Quản lý khách hàng

Khi khách hàng mới đặt đơn hàng với cửa hàng của bạn, tên và thông tin của họ sẽ tự động được thêm vào danh sách khách hàng. Hồ sơ khách hàng được tạo khi khách hàng tương tác với doanh nghiệp của bạn theo một trong những cách sau:

  • đăng ký danh sách gửi thư hoặc tài khoản khách hàng
  • đặt đơn hàng
  • tạo đơn hàng nhưng bỏ dở giao dịch thanh toán

Ngoài ra, bạn có thể thêm khách hàng vào cửa hàng theo cách thủ công.

Bạn có thể gửi tin nhắn email cho từng khách hàng trong trang quản trị Shopify hoặc gửi ưu đãi giảm giá và tin nhắn email đến các nhóm khách hàng bằng cách sử dụng phân khúc khách hàng.

Thêm hồ sơ khách hàng

Các bước thực hiện:

Gửi thông điệp email đến khách hàng

Bạn có thể gửi trực tiếp thông điệp email đến khách hàng từ trang quản trị Shopify hoặc từ ứng dụng Shopify.

Các bước thực hiện:

Xem lại email đã gửi

Sau khi gửi email cho khách hàng, một thông báo sẽ hiển thị trong dòng thời gian của khách hàng. Nếu email không được gửi thành công, biểu tượng cảnh báo (ⓘ) sẽ hiển thị bên cạnh thông báo.

Bạn có thể xem lại email đã gửi và gửi lại bản sao của email đó cho khách hàng hoặc cho chính bạn.

Các bước thực hiện:

  1. Trong trang quản trị Shopify, vào mục Khách hàng.

  2. Nhấp vào tên khách hàng.

  3. Trong mục Dòng thời gian, xác định thông báo có email đã gửi.

  4. Nhấp vào Xem email.

  5. Không bắt buộc: Để gửi lại email, thực hiện một trong những cách sau:

    • Để gửi email cho khách hàng, chọn Khách hàng, sau đó nhấp vào Gửi lại.
    • Để gửi email cho chính bạn, chọn Bản thân rồi nhấp vào Gửi lại.

Sửa hồ sơ khách hàng

Nếu hồ sơ khách hàng đã có trong Shopify, bạn có thể chỉnh sửa hồ sơ tại trang Khách hàng.

Trước khi cập nhật hồ sơ khách hàng, hãy xác minh xem có nhân viên nào đang thực hiện thay đổi với hồ sơ tương tự không để tránh xung đột với thay đổi của bạn.

Bạn có thể thêm ghi chú vào hồ sơ khách hàng để theo dõi thông tin đặc biệt về khách hàng. Chỉ nhân viên cửa hàng của bạn mới có thể truy cập vào những ghi chú này. Khách hàng không nhìn thấy những ghi chú này.

Sử dụng thẻ có thể giúp bạn sắp xếp danh sách hồ sơ khách hàng. Bạn có thể sử dụng thẻ để gắn nhãn cho khách hàng bằng các thuật ngữ mô tả hoặc sắp xếp khách hàng thành các danh mục. Ví dụ: Nếu có khách hàng quan trọng, bạn có thể gắn thẻ những khách hàng này là VIP. Bạn cũng có thể dùng thẻ để tạo phân khúc khách hàng. Thẻ không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Các bước thực hiện:

Sửa thông tin thanh toán gói đăng ký của khách hàng

Nếu bạn bán sản phẩm gói đăng ký và cần khách hàng cập nhật thông tin thanh toán vì thanh toán không thành công, bạn có thể cập nhật hồ sơ của khách hàng trong trang quản trị Shopify.

  1. Trong trang quản trị Shopify, vào mục Khách hàng.
  2. Nhấp vào khách hàng bạn muốn xem thông tin thanh toán.
  3. Trong mục Phương thức thanh toán, nhấp vào Thao tác khác.
  4. Không bắt buộc: Nếu bạn muốn khách hàng tự cập nhật thông tin thanh toán, hãy thực hiện như sau:

    1. Nhấp vào Gửi liên kết để cập nhật thẻ.
    2. Chọn địa chỉ email bạn muốn dùng để gửi email.
    3. Nhấp vào Gửi email.
  5. Không bắt buộc: Đối với một số phương thức thanh toán, nếu bạn muốn cập nhật thủ công phương thức thanh toán của khách hàng, hãy thực hiện như sau:

    1. Nhấp vào Replace card (Thay thẻ).
    2. Hoàn tất biểu mẫu Thay thẻ tín dụng.
    3. Nhấp vào Confirm (Xác nhận).
  6. Không bắt buộc: Nếu bạn muốn xóa phương thức thanh toán của khách hàng, nhấp vào Xóa thẻ.

Tìm hiểu thêm về các gói đăng ký.

Sửa hàng loạt hồ sơ khách hàng

Trên trang quản trị Shopify, bạn có thể sử dụng tính năng chỉnh sửa hàng loạt để chỉnh sửa thông tin của nhiều hồ sơ khách hàng cùng lúc.

Bạn có thể sử dụng tính năng chỉnh sửa hàng loạt để chỉnh sửa các trường Tên, Họ, Thẻ, EmailChấp nhận tiếp thị qua email trong hồ sơ khách hàng và mọi giá trị Trường thông tin bổ sung.

Để chỉnh sửa các trường khác trong hồ sơ khách hàng, ví dụ như dòng địa chỉ, số điện thoại hoặc trạng thái miễn thuế, bạn cần chỉnh sửa riêng từng hồ sơ khách hàng hoặc sử dụng tệp CSV.

Bạn có thể chọn nhiều hoặc tất cả hồ sơ khách hàng theo những cách sau:

  • Để chỉnh sửa nhiều hồ sơ khách hàng, chọn từng hồ sơ khách hàng.
  • Để chỉnh sửa tất cả hồ sơ khách hàng được liệt kê trên trang của phân khúc hoặc dựa trên kết quả tìm kiếm, chọn hộp kiểm Tên khách hàng. Mỗi trang có tối đa 50 khách hàng được liệt kê.
  • Để chỉnh sửa tất cả hồ sơ khách hàng trong cửa hàng, xác minh rằng đã chọn phân khúc Tất cả khách hàng. Chọn hộp kiểm Tên khách hàng, sau đó nhấp vào Chọn tất cả hơn 50 khách hàng trong cửa hàng của bạn.
  • Để chỉnh sửa tất cả hồ sơ khách hàng trong một phân khúc, chọn hộp kiểm Tên khách hàng, sau đó nhấp vào Chọn tất cả hơn 50 khách hàng trong phân khúc này.
  • Để chỉnh sửa tất cả hồ sơ khách hàng trong truy vấn, chọn hộp kiểm Tên khách hàng, sau đó nhấp vào Chọn tất cả hơn 50 khách hàng trong truy vấn này.
  • Để chỉnh sửa tất cả hồ sơ khách hàng trong một lượt tìm kiếm, chọn hộp kiểm Tên khách hàng, sau đó nhấp vào Chọn tất cả hơn 50 khách hàng trong lượt tìm kiếm này.

Các bước thực hiện:

Gộp hồ sơ khách hàng

Bạn có thể có hai hoặc nhiều hồ sơ khách hàng đề cập đến một khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể gộp hai hồ sơ với nhau thành một hồ sơ. Trước khi hoàn tất quá trình gộp, bạn có cơ hội xem lại và chọn những thông tin mà hồ sơ gộp sẽ có.

Các thông tin sau sẽ được gộp thành một hồ sơ:

  • đơn hàng
  • đơn hàng nháp
  • địa chỉ
  • địa chỉ email
  • số điện thoại
  • tên
  • ghi chú
  • thẻ
  • cài đặt thuế
  • sự kiện trên dòng thời gian
  • thẻ tín dụng
  • tài khoản khách hàng
  • thẻ quà tặng
  • ưu đãi giảm giá

Nếu có bất kỳ thông tin mâu thuẫn nào từ hai hồ sơ, bạn có thể hủy quá trình gộp và điều chỉnh thông tin trong từng bản ghi trên trang hồ sơ khách hàng trước khi tiếp tục gộp.

Những hạn chế khi gộp hồ sơ khách hàng

Trước khi gộp hồ sơ khách hàng, lưu ý những điều sau:

  • Sau khi gộp hồ sơ, bạn không thể đảo ngược quy trình này.
  • Nếu hồ sơ chứa ghi chú thì ghi chú kết hợp không được có quá 5000 ký tự tính cả dấu cách.
  • Nếu hồ sơ chứa thẻ thì thẻ kết hợp không được có quá 250 thẻ.
  • Nếu khách hàng đã đăng ký nhận tiếp thị qua email và tin nhắn văn bản SMS trong một hồ sơ, nhưng không đăng ký hồ sơ khác thì hồ sơ gộp sẽ được đăng ký.
  • Khách hàng sẽ không được thông báo khi bạn gộp hồ sơ khách hàng của họ.
  • Không thể gộp hồ sơ trong các trường hợp sau:
    • một trong hai hồ sơ khách hàng có hoặc đã từng có hợp đồng đăng ký
    • một trong hai hồ sơ khách hàng là khách hàng B2B chủ động liên kết với một công ty, hoặc vẫn liên kết với các đơn hàng B2B trước đây
    • một trong hai hồ sơ khách hàng có thẻ tín dụng được bảo lưu
    • một trong hai hồ sơ khách hàng có tài khoản tín dụng cửa hàng
    • một trong hai hồ sơ khách hàng có thông tin đăng nhập đa nền tảng
    • một trong hai hồ sơ khách hàng đã bị xóa
    • một trong hai hồ sơ khách hàng đã được loại bỏ thông tin nhạy cảm hoặc đang xử lý yêu cầu loại bỏ thông tin nhạy cảm trong dữ liệu
    • đang tiến hành gộp hồ sơ khách hàng
    • đang xử lý yêu cầu dữ liệu khách hàng

Gộp hồ sơ khách hàng

Nếu muốn gộp nhiều hồ sơ khách hàng vào một hồ sơ hiện tại, bạn cần lặp lại quy trình gộp cho từng hồ sơ bổ sung.

Gộp từ danh sách khách hàng

Nếu bạn muốn gộp nhiều hơn 2 khách hàng với nhau, lặp lại quy trình đối với từng hồ sơ bổ sung.

Xóa dữ liệu cá nhân của khách hàng

Bạn có thể yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của khách hàng và loại bỏ dữ liệu cá nhân của khách hàng khỏi hồ sơ của Shopify và mọi ứng dụng hay kênh bạn đã cài đặt trên trang quản trị Shopify. Shopify sẽ chỉ loại bỏ thông tin cá nhân như tên và địa chỉ của khách hàng. Tìm hiểu thêm về xử lý yêu cầu về dữ liệu khách hàng.

Xóa hồ sơ khách hàng

Bạn có thể xóa hàng loạt hoặc từng hồ sơ khách hàng.

Khi xóa hồ sơ khách hàng, dữ liệu cá nhân của khách hàng như tên và địa chỉ cũng sẽ bị loại bỏ khỏi hồ sơ của Shopify.

Không thể xóa hồ sơ khách hàng trong các trường hợp sau:

  • khách hàng có lệnh xóa thông tin nhạy cảm đang chờ xử lý theo yêu cầu xóa của GDPR
  • khách hàng là người nhận thẻ quà tặng đã lên lịch và chưa giao
  • khách hàng đã từng có gói đăng ký

Nếu bạn xóa hàng loạt nhiều hồ sơ, thì chỉ những hồ sơ có thể xóa mới bị xóa.

Xóa từng hồ sơ khách hàng

Xóa hàng loạt hồ sơ khách hàng

Nếu bạn xóa hàng loạt nhiều hồ sơ khách hàng, chỉ những hồ sơ có thể xóa mới bị xóa. Mọi hồ sơ khách hàng không thể xóa sẽ vẫn ở trong danh sách Khách hàng của bạn.

Các bước thực hiện:

Yêu cầu đối với địa chỉ giao hàng trong quân đội Hoa Kỳ

Địa chỉ gửi thư trong quân đội tại Hoa Kỳ có định dạng riêng biệt phải nhập theo cách cụ thể. Nếu nhập sai địa chỉ, đơn hàng có thể không đến được tay người nhận dự định. Có 3 loại địa chỉ quân sự khác nhau tại Hoa Kỳ:

  • Bưu điện của Lính Bộ binh/Không quân (APO)
  • Bưu điện của Lính Hải quân (FPO)
  • Bưu điện của Bộ Ngoại giao (DPO)

Nếu bạn nhận được đơn hàng có địa chỉ giao hàng trong quân đội Hoa Kỳ, hãy đảm bảo nhập địa chỉ chính xác trước khi giao đơn hàng. Nếu khách hàng không nhập địa chỉ giao hàng chính xác, hãy chỉnh sửa địa chỉ của khách hàng theo hướng dẫn sau:

  • Phải nhập tên người nhận vào ô Tên, nhưng không bắt buộc phải nhập cấp bậc của người nhận đó.
  • Đối với địa chỉ APO, cả số PSC và BOX phải ở trong trường Địa chỉ.
  • Đối với địa chỉ FPO và DPO, cả số UNIT và BOX phải ở trong trường Địa chỉ.
  • Trường City (Thành phố) chỉ được chứa APO, FPO hoặc DPO. Không nhập tên thành phố.
  • Phải chọn Hoa Kỳ trong trường Quốc gia/Vùng.
  • Phải chọn Lực lượng vũ trang đặc trách Hoa Kỳ, Lực lượng vũ trang đặc trách châu Âu hoặc Lực lượng vũ trang đặc trách Thái Bình Dương trong trường Tiểu bang. Khách hàng có thể nhập dạng viết tắt của những địa điểm này, chẳng hạn như Armed Forces America (AA), Armed Forces Europe (AE) hoặc Armed Forces Pacific (AP).

Nếu bạn không chắc chắn về một số thông tin địa chỉ, hãy liên hệ với khách hàng đã đặt đơn hàng đó để làm rõ thông tin.

Bạn đã sẵn sàng bán hàng với Shopify?

Dùng thử miễn phí