeling van inkooporders te verbeteren.
Voorraad van inkooporders kan in drie verschillende statussen vallen:
- Niet ontvangen: voorraad is niet beoordeeld en is niet beschikbaar voor verkoop.
- Ontvangen: voorraad is gecontroleerd en is beschikbaar voor verkoop.
- Geweigerd: voorraad is beoordeeld en is niet beschikbaar voor verkoop.
Een Extra-label wordt samen met Received of Rejected weergegeven om overschotten te markeren. De voorraad van binnenkomende inkooporders wordt weergegeven in het Shopify-beheercentrum en Shopify POS.
Binnenkomende voorraad inkooporders weergegeven op productpagina
De binnenkomende voorraad die is gekoppeld aan inkooporders die in Stocky zijn gemaakt, wordt weergegeven op de productpagina in je Shopify-beheercentrum en Shopify POS. Binnenkomende overgedragen voorraad is niet beschikbaar.
Stappen
- Maak een concept-inkooporder aan.
- Voeg orderregels voor het product en de hoeveelheden toe.
- Nadat je inkooporder is gemarkeerd als besteld, worden de voorraadaantallen voor elk product in de inkooporder weergegeven als binnenkomende hoeveelheden in het Shopify-beheercentrum en in Shopify POS.
Beperkingen op voorraadniveau
Met Stocky kun je beperkingen op voorraadniveau instellen wanneer je de functie voor PO-prognose gebruikt.
De minimale bestelling is het minimum aantal artikelen dat je moet bestellen. Als je in je PO-prognose bijvoorbeeld voorspelt dat je 67 van een artikel moet bestellen, maar de minimale bestelling 100 is, worden er 100 artikelen aan de PO toegevoegd.
De minimale voorraad is het minimale aantal voorraad dat je beschikbaar moet hebben. Als je bijvoorbeeld 40 van een artikel al op voorraad hebt en je minimale voorraadniveau 100 is, stelt je PO-prognose voor om minstens 60 te bestellen.
De maximale voorraad is het maximale aantal voorraad dat je beschikbaar kunt hebben. Als je PO bijvoorbeeld aangeeft dat je 30 van een artikel nodig hebt, maar je maximale voorraadlimiet 20 is, worden er 20 artikelen aan de PO toegevoegd.
De minimale bestelling heeft altijd voorrang op maximale voorraad. Stel dat je een maximale voorraadlimiet hebt van 100 en een minimale bestelling van 20. Als je 90 op voorraad hebt, stelt de prognose voor dat je 20 bestelt, hoewel dat betekent dat je je maximale voorraadlimiet overschrijdt.
De vraagvoorspellingstypes Schappen vullen, Schappen vullen (indien minder dan min) en Doelvoorraadniveau hebben voorrang op de minimale bestelling als de PO-voorspellingsfunctie wordt gebruikt.
Minimale en maximale voorraadwaarden instellen
- Klik in de Stocky-app op Locaties.
- Selecteer een locatie.
- Voer je minimale en maximale voorraadwaarden in.
Minimale bestelhoeveelheden instellen
- Klik in de Stocky-app op Leveranciers.
- Selecteer een verkoper.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Limieten voor bestellingen.
- Voer je minimale bestelhoeveelheden in.