Sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng qua ứng dụng
Dịch vụ hoàn tất đơn hàng bằng ứng dụng đồng bộ với Shopify, nhờ đó bạn có thể thực hiện thay đổi và nhận thông tin cập nhật về quá trình thực hiện đơn hàng trong trang quản trị Shopify.
Tùy theo dịch vụ hoàn tất đơn hàng bên thứ ba, bạn có thể sử dụng quy trình làm việc cũ hoặc mới khi thực hiện đơn hàng. Khi bạn mở đơn hàng để bắt đầu thực hiện, một biểu ngữ sẽ cho bạn biết bạn có quy trình làm việc mới hay không.
Hãy làm theo các bước trong loại quy trình làm việc mà dịch vụ hoàn tất đơn hàng sử dụng.
Trên trang này
Quy trình thực hiện đơn hàng cũ
Với quy trình thực hiện cũ, bạn có thể yêu cầu thực hiện đơn hàng qua trang quản trị Shopify. Bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật từ dịch vụ hoàn tất đơn hàng khi quá trình thực hiện đang được tiến hành và khi đã hoàn tất.
Yêu cầu thực hiện đơn hàng (quy trình làm việc cũ)
Khi bạn yêu cầu thực hiện đơn hàng, dịch vụ hoàn tất đơn hàng sẽ nhận được thông báo để bắt đầu lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng.
Nếu bạn dùng chế độ tự động thực hiện đơn hàng, yêu cầu thực hiện đơn hàng sẽ được tự động gửi khi đơn hàng được thanh toán và bạn không cần phải thực hiện các bước này.
Các bước thực hiện:
Trong trang quản trị Shopify, vào mục Đơn hàng.
Nhấp vào đơn hàng bạn muốn thực hiện.
Nhấp vào Yêu cầu thực hiện.
Không bắt buộc: Bật NOTIFY CUSTOMER OF SHIPMENT (THÔNG BÁO CHO KHÁCH HÀNG VỀ LÔ HÀNG) để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
Nhấp vào Fulfill items (Thực hiện đơn hàng).
Các bước thực hiện:
- Từ ứng dụng Shopify, chạm vào Orders (Đơn hàng).
- Chạm vào đơn hàng bạn muốn thực hiện.
- Chạm vào Request fulfillment (Yêu cầu thực hiện).
- Không bắt buộc: Kích hoạt Thông báo cho khách hàng qua email để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
- Chạm vào Request fulfillment (Yêu cầu thực hiện).
Các bước thực hiện:
- Từ ứng dụng Shopify, chạm vào Orders (Đơn hàng).
- Chạm vào đơn hàng bạn muốn thực hiện.
- Chạm vào Request fulfillment (Yêu cầu thực hiện).
- Không bắt buộc: Kích hoạt Thông báo cho khách hàng qua email để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
- Chạm vào REQUEST FULFILLMENT (YÊU CẦU THỰC HIỆN).
Hủy thực hiện qua dịch vụ hoàn tất đơn hàng (quy trình làm việc cũ)
Sau khi yêu cầu thực hiện đơn hàng, bạn không thể hủy thực hiện từ trang quản trị Shopify. Để hủy đơn hàng đang được thực hiện, bạn phải liên hệ trực tiếp dịch vụ hoàn tất đơn hàng.
Nếu chưa yêu cầu thực hiện, bạn có thể hủy đơn hàng.
Quy trình thực hiện mới
Với quy trình thực hiện mới, trạng thái thực hiện của đơn hàng sẽ được cập nhật theo tiến độ thực hiện. Bạn có thể nhận tin nhắn từ dịch vụ hoàn tất đơn hàng trong lịch trình đơn hàng, để lại ghi chú cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng và hủy thực hiện đơn hàng trong trang quản trị Shopify.
Sau khi bạn yêu cầu thực hiện đơn hàng, trạng thái thực hiện của đơn hàng sẽ thay đổi thành Đang tiến hành. Bạn có thể mở đơn hàng để xem trạng thái thực hiện chi tiết.
Trong phần này:
- Tìm thông tin thực hiện chi tiết
- Quy trình làm việc mới và thực hiện một phần
- Yêu cầu thực hiện (quy trình mới)
- Hủy việc thực hiện bằng một dịch vụ hoàn tất đơn hàng (quy trình làm việc mới)
Tìm thông tin thực hiện chi tiết
Sau khi mở đơn hàng, bạn có thể tìm thấy thông tin thực hiện tại hai vị trí:
Mục Fulfillment in progress (Đang thực hiện) cho biết trạng thái thực hiện và thông tin chi tiết về tiến độ thực hiện. Ví dụ: Nếu trạng thái thực hiện của đơn hàng là Đang tiến hành thì trạng thái chi tiết sẽ cho biết quá trình thực hiện đó Đã yêu cầu hay Đã chấp nhận.
Mục Lịch trình của đơn hàng được cập nhật khi có thay đổi trong quá trình thực hiện. Dùng lịch trình đơn hàng để đọc tin nhắn từ dịch vụ hoàn tất đơn hàng.
Quy trình làm việc mới và thực hiện một phần
Nếu các mặt hàng trong một đơn hàng được thực hiện bằng các dịch vụ khác nhau hoặc thành nhiều gói riêng, một số mặt hàng có thể được giao cho khách hàng và được thực hiện trước khi các bên khác vận chuyển.
Thực hiện một phần là khi chỉ thực hiện một số mặt hàng trong một đơn hàng.
Đơn hàng chỉ có trạng thái Đã thực hiện khi tất cả các mặt hàng trong đơn hàng được vận chuyển.
Yêu cầu thực hiện (quy trình mới)
Khi bạn yêu cầu thực hiện đơn hàng, dịch vụ hoàn tất đơn hàng sẽ nhận được thông báo để bắt đầu lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng.
Nếu bạn dùng chế độ tự động thực hiện đơn hàng, yêu cầu thực hiện đơn hàng sẽ được tự động gửi khi đơn hàng được thanh toán và bạn không cần phải thực hiện các bước này.
Sau khi bạn yêu cầu thực hiện đơn hàng, trạng thái thực hiện thay đổi thành Đang tiến hành và bạn cần chờ dịch vụ hoàn tất đơn hàng phản hồi. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể chấp nhận hoặc từ chối thực hiện.
Nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng chấp nhận yêu cầu, điều này sẽ được ghi lại trong lịch trình đơn hàng.
Nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng từ chối yêu cầu, trạng thái đơn hàng sẽ trở về Chưa thực hiện. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể để lại ghi chú trong lịch trình đơn hàng để giải thích lý do từ chối thực hiện.
Các bước thực hiện:
Trong trang quản trị Shopify, vào mục Đơn hàng.
Nhấp vào đơn hàng bạn muốn thực hiện.
Nhấp vào Yêu cầu thực hiện.
Không bắt buộc: Trong mục Ghi chú, thêm lời nhắn cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Lời nhắn này sẽ không được gửi cho khách hàng.
Không bắt buộc: Bật NOTIFY CUSTOMER OF SHIPMENT (THÔNG BÁO CHO KHÁCH HÀNG VỀ LÔ HÀNG) để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
Nhấp vào Gửi yêu cầu thực hiện.
Các bước thực hiện:
- Từ ứng dụng Shopify, chạm vào Orders (Đơn hàng).
- Chạm vào đơn hàng bạn muốn thực hiện.
- Chạm vào Request fulfillment (Yêu cầu thực hiện).
- Không bắt buộc: Bật*Notify customer via email* (Thông báo cho khách hàng qua email) để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
- Chạm vào Request fulfillment (Yêu cầu thực hiện).
Các bước thực hiện:
- Từ ứng dụng Shopify, chạm vào Orders (Đơn hàng).
- Chạm vào đơn hàng bạn muốn thực hiện.
- Chạm vào Request fulfillment (Yêu cầu thực hiện).
- Không bắt buộc: Bật*Notify customer via email* (Thông báo cho khách hàng qua email) để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
- Chạm vào REQUEST FULFILLMENT (YÊU CẦU THỰC HIỆN).
Hủy việc thực hiện bằng một dịch vụ hoàn tất đơn hàng (quy trình làm việc mới)
Bạn cần hủy yêu cầu thực hiện nếu khách hàng muốn hủy hoặc thay đổi đơn hàng hoặc nếu bạn quyết định thực hiện thủ công đơn hàng. Các bước hủy thực hiện tùy thuộc vào trạng thái thực hiện chi tiết của đơn hàng.
Hủy quá trình thực hiện đã yêu cầu
Trong đơn hàng muốn hủy, nhấp vào Cancel fulfillment request (Hủy yêu cầu thực hiện). Thao tác hủy này được ghi lại trong lịch trình đơn hàng và trạng thái đơn hàng trở về Chưa thực hiện.
Hủy quá trình thực hiện đã được chấp nhận
Nếu muốn hủy đơn hàng sau khi dịch vụ hoàn tất đơn hàng chấp nhận, bạn cần gửi yêu cầu hủy đến dịch vụ hoàn tất đơn hàng và chờ phản hồi. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng sẽ chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu hủy.
Biểu ngữ trên đơn hàng sẽ xuất hiện khi dịch vụ hoàn tất đơn hàng chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu hủy,
Đã chấp nhận yêu cầu hủy: Nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng chấp nhận hủy, điều này sẽ được ghi lại trong Lịch trình và trạng thái đơn hàng trở về Chưa thực hiện.
đã từ chối yêu cầu hủy: Nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng từ chối hủy, điều này sẽ được ghi lại trong lịch trình đơn hàng và dịch vụ hoàn tất đơn hàng tiếp tục quy trình thực hiện. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng có thể để lại tin nhắn trong lịch trình đơn hàng để giải thích lý do từ chối yêu cầu hủy.
Các bước thực hiện:
Trong đơn hàng bạn muốn hủy, nhấp vào nút ... rồi nhấp vào Yêu cầu hủy.
Không bắt buộc: Trong Note (Ghi chú), viết lời nhắn cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Tin nhắn này sẽ không được gửi cho khách hàng.
Nhấp vào Request cancellation (Yêu cầu hủy).
Yêu cầu hủy được ghi lại trong lịch trình đơn hàng và trạng thái thực hiện chi tiết đổi thành Đã yêu cầu hủy.
Quay trở về chưa thực hiện (quy trình làm việc mới)
Sau khi yêu cầu hủy thực hiện đơn hàng, bạn cần chờ dịch vụ hoàn tất đơn hàng phản hồi. Nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng hủy thực hiện nhưng không thể cập nhật trạng thái thực hiện trong Shopify, bạn có thể thay đổi trạng thái đơn hàng thành Chưa thực hiện. Trước khi thực hiện thao tác này, bạn cần liên hệ với dịch vụ hoàn tất đơn hàng để đảm bảo quá trình thực hiện đã được hủy.
Sau khi đưa đơn hàng hoặc mục hàng trở về trạng thái chưa thực hiện, kiểm tra số lượng hàng tồn kho để đảm bảo chính xác.
Chú ý: Việc đưa đơn hàng trở về trạng thái chưa thực hiện không khiến dịch vụ hoàn tất đơn hàng ngừng thực hiện đơn hàng. Nếu bạn không xác nhận với dịch vụ hoàn tất đơn hàng rằng quá trình thực hiện đã được hủy, đơn hàng có thể vẫn được vận chuyển và bạn phải chịu chi phí sản phẩm cũng như chi phí thực hiện.
Các bước thực hiện:
- Trong đơn hàng bạn muốn hủy, nhấp vào nút ....
- Nhấp vào Revert to unfulfilled (Quay trở về chưa thực hiện).
Thay đổi được ghi lại trong lịch trình đơn hàng và trạng thái thực hiện đổi thành Chưa thực hiện.
Thực hiện mặt hàng (quy trình làm việc mới)
Có các loại dịch vụ hoàn tất đơn hàng sau đây:
- Dịch vụ hoàn tất đơn hàng cho phép quản lý hàng trong kho từ nhiều địa điểm
- Dịch vụ hoàn tất đơn hàng không cho phép quản lý hàng trong kho từ nhiều địa điểm
Để biết thêm thông tin, tham khảo Quản lý hàng trong kho từ nhiều địa điểm hoặc ứng dụng thực hiện.
Dịch vụ hoàn tất đơn hàng cho phép quản lý hàng trong kho từ nhiều địa điểm
Mỗi dịch vụ hoàn tất đơn hàng có một địa điểm được liên kết. Chỉ dịch vụ hoàn tất đơn hàng mới có thể thực hiện các mặt hàng từ địa điểm liên kết của dịch vụ đó nếu cho phép quản lý hàng trong kho từ nhiều địa điểm.
Để tự mình thực hiện đơn hàng, hãy thay đổi địa điểm của các mặt hàng thành địa điểm bạn quản lý và thực hiện đơn hàng tại địa điểm mới.
Các bước thực hiện:
- Trong trang quản trị Shopify, vào mục Đơn hàng.
- Mở đơn hàng bạn muốn quản lý.
- Trong đơn hàng, nhấp vào nút ....
- Nhấp vào Change location (Thay đổi địa điểm).
- Chọn địa điểm thực hiện mới.
- Không bắt buộc: Trong mục Lý do thay đổi, nhập thông báo sẽ hiển thị trên lịch trình đơn hàng.
- Nhấp vào Save (Lưu).
- Thực hiện mặt hàng.
Dịch vụ hoàn tất đơn hàng không cho phép quản lý hàng trong kho từ nhiều địa điểm
Bạn có thể cần đánh dấu đơn hàng là đã thực hiện nếu dịch vụ hoàn tất đơn hàng vận chuyển và giao hàng thành công nhưng không thể cập nhật trạng thái thực hiện đơn hàng trong Shopify.
Khi bạn đánh dấu đơn hàng là đã thực hiện, việc thực hiện được ghi lại trong lịch trình đơn hàng và trạng thái đơn hàng chuyển thành Đã thực hiện.
Nếu quá trình thực hiện đang diễn ra, bạn cần hủy thực hiện để có thể đánh dấu đơn hàng là đã thực hiện.
Chú ý: Thao tác đánh dấu đơn hàng là đã thực hiện không gửi yêu cầu thực hiện cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng.
Các bước thực hiện:
- Trong mục đơn hàng, nhấp vào Thực hiện mặt hàng.
- Tùy chọn: Nhập số theo dõi và chọn hãng vận chuyển.
- Không bắt buộc: Bật NOTIFY CUSTOMER OF SHIPMENT (THÔNG BÁO CHO KHÁCH HÀNG VỀ LÔ HÀNG) để gửi thông báo cho khách hàng khi đơn hàng được thực hiện.
- Nhấp vào Thực hiện mặt hàng.