Órdenes de compra

La aplicación Stocky te ayuda a procesar, editar y recibir órdenes de compra (PO).

Crear una orden de compra

Si estás creando una PO usando una sugerencia de Stocky, debes seleccionar el número de días que deseas que duren tus existencias. Las PO se pueden regenerar más adelante en el proceso.

• Paso 1: Abre una orden de compra
• Paso 2: Edita una orden de compra
• Paso 3: Agrega descuentos a una orden de compra
• Paso 4: Envía una orden de compra
• Paso 5: Confirma una orden de compra

Paso 1: Abre una orden de compra

1. En Stocky, haz clic en Compras.

2. Haz clic en Crear orden de compra.

3. Con el menú desplegable, selecciona para qué proveedor o distribuidor es la orden de compra.

4. Según tu elección, sigue los siguientes pasos:

   • Si eliges Proveedor, selecciona para qué proveedor es la orden de compra en el menú desplegable.
   • Si eliges Distribuidor, selecciona para qué distribuidor es la orden de compra en el menú desplegable. Un distribuidor es un grupo de proveedores. Si deseas crear una orden de compra para varios proveedores, primero debes crear un nuevo distribuidor.

5. Usa el menú desplegable Generar para elegir el tipo de generación de orden de compra. Puedes generar una en blanco o según la sugerencia de Stocky.

6. Opcional: Si eliges generar la orden de compra en función de las sugerencias de Stocky, usa Sugerir para (días) a fin de introducir la cantidad de días que desees que duren las nuevas existencias.

7. Usa el menú desplegable Sucursal para recibir existencias a fin de seleccionar la sucursal a la que desees que se entregue la orden de compra.

8. Opcional: Si eliges generar la orden de compra según las sugerencias de Stocky, usa Basar pronóstico en para seleccionar cómo deseas que Stocky genere la orden de compra.

9. Selecciona Crear orden de compra.

Paso 2: Agrega productos a una orden de compra

Puedes agregar, editar o eliminar cualquier artículo de una orden de compra, o cambiar las opciones de pronóstico de demanda.

Cuando termines de elegir los criterios para el pronóstico de demanda de Stocky, selecciona Regenerar para actualizar la orden de compra con el pronóstico modificado.

Si decides crear una orden de compra según el pronóstico de demanda de Stocky, revisa las sugerencias de inventario de dicha aplicación. Para agregar manualmente un artículo a la orden de compra, usa el formulario Agregar productos.

Puedes editar los siguientes detalles sobre los productos:

• Estante: agrega un nombre o número de estante.
• Pasillo: agrega un nombre o número de pasillo.
• Costo (base): edita el precio de costo de una o todas las variantes para este producto.
• Cantidad: edita el número de cada variante que se debe tener en la orden de compra.

Paso 3: Edita los detalles de pago y envío en una orden de compra

En el formulario de detalles de pago y envío, edita las siguientes secciones que se aplican a la orden de compra:

• Detalles del pago
• Dirección de envío
• Número de factura
• Número de pedido del distribuidor
• Sucursal de recepción (la sucursal a la que desees que se envíe la orden de compra)
• Fechas (fecha de orden de compra, fecha de factura, fecha prevista, fecha de envío y fecha de cancelación)
• Notas (por ejemplo, el nombre del empleado, la información del distribuidor o un motivo)

Paso 4: Agrega descuentos a una orden de compra

Puedes agregar un descuento a la orden de compra.

Pasos:

1. Junto al campo de búsqueda de productos, haz clic en Nuevo > Otro.
2. Introduce el monto del descuento en el campo Precio de costo.
3. Opcional: Selecciona un tipo de impuesto y agrega una descripción.
4. En el campo Cantidad, introduce 1.
5. Haz clic en Agregar.

Paso 5: Envía una orden de compra

Hay varias formas de enviar una orden de compra a un distribuidor:

• Desde Stocky: puedes enviar la orden de compra directamente desde Stocky como un archivo PDF o CSV por correo electrónico.
• Por correo electrónico: puedes descargar la orden de compra y enviar manualmente su copia por correo electrónico.

Stocky

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

2. Haz clic en Stocky.

3. Haz clic en Abrir aplicación.

4. En Stocky, haz clic en Compras.

5. Haz clic en el número de pedido de la orden de compra que desees enviar.

6. Haz clic en Enviar.

7. Introduce tu nombre y dirección de correo electrónico en el campo Nombre del contacto y Correo electrónico de contacto. Solo debes introducir estos detalles una vez y luego se aplicarán a todas las órdenes de compra futuras.

8. Revisa los detalles en el cuadro de diálogo Enviar orden de compra.

9. Opcional: Marca Adjuntar CSV para enviar los detalles de la orden de compra también como un archivo CSV.

10. Haz clic en Enviar.

Email

1. Desde el panel de control de Shopify, ve a Configuración > Aplicaciones y canales de ventas

2. Haz clic en Stocky.

3. Haz clic en Abrir aplicación.

4. En Stocky, haz clic en Compras.

5. Haz clic en el número de pedido de la orden de compra que desees enviar.

6. Haz clic en Descargar y elige la opción que prefieras:

   • PDF
   • Texto sin formato
   • CSV

7. Incluye el archivo PDF o CSV como adjunto en cualquier correo electrónico regular que envíes al distribuidor. Si decides descargarla como texto sin formato, copia y pega el contenido de la orden de compra en el cuerpo del correo electrónico.

Paso 6: Confirma la orden de compra

Cuando la orden de compra esté lista, haz clic en Marcar como Pedido. Al hacer clic en Marcar como Pedido, se marcan todos los artículos de la orden de compra como No recibidos.

Los artículos incluidos en la orden de compra se muestran en las siguientes áreas:

• En el panel de control de Shopify, en la columna Entrante de la tarjeta de inventario en la página del producto
• En el panel de control de Shopify, en la columna Entrante de la página Inventario
• En Shopify POS en la página de detalles del producto

Recibir la orden de compra en tu tienda

Después de que las nuevas existencias lleguen a la tienda, puedes sincronizarlas con Shopify si haces clic en Recibir seleccionados. Si falta un artículo, puedes sincronizarlo más adelante si desmarcas el artículo antes de hacer clic en Recibir seleccionados.

También puedes recibir parcialmente las órdenes de compra y gestionar los pedidos pendientes a partir de ellas y recibir una orden de compra con un escáner de código de barras.

Recibir artículos parcialmente y gestionar pedidos pendientes

Si el distribuidor envió una cantidad diferente de artículos de la que esperabas o si algunos artículos se deterioraron en tránsito, puedes recibir parcialmente un artículo y colocar el resto de ellos como pedidos pendientes.

Pasos:

1. Haz clic en el botón de flecha en la columna Cantidad del artículo.
2. En el menú desplegable, selecciona Recibir parcialmente.
3. Selecciona la cantidad de artículos que recibirás más adelante como pedidos pendientes.
4. Opcional: Escribe una nota para el motivo del pedido pendiente.
5. Haz clic en Actualizar.

El artículo ahora está dividido en dos filas.

Recibir un pedido con un escáner de códigos de barras

Puedes recibir artículos en una PO usando un escáner de códigos de barras USB estándar.

Pasos:

1. En la orden de compra, haz clic en Más acciones > Recibir con escáner de código de barras.
2. Escanea cada artículo para aumentar el número de productos escaneados o actualiza la cantidad manualmente en la sección Recibir.
3. Después de escanear todos tus artículos, haz clic en Recibir escaneados > Recibir y sincronizar para actualizar tus niveles de existencias en Shopify.

Nota

Cualquier artículo que tenga un número de artículos escaneados menor que la cantidad pedida tiene la opción de colocarse como pedido pendiente para que los artículos puedan escanearse y recibirse más adelante.

Líneas de artículo independientes para órdenes de compra recibidas parcialmente con Shopify POS

Las líneas de artículo se separan por su estado en las órdenes de compra cuando se usa la extensión de la interfaz de usuario de POS para órdenes de compra de Stocky, con el fin de mejorar la gestión del distribuidor y la finalización de las órdenes de compra.

El inventario de las órdenes de compra puede estar en tres estados diferentes:

• No recibido: el inventario no se revisó y no está disponible para su venta.
• Recibido: el inventario se revisó y está disponible para su venta.
• Rechazado: el inventario se revisó y no está disponible para su venta.

Para destacar los excesos de inventario, se muestra una etiqueta que dice Extra junto con las opciones Received o Rejected. El inventario entrante de las órdenes de compra se muestra en el panel de control de Shopify y en Shopify POS.

Restricciones del nivel de existencias

Stocky te permite establecer restricciones de nivel de existencias cuando usas la función de pronóstico de órdenes de compra.

El pedido mínimo es la cantidad mínima de artículos que debes solicitar. Por ejemplo, si tu orden de compra pronostica que necesitas solicitar 67 unidades de un artículo pero el pedido mínimo es 100, se agregarán 100 unidades a la orden de compra.

Las existencias mínimas son la cantidad mínima de existencias que debes tener disponible. Por ejemplo, si tienes 40 unidades de un artículo en existencias y tu nivel mínimo de existencias es 100, tu pronóstico de orden de compra te sugiere pedir al menos 60.

Las existencias máximas son la cantidad máxima de existencias que puedes tener disponible. Por ejemplo, si tu orden de compra pronostica que necesitas 30 unidades de un artículo pero tu límite de existencias máximo es 20, se agregarán 20 artículos a la orden de compra.

El pedido mínimo siempre prevalece sobre el máximo de existencias. Supongamos que tienes un límite de existencias máximo de 100 y un pedido mínimo de 20. Si tienes 90 en existencias, el pronóstico de orden de compra te sugiere que pidas 20, aunque con ello excedas tu límite de existencias máximo.

Los tipos de pronóstico de demanda Fill Shelves (llenar anaqueles), Fill Shelves (if below min) (llenar anaqueles [si están por debajo del mínimo]) y Target stock level (nivel de inventario objetivo) tienen prioridad sobre el pedido mínimo si se usa la función de pronóstico de órdenes de compra.

Fijar valores mínimos y máximos de existencias

1. En la aplicación Stocky, haz clic en Sucursales.
2. Seleccionar una sucursal.
3. Introduce tus valores mínimos y máximos de existencias.

Fijar cantidades mínimas de pedido

1. En la aplicación Stocky, haz clic en Proveedores.
2. Selecciona un proveedor.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Límites de pedidos.
5. Introduce tus cantidades mínimas de pedido.