Quản lý hàng tồn kho

Việc theo dõi hàng trong kho của bạn rất quan trọng vì giúp đảm bảo thực hiện đơn hàng của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Làm việc với Mạng lưới giao hàng Shopify (SFN) để đảm bảo có thể dự tính và hạch toán hàng tồn kho, nhờ đó tiết kiệm thời gian và tài nguyên khi thực hiện và quản lý đơn hàng.

Để xây dựng thông lệ đối với hàng trong kho theo kế hoạch khi sử dụng Mạng lưới giao hàng Shopify, có một số khái niệm và quy trình bạn cần biết.

Trạng thái hàng trong kho

Trạng thái hàng trong kho giúp bạn chia hàng trong kho thành các nhóm cho biết vị trí của hàng trong kho trên thực tế và liệu có thể bán hàng trong kho hay không. Mạng lưới giao hàng Shopify sử dụng các trạng thái sau để ghép hoặc nhóm hàng trong kho của bạn:

  • Còn trong kho - Hàng trong kho có mặt tại trung tâm xử lý đơn hàng của Mạng lưới giao hàng Shopify. Hàng trong kho có sẵn bao gồm hàng đã có khách đặt nhưng chưa giao và hàng có sẵn chưa có khách đặt.
  • Sắp tới - Hàng trong kho đang được vận chuyển đến trung tâm xử lý đơn hàng của Mạng lưới giao hàng Shopify. Hàng trong kho này không có sẵn để bán cho đến khi được trung tâm xử lý đơn hàng nhận và trạng thái của hàng hóa chuyển thành Còn hàng.
  • Đang chờ thực hiện - Hàng trong kho chưa được xử lý hoặc gửi đến trung tâm xử lý đơn hàng do chậm trễ về đơn hàng đã thanh toán.
  • Đóng gói và vận chuyển - Hàng trong kho được chỉ định cho đơn hàng tại trung tâm xử lý đơn hàng.
  • Giữ lại - Hàng trong kho không bán.
  • Có sẵn - Hàng trong kho có sẵn để phân bổ cho đơn hàng mới.

Hàng trong kho có sẵn được tính bằng phương trình sau:

Còn trong kho - Đang chờ thực hiện - Đóng gói và vận chuyển - Giữ lại = Có sẵn

Đồng bộ hóa hàng trong kho

Ghi chép chính xác về trạng thái hiện tại của hàng trong kho sẽ giúp thực hiện đơn hàng hiệu quả và giúp bạn lập kế hoạch cho hàng trong kho mà bạn cần trong tương lai gần.

Để đảm bảo mức hàng trong kho của Mạng lưới giao hàng Shopify khớp với mức hàng trong kho của bạn, hãy thực hiện đồng bộ hóa kho hàng định kỳ. Có thể sử dụng hai phương thức sau để đồng bộ hóa kho hàng: đồng bộ hóa chênh lệch và đồng bộ hóa thông tin ghi đè. Nếu bạn không chắc mình đang sử dụng phương thức đồng bộ hóa nào cho vị trí kho hàng của Mạng lưới giao hàng Shopify, hãy liên hệ đội ngũ Thực hiện đơn hàng từ tab Overview (Tổng quan) trong ứng dụng Mạng lưới giao hàng Shopify.

Đồng bộ hóa chênh lệch

Khi SKU mới được gửi đến Mạng lưới giao hàng Shopify trong đợt chuyển về, trung tâm xử lý đơn hàng sẽ phê duyệt và xác minh để thực hiện đơn hàng. Để biết thêm thông tin về việc tìm kiếm số lượng hàng trong kho có sẵn trong trang quản trị Shopify, tham khảo Xem hàng trong kho.

Nếu cửa hàng của bạn dùng phương thức đồng bộ hóa chênh lệch, số lượng Có sẵn tại địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify sẽ cập nhật mỗi khi có đơn hàng được đặt. Nếu có điều chỉnh tại trung tâm xử lý đơn hàng, ví dụ như tính sai, sản phẩm bị hư hại hoặc các dự án đặc biệt, điều chỉnh sẽ được áp dụng cho hàng trong kho Có sẵn vào tối ngày hôm đó.

Mạng lưới giao hàng Shopify không bao giờ tự động ghi đè số lượng Có sẵn. Nếu bạn thay đổi số lượng này theo cách thủ công, mức hàng trong kho mới có khả năng sẽ không chính xác.

Đồng bộ hóa thông tin ghi đè

Tương tự như đồng bộ hóa chênh lệch, khi SKU được gửi đến Mạng lưới giao hàng Shopify trong đợt chuyển về, trung tâm xử lý đơn hàng sẽ phê duyệt và xác minh để thực hiện đơn hàng. Sau khi đã xác minh SKU, hàng trong kho Có sẵn của địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify trong trang quản trị Shopify của bạn sẽ được cập nhật.

Nếu cửa hàng của bạn sử dụng phương thức đồng bộ hóa thông tin ghi đè thì hàng trong kho Có sẵn sẽ được tính lại nhiều lần khi có thay đổi đối với SKU của bạn, ví dụ như mỗi lần đơn hàng của SKU đó được tạo hoặc chỉnh sửa. Điều này có nghĩa là bạn không thể thay đổi số lượng hàng tồn kho của địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify trong trang quản trị Shopify mà không bị ghi đè.

Cài đặt ưu tiên thực hiện đơn hàng

Nếu bạn có hàng trong kho được quản lý theo nhiều địa điểm, bạn cần đặt thứ tự ưu tiên thực hiện đơn hàng.

Các đơn hàng được chỉ định cho địa điểm dựa trên ưu tiên thực hiện và các quy tắc sau:

  • Cố gắng chỉ định đơn hàng cho một địa điểm duy nhất.
  • Nếu bắt buộc, chỉ định một mục hàng cho một địa điểm có đủ hàng trong kho nhưng không phân chia mục hàng giữa các địa điểm.
  • Nếu mặt hàng đã bán vượt mức, hãy chỉ định đơn hàng cho địa điểm ưu tiên còn hàng trong kho.

Ví dụ: Giả sử các địa điểm của bạn được đặt theo thứ tự ưu tiên thực hiện sau:

  1. Mạng lưới giao hàng Shopify
  2. Văn phòng tại nhà
  3. Cửa hàng bán lẻ

Trong ví dụ này, Mạng lưới giao hàng Shopify là mức ưu tiên cao nhất đối với đơn hàng sắp tới có sản phẩm được chỉ định cho địa điểm của mạng lưới này.

Khi tạo đơn hàng nháp, đảm bảo bạn chọn thủ công trung tâm xử lý đơn hàng bạn muốn thực hiện đơn hàng. Ví dụ: Nếu bạn muốn thực hiện đơn hàng nháp tại SFN, hãy đảm bảo chọn thủ công SFN làm địa điểm thực hiện đơn hàng.

Để tìm hiểu thêm về cách cài đặt thứ tự ưu tiên thực hiện đơn hàng, hãy tham khảo mục Cài đặt thứ tự ưu tiên về địa điểm thực hiện đơn hàng.

Tránh bán quá số hàng trong kho

Hiện tượng bán quá số hàng trong kho xảy ra khi cửa hàng Shopify của bạn có hàng trong kho Có sẵn đối với một sản phẩm nhưng Mạng lưới giao hàng Shopify không có hàng trong kho cho sản phẩm đó để phân bổ cho đơn hàng đã đặt. Xem lại bảng sau để tìm hiểu cách tránh bán quá số hàng trong kho.

Nguyên nhân của bán quá số hàng trong kho và cách tránh
Nguyên nhân Các bước để tránh
Điều chỉnh thủ công Tránh thực hiện các điều chỉnh thủ công đối với hàng trong kho của địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify trong trang quản trị Shopify. Sử dụng đồng bộ hóa thông tin ghi đè làm phương thức đồng bộ hóa hàng trong kho.
Gói Bạn có thể bán lẻ các sản phẩm trong bộ sản phẩm hoặc bán thành nhiều bộ sản phẩm. Điều này có thể khiến việc tính toán hàng tồn kho bị chậm trễ dẫn đến tình trạng bán quá số hàng, đặc biệt là trong thời gian có nhu cầu lớn. Nếu bạn có nhiều bộ sản phẩm, hãy đảm bảo bạn luôn có sẵn nhiều mặt hàng trong các bộ sản phẩm để tránh bán quá số lượng hàng trong kho.
Ứng dụng bên thứ ba Một số ứng dụng bên thứ ba, như các giải pháp quản lý hàng tồn kho, bán trước và ứng dụng bán theo gói, cố gắng điều chỉnh hàng trong kho Có sẵn tại các địa điểm được quản lý trong trang quản trị Shopify. Đảm bảo bạn không sử dụng ứng dụng có thể điều chỉnh hàng trong kho Có sẵn tại địa điểm Mạng lưới giao hàng Shopify.

Thiết lập giữ lại hàng trong kho

Nếu muốn ngừng bán hàng trong kho mà bạn có hoặc hàng trong kho mà bạn sẽ có tại một số thời điểm trong tương lai, bạn có thể sử dụng tính năng Giữ lại hàng trong kho.

Các bước thực hiện:

  1. Trong ứng dụng SFN, trên tab Hàng trong kho, chọn một sản phẩm.
  2. Nhấp vào Edit reserved (Chỉnh sửa lượng hàng giữ lại), sau đó đặt số lượng hàng trong kho bạn muốn giữ lại.
  3. Nhấp vào Save (Lưu).

Sau khi lưu con số này, lượng hàng tương ứng sẽ được trừ khỏi số lượng Còn hàng của sản phẩm trong trang quản trị Shopify. Bất kỳ đơn hàng nào đã được liệt kê trong danh sách Đang chờ xử lý vẫn sẽ được thực hiện. Bạn chỉ có thể giữ lại hàng trong kho chưa bán ra.

Nếu muốn sử dụng tính năng giữ lại hàng trong kho, không bật Continue to sell when out of stock (Tiếp tục bán khi hết hàng) đối với mẫu mã trong Shopify. Nếu bạn bật chức năng này, lựa chọn sửa đổi lượng hàng giữ trong kho của bạn sẽ tự động bị tắt. Mọi cài đặt giữ lại hiện có của sản phẩm được thực hiện trước khi bạn bật Continue to sell when out of stock (Tiếp tục bán khi hết hàng) sẽ tiếp tục bán mà không có bất kỳ giới hạn nào.

Bạn không thể thực hiện cùng lúc thao tác giữ lại hàng và đặt trước cho cùng một sản phẩm.

Ẩn mẫu mã khỏi danh sách hàng trong kho

Bạn có thể ẩn những mẫu mã bạn không muốn hiển thị trong danh sách hàng trong kho của Mạng lưới giao hàng Shopify. Ví dụ: Bạn có thể muốn ẩn sản phẩm không còn bán nữa. Khi đặt mẫu mã ở trạng thái ẩn, bạn có thể chọn ẩn hoặc bỏ ẩn những sản phẩm này trong danh sách hàng trong kho bằng cách chọn Show hidden products in list (Hiển thị sản phẩm ẩn trong danh sách). Các sản phẩm được đặt là ẩn sẽ có nhãn Ẩn.

Bạn có thể chọn xem có ẩn mẫu mã theo những cách sau hay không:

  • bằng cách chọn nhiều mẫu mã cùng lúc trên tab Hàng trong kho
  • bằng cách chỉnh sửa mẫu mã cụ thể trên trang thông tin chi tiết mẫu mã.

Ẩn mẫu mã trong tab Hàng trong kho

  1. Trong ứng dụng SFN, nhấp vào tab Hàng trong kho.
  2. Kiểm tra mẫu mã bạn muốn ẩn.
  3. Nhấp vào Hide products (Ẩn sản phẩm).
  4. Nhấp lại vào Hide products (Ẩn sản phẩm) để lưu thay đổi.

Bạn cũng có thể sử dụng các bước này để bỏ ẩn mẫu mã. Để bỏ ẩn mẫu mã trong danh sách hàng trong kho, kiểm tra mẫu mã bằng nhãn Ẩn rồi nhấp vào Unhide products (Bỏ ẩn sản phẩm).

Thiết lập đơn hàng đặt trước

Nếu muốn bán hàng trong kho hiện đang hết hàng trong Mạng lưới giao hàng Shopify, bạn có thể sử dụng tính năng Đặt trước.

Các bước thực hiện:

  1. Trong ứng dụng SFN, trên tab Hàng trong kho, chọn một sản phẩm.
  2. Nhấp vào Edit preorder quantity (Chỉnh sửa số lượng đặt trước), sau đó đặt số lượng hàng trong kho bạn muốn có sẵn cho đơn hàng đặt trước.
  3. Nhấp vào Save (Lưu).

Sau khi lưu con số này, lượng hàng tương ứng sẽ được thêm vào số lượng Còn hàng của sản phẩm trong trang quản trị Shopify.

Những đơn hàng được đặt đối với các sản phẩm có đơn hàng đặt trước và số hàng trong kho của 0 trong SFN sẽ bị tạm ngưng thực hiện và được liệt kê trong danh sách Không đủ hàng trong kho. Những đơn hàng này được xử lý tự động khi SFN nhận hàng trong kho mới cho sản phẩm. Nếu bạn lưu trữ sản phẩm tại nhiều trung tâm xử lý đơn hàng thì trung tâm xử lý đơn hàng đầu tiên nhận hàng trong kho mới từ bạn sẽ bắt đầu xử lý tất cả các đơn hàng đặt trước.

Nếu muốn sử dụng tính năng đặt trước, bạn không nên bật Tiếp tục bán khi hết hàng đối với mẫu mã trong Shopify. Nếu bạn bật chức năng này, lựa chọn sửa đổi lượng hàng giữ lại trong kho của bạn sẽ tự động bị tắt. Mọi đơn hàng đặt trước hiện có của sản phẩm được thực hiện trước khi bạn bật Tiếp tục bán khi hết hàng sẽ tiếp tục bán mà không có giới hạn nào đối với số đơn hàng đặt trước có thể thực hiện.

Bạn không thể thực hiện cùng lúc thao tác giữ lại hàng và đặt trước cho cùng một sản phẩm.

Nếu số lượng đặt trước được bán hết, sản phẩm không tự động đặt lại thành 0 trong SFN khi có đơn vị của sản phẩm mới. Nếu bạn không muốn bán quá một sản phẩm, bạn cần đặt lại giá trị đặt trước thành 0.

Chuyển sản phẩm giữa các trung tâm xử lý đơn hàng SFN

Bạn có thể chuyển hàng trong kho giữa các trung tâm xử lý đơn hàng SFN, chẳng hạn như nếu kho hàng của bạn tại một trung tâm xử lý đơn hàng SFN sắp hết hàng.

Các bước thực hiện:

  1. Tạo và xuất tệp CSV của SKU và đơn vị mà bạn muốn chuyển.
  2. Gửi email đến sfn-help@shopify.com về thông tin chi tiết của đợt chuyển hàng trong kho và tệp CSV.
  3. Đội ngũ hỗ trợ của SFN sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn cần thiết để gắn nhãn chính xác cho hàng trong kho và lên lịch vận chuyển trước khi chuyển hàng trong kho.
  4. Sau khi tiến hành chuyển hàng, bạn cần gửi email về thông tin vận chuyển tới sfn-help@shopify.com để nhận thông tin cần thiết khi nhận hàng chuyển về tại trung tâm xử lý đơn hàng SFN.

Bạn đã sẵn sàng bán hàng với Shopify?

Dùng thử miễn phí