Bons de commande

L’application Stocky vous aide à traiter, modifier et recevoir des bons de commande (BC).

Sur cette page

Créer un bon de commande

Si vous créez un BC selon une suggestion de Stocky, vous devez choisir combien de jours vous souhaitez que votre stock dure. Les BC peuvent être mis à jour ultérieurement dans le processus.

Étape 1 : ouvrir un bon de commande

Dans Stocky, cliquez sur Achats.
Cliquez sur Créer un bon de commande.
À l’aide du menu déroulant, sélectionnez le distributeur ou le fournisseur à qui le bon de commande est proposé.
Selon que vous avez sélectionné un distributeur ou un fournisseur, suivez l’une des étapes ci-dessous :
- Si vous choisissez Distributeur, sélectionnez le distributeur pour lequel votre bon de commande est proposé dans le menu déroulant.
- Si vous choisissez Fournisseur, sélectionnez le fournisseur pour lequel votre bon de commande est proposé dans le menu déroulant. Un fournisseur est un groupe de prestataires. Si vous souhaitez créer un bon de commande pour plusieurs prestataires, vous devez d’abord créer un fournisseur supplémentaire.
Utilisez le menu déroulant Générer pour choisir le type de génération de bon de commande. Vous pouvez générer un bon de commande vide ou un bon de commande suggéré par Stocky.
Facultatif : si vous choisissez de générer votre bon de commande en fonction des suggestions de Stocky, utilisez Suggérer pour (jours) pour saisir le nombre de jours pendant lequel vous souhaitez que votre nouveau stock dure.
Utilisez le menu déroulant Emplacement où recevoir le stock afin de sélectionner l’emplacement où vous souhaitez que le bon de commande soit livré.
Facultatif : si vous choisissez de générer votre bon de commande en fonction des suggestions de Stocky, utilisez Baser la prévision sur pour sélectionner comment vous souhaitez que Stocky génère votre bon de commande.
Sélectionnez Créer un bon de commande.

Étape 2 : ajouter des produits à un bon de commande

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des articles d’un bon de commande, ou modifier les options de prévision de la demande.

Une fois que vous avez terminé de choisir les critères pour la prévision de la demande de Stocky, sélectionnez Régénérer pour actualiser le bon de commande avec la prévision mise à jour.

Si vous avez choisi de créer un bon de commande basé sur la prévision de la demande de Stocky, examinez les suggestions de stock de Stocky. Pour ajouter manuellement un article à votre bon de commande, utilisez le formulaire Ajouter des produits.

Vous pouvez modifier les détails suivants concernant vos produits :

Étagère : ajoutez un nom ou un numéro d’étagère.
Passage : ajoutez un nom ou un numéro de passage.
Coût (base) : modifiez le prix d’une ou de toutes les variantes de ce produit.
Quantité : modifiez le nombre de chaque variante dans le bon de commande.

Étape 3 : modifier les détails de paiement et d’expédition d’un bon de commande

Dans le formulaire de détails de paiement et d’expédition, modifiez les sections suivantes qui s’appliquent à votre bon de commande :

Détails du paiement
Adresse d'expédition
Numéro de facture
Numéro de commande du fournisseur
Recevoir l’emplacement (l’emplacement où vous souhaitez expédier le bon de commande)
Dates (date du bon de commande, date de facture, date prévue, date d’expédition et date d’annulation)
Remarques (telles que le nom de l’employé, les informations du fournisseur ou une raison)

Étape 4 : ajouter des réductions à un bon de commande

Vous pouvez ajouter une réduction à votre bon de commande.

Étapes :

À côté du champ de recherche d’un produit, cliquez sur Nouveau > Autre.
Saisissez le montant de la réduction dans le champ Prix de revient.
Facultatif : sélectionnez un type de taxe et ajoutez une description.
Dans le champ Quantité, saisissez 1.
Cliquez sur Ajouter.

Étape 5 : envoyer un bon de commande

Il existe plusieurs façons d’envoyer un bon de commande à un fournisseur :

À partir de Stocky : vous pouvez envoyer le bon de commande directement depuis Stocky sous format PDF ou CSV par e‑mail.
Par e‑mail : vous pouvez télécharger le bon de commande et envoyer manuellement votre copie du bon de commande par e‑mail.

Stocky

Depuis votre interface administrateur Shopify, cliquez sur Paramètres > Applications et canaux de vente.
Cliquez sur Stocky.
Cliquez sur Ouvrir l’application.
Dans Stocky, cliquez sur Achats.
Cliquez sur le numéro de bon de commande du bon de commande que vous souhaitez envoyer.
Cliquez sur Envoyer.
Saisissez votre nom et votre adresse e-mail dans le champ nom du contact et E-mail de contact. Vous ne devez saisir ces détails qu’une seule fois, puis ils s’appliqueront à tous les futurs bons de commande.
Examinez les détails dans la boîte de dialogue Send purchase order (Envoyer un bon de commande).
Facultatif : cochez Joindre CSV pour envoyer également les détails du bon de commande en tant que fichier CSV.
Cliquez sur Envoyer.

Depuis votre interface administrateur Shopify, cliquez sur Paramètres > Applications et canaux de vente.
Cliquez sur Stocky.
Cliquez sur Ouvrir l’application.
Dans Stocky, cliquez sur Achats.
Cliquez sur le numéro de bon de commande du bon de commande que vous souhaitez envoyer.
Cliquez sur Télécharger et choisissez votre option préférée :
- PDF
- Texte brut
- CSV
Incluez le fichier PDF ou CSV en pièce jointe à tout e‑mail que vous envoyez régulièrement à votre fournisseur. Si vous avez choisi de télécharger votre bon de commande en tant que texte brut, copiez et collez le contenu du bon de commande dans le corps de l’e‑mail.

Étape 6 : confirmer le bon de commande

Lorsque votre bon de commande est prêt, cliquez sur Marquer comme commandé. Cliquer sur Marquer comme commandé permet de marquer tous les articles du bon de commande comme « non reçus ».

Les éléments inclus et affichés sur le bon de commande dans les domaines suivants :

Dans l’interface administrateur Shopify, dans la colonne Entrant de la carte Stock sur la page de produit
Dans l’interface administrateur Shopify, dans la colonne Entrant de la page Stock
Dans Shopify PDV à la page des détails du produit

Réception du bon de commande dans votre boutique

Une fois que votre nouveau stock est arrivé à votre boutique, vous pouvez le synchroniser avec Shopify en cliquant sur Recevoir la sélection. S’il manque un article, vous pourrez le synchroniser à une date ultérieure en le décochant avant de cliquer sur Recevoir la sélection.

Vous pouvez également partiellement recevoir et mettre en suspens vos bons de commande et recevoir un bon de commande avec un lecteur de codes-barres.

Réceptions partielles et commandes en souffrance

Si votre fournisseur ou fournisseuse a envoyé une quantité d’articles différente de celle que vous attendiez, ou si certains articles ont été endommagés pendant le transport, vous pouvez recevoir partiellement un article et mettre les articles restants dans une commande en souffrance.

Étapes :

Cliquez sur le bouton fléché dans la colonne Quantité de l’article.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Réception partielle.
Sélectionnez le nombre d’articles à recevoir ultérieurement dans une commande en souffrance.
Facultatif : rédigez un message précisant la raison pour laquelle la commande est en souffrance.
Cliquez sur Mettre à jour.

L’article est maintenant réparti sur deux lignes.

Réception d’une commande avec un lecteur de codes-barres

Vous pouvez recevoir des articles sur un BC à l’aide d’un lecteur de codes-barres USB standard.

Étapes :

Sur le bon de commande, cliquez sur Autres actions > Barcode scanner receive (Recevoir un lecteur de codes-barres).
Scannez chaque article pour augmenter la quantité numérisée ou mettez à jour la quantité manuellement dans la section Recevoir.
Après avoir scanné tous vos articles, cliquez sur Recevoir les articles scannés > Recevoir et synchroniser pour mettre à jour vos niveaux de stock Shopify.

Rubriques séparées pour les bons de commande partiellement reçus à l’aide de Shopify PDV

Les rubriques des bons de commande sont séparées en fonction de leur statut lorsque vous utilisez l’extension d’IU de Stocky Purchase Orders (Bons de commande) pour PDV, afin d’améliorer la gestion des fournisseurs et la finalisation des bons de commande.

Le stock de bons de commande peut avoir trois statuts différents :

Non reçu ‑ Le stock n’a pas été examiné et n’est pas disponible à la vente.
Reçu – Le stock a été examiné et est disponible à la vente.
Refusé ‑ Le stock a été examiné et n’est pas disponible à la vente.

Une étiquette Extra s’affiche avec Received ou Rejected pour mettre en évidence les surstocks. Le stock des bons de commande entrants s’affiche dans l’interface administrateur Shopify et Shopify PDV.

Restrictions de niveau de stock

Stocky vous permet de configurer des restrictions de niveau de stock lorsque vous utilisez la fonction de prévision du BC.

La commande minimum correspond à la quantité minimum d’articles que vous devez commander. Par exemple, si votre BC indique que vous devez commander 67 unités d'un article, mais que la commande minimum est de 100, 100 articles sont alors ajoutés au BC.

Le stock minimum correspond à la quantité minimum de stock que vous devriez avoir disponible. Par exemple, si vous avez déjà 40 unités d'un article déjà en stock et que votre niveau minimum de stock est de 100, votre prévision de BC vous indique de commander au moins 60 unités.

Le stock maximum correspond à la quantité maximum de stock que vous pouvez avoir disponible. Par exemple, si votre BC indique que vous avez besoin de 30 unités d'un article, mais que votre limite de stock maximum est de 20, 20 articles sont ajoutés au BC.

La commande minimum a toujours priorité sur le stock maximum. Supposons que vous ayez une limite de stock maximum de 100 et une commande minimum de 20. Si vous avez 90 unités en stock, la prévision du BC indique que vous devez commandez 20 unités, même si cela signifie que vous dépasseriez votre limite de stock maximum.

Les types de prévision de la demande Remplir les rayons, Remplir les rayons (en dessous du minimum) et Niveau de stock cible prévalent sur les commandes minimales lorsque vous utilisez la fonction de prévision du bon de commande.

Définir des valeurs de stock minimum et maximum

Dans l’application Stocky, cliquez sur Emplacements.
Sélectionnez un emplacement.
Saisissez vos valeurs de stock minimum et maximum.

Définir des quantités minimum de commande

Dans l’application Stocky, cliquez sur Distributeurs.
Sélectionnez un fournisseur.
Cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur Limites de la commande.
Saisissez vos quantités de commande minimum.